Det är lätt att tänka att det bara står för effektivisering och datorisering av HRs egna arbetsuppgifter. Men när man pratar digitalisering HR betyder det medarbetare, chefer/ledning och även HR avdelningen själva. För att göra digitaliserings-området mer begripligt kan man dela upp digitalisering för HR i fyra olika nivåer. I avsnittet pratar Anna Carlsson om det och ger exempel på vad de olika stegen innebär.
1. Effektivisera
2. Uppgradera
3. Analys
4. Gemenskap
På vilken nivå ligger din organisation? Svara gärna på vår enkät när du lyssnat klart! Du ser direkt vad alla andra har svarat 👍🏻
Känner du att du vill röra dig från ett steg till ett annat? Utbilda dig så att du vet både möjligheterna och hur du gör! Titta gärna på våra erbjudanden.
Du hittar också en transkriberad version av avsnittet nedan där varje steg finns beskrivet 👇
Transkribering av poddavsnittet:
Anna Carlsson: Varmt välkommen till säsong 4 av HR Digitaliseringspodden med mig Anna Carlsson.
Anna Carlsson: Den här gången har jag ingen gäst i studion, utan ni får bara lyssna på min röst. Jag tyckte det var dags att prata om ordet digitalisering och vad digitalisering HR egentligen står för. När jag startade podden angrep jag frågan på ett annat sätt, men på 3 år har jag lärt mig massor och utvecklat mina tankar.
Anna Carlsson: Som förberedelse inför inspelningen lyssnade jag på dom två första avsnitten av podden som hette Vad är digitalisering och vad är digitalisering del 2 och jag var glad att höra att dom avsnitten fortfarande håller och att de tar upp saker som jag inte tar upp här idag. Till exempel definition av en del termer som big data, Cloud, HR system och så vidare. I det här avsnittet har jag fokus på vad digitalisering egentligen betyder och vad det betyder för HR och fokusera mer på de olika stegen av digitalisering. Jag hoppas att ni alla efter avsnittet svarar på min enkät där jag frågar vilken nivå av digitalisering ni ligger på i er organisation. Så när du lyssnat klart så hittar du länken i avsnittstexterna eller på poddens hemsida och hrdigi.se/podcast.
Anna Carlsson: Dagens avsnitt sponsras av SAP SuccessFactors. SAP SuccessFactors stärker kopplingen mellan HR och affärsverksamheten för att hjälpa organisationer att skapa en hållbar arbetsstyrka och en lönsam verksamhet. SAP SuccessFactors human experience management suite det man förkortat kallar HXM sviten hjälper både anställda och företag att bli sitt bästa genom att spänna över masterdata lön talanghantering, HR analys, arbetskraftsplanering och individanpassade medarbetarupplevelser. vill du veta mer? Besök www.sap.com/successfactors
Anna Carlsson: Jag startade podden och släppte det första avsnittet i september 2019, det vill säga för nästan exakt 3 år sedan. Och nu efter de här åren, när så mycket har hunnit förändras med pandemin och också vår egen utveckling och kanske även vår syn på digitalisering så tyckte jag att det var dags att göra ett ny uppdaterat avsnitt om digitalisering och vad digitalisering HR faktiskt betyder. Jag vet att termen i sig, det vill säga digitalisering kan vara lite avskräckande. Men jag ska göra mitt bästa för att förklara. Så vad betyder termen digitalisering? Det är att använda teknik för att göra saker smartare, bättre och effektivare. Och digitalisering för HR. Det betyder att göra saker som är smartare för både HR avdelningen men också för dina Human Resources, det vill säga alla medarbetare chefer ledning, men specifikt i deras förhållande som Human Resources, alltså till organisationen.
Anna Carlsson: Det finns också några andra ord och termer på det här området när man pratar om digitalisering. Och digitaliserings begreppet då är ett väldigt vitt begrepp. På engelska finns det två begrepp och det är digitise and digitalise. i Sverige kan man se istället för att man säger digitalisera så kan man säga digitisera. jag hör inte att den här termen används så jättemycket och den ligger inte riktigt bekvämt i min mun, men oavsett så förstår jag vad man är ute efter. Digitisera eller datorisera. Det är ju egentligen det vi gör när vi tar information som finns i pappersform och gör den digital. Så faktiskt att bara gå från pappers aktiviteter till att använda Excel kan vara att digitisera och avancerade Excel filer är ju inte helt ovanliga inom HR. Men det här med att digitisera eller datorisera och att faktiskt sedan digitalisera, det vill säga göra de här smartare aktiviteterna, det är ju ganska stor skillnad. Det vill säga smartare, bättre och effektivare. Det är det vi pratar om.
Anna Carlsson: Sen har vi också begreppet digital transformation och det handlar ju egentligen om själva förändringen som digitaliseringen medför.
Anna Carlsson: Digital transformation det är att göra saker på nya sätt där teknik är en av beståndsdelarna.
Anna Carlsson: Man pratar om digital transformation i form av företag som gör saker på helt nya sätt. Jag tänker på AirBnB som inte fanns innan det fanns de digitala möjligheterna. Det vill säga att du kan boka någon annans hem att bo i, det gör ju för att det är ju möjligt för att vi alla är uppkopplade, så det är ju en digital transformation av en bransch.
Anna Carlsson: Och när man då ska relatera till HR så tänker jag på för den stora förändringen som jag har varit med och förändrat på en organisation.
Anna Carlsson: Det är hela beteendet kring hur vi arbetar med medarbetarinformation, rekrytering, utveckling och där man tidigare som medarbetare och chefer gick och knacka på dörren till HR avdelningen och där satt det folk som tog emot dina frågor och svarade i telefon på dina ärenden och även din information tog de hand om i pappersform. Och den stora digitala transformationen det är just när man går i ett skifte från att det är på det här sättet väldigt manuellt, men sen så går man över till att istället blir digitalt. Det vill säga du kan sitta vid ditt skrivbord eller från din telefon och påverka och anpassa den information som finns om dig. Skicka in förfrågningar och liknande och att du inte får gå till det där kontoret, det är ju en digital transformation.
Anna Carlsson: Och alla de här sakerna som sagt hänger ju ihop och därför är ju också så viktigt när du själv har tänkt dig att du ska digitalisera eller digitisera att du också har förändringstanken med dig och utbildningstanken och allt vad det kan innebära. Men det finns det andra avsnitt som handlar om.
Anna Carlsson: För att komma tillbaks vad som driver mig att driva den här podden och alla andra aktiviteter jag håller på med som utbildning i digitalisering till exempel. Det hänger ju ihop med den här förändringen som har skett det här senaste åren. Men i första hand så handlar det ju om att jag älskar människor och jag älskar också möjligheterna med digitalisering. Så två olika saker, människor, människors beteenden, önskemål möjlighet, olikheter och möjligheter med digitalisering gör ju att vi kan tänka nytt i hur vi arbetar tillsammans. Vi kan lyfta blicken och tänka nytt, öppna sinnet. Vi kan skapa bättre friskare och mer lönsamma arbetsplatser och vi kan få en större möjlighet till inkludering. Och det var något jag skrev om lite grann i senaste nyhetsbrevet i augusti senaste förresten, jag vet ju faktiskt inte exakt när det har släppts, men jag tror det senaste nyhetsbrevet. Det som skickades ut den 29 augusti.
Anna Carlsson: Digitalisering kan ju också vara lite skrämmande om man inte är så teknikintresserad. Det kan kännas som ett väldigt stort steg att ta, att jobba med digitalisering, att bry sig om digitalisering och jag vill ju göra det här enklare för dig. Att du ska kunna förstå och diskutera med dina kollegor i de här viktiga frågorna. Och för 3 år sedan, som sagt, när jag startade podden. Då var mitt synsätt att podden och dom aktiviteter jag genomförde var att hjälpa till att man inom HR skulle förstå mer förstå mer kring digitalisering för att inte vara så rädd för det för att sänka tröskeln.
Anna Carlsson: Nu när vi är här 3 år senare och vi har haft en pandemi som har påverkat oss väldigt mycket i vår förståelse så ser det lite på ett annat sätt. Jag ser nu att det är dags att ta ett steg längre. Alla människor som jobbar på HR behöver också kunna en del om digitalisering och det här är att vi måste klara oss själva. Jobbar man på HR så behöver man vara självförsörjande i sin digitaliserings kompetens. För att det kommer att vara digitaliserat digitiserat först och sen digitaliserat i allt som vi gör och utför. Och vi kan inte abdikera och lämna det här till underbara konsulter, väldigt kompetenta, men att man ska vara beroende av det. Vi måste bli bättre beställare. Vi måste kunna jobba tillsammans med IT avdelning och verksamheten för det här är någonting som vi inte kan undvika. Det händer nu.
Anna Carlsson: En sak till som jag tänkte ta upp med anledning av att det är 3 år sedan. Och det är ju att vi har ju fått ett nytt område som debatteras om HR ansvarar för och det är ju den digitala arbetsplatsen för i och med pandemin så blev ju det här väldigt tydligt att man i många lägen bara såg arbetsplatsen som den fysiska arbetsplatsen på kontoret. Och när det då blev någon annanstans. Och då blev det svårhanterbart. Men det här området att den digitala arbetsmiljön nu också ligger under hr. Ja, jag är osäker på om ni alla som lyssnar håller med om det, och det är olika när jag pratar med olika HR personer. Om man tycker det. Att det ligger fortfarande kvar den här, hur vi jobbar tillsammans och hur vi nu har möten digitalt och liknande. Är det IT:s ansvar? Eller är det faktiskt vår nya arbetsmiljö. Och vad innebär det? Behöver vi jobba med den här arbetsmiljön behöver vi göra. Vad heter det när vi gör sådana här arbetsmiljö? undersökningar och det finns ju till och med en standard nu för att göra arbetsmiljöarbetet även på den digitala arbetsmiljön. Jag kommer ju komma tillbaks till spaningar på vad som hänt det senaste året och vad som trendar. Det kommer ju lite senare i höst när mitt årliga tech spanings avsnitt kommer.
Anna Carlsson: Sen skulle jag vilja ta upp någonting till digitalisering för att prata om termen digitalisering vad det innebär och sen att kunna förstå sig på vad jag befinner mig i min digitaliseringsresa eller vår digitaliseringsresa. Så har jag mer och mer under åren börjat prata om de 4 nivåerna av digitalisering. Något som Dave Ulrich först definierade och som jag har anammat och pratar om i olika sammanhang.
Anna Carlsson: Och det jag tänker att det är bra att ta upp det här också för att undersökningar som jag har sett. Nu är det ett tag sen. Det var i våras och nu har vi höst. Men den visar på hur långt har digitaliseringen kommit i Sverige på HR avdelningen?
Anna Carlsson: HR avdelningarna ska jag säga. Och de här undersökningarna visar bara och då frågar man bara om digitalisering generellt. Men när man börjar prata om de här 4 olika nivåerna då blir det enklare att förstå. Men tyvärr så finns det ju inga undersökningar som faktiskt visar vad det står. Så jag lägger en länk i texterna för podden, alltså på din poddspelare eller på vår hemsida under hrdigi.se/ podcast kommer du hitta den här podden, precis som allting annat. Och där finns det en enkät som du kan svara på. Vilken nivå av digitalisering som din organisation ligger på så kanske vi kan få ihop lite statistik och lyssnar du på det här flera månader efter det släpptes ja, då får det vara så och då kanske du bara kan se resultatet i stället på vad andra har svarat. Men om du går in under 2022 så tror jag att det här ska fungera, att du svarar och ni alla kan se vad andra har svarat.
Anna Carlsson: Ja, men vad är dom här olika nivåerna av digitalisering då?
Steg 1 eller nivå 1: Effektivisera
Jo, den första nivån kallar jag för att effektivisera och det är där jag uppfattar att de flesta befinner sig på företag och organisationer i Sverige. Och då ska jag ta en sak till jag tänkte på som jag också har läst på. Och det är den så kallade Cranet studien som har genomförts och som genomförts med viss regelbundenhet. Nu var det senast 7 år sedan där man i Sverige kan se att vi är mycket sämre på digitalisering inom HR. Några saker man kan se i den här undersökningen, det är att vi har en kultur i Sverige att jobbar man på HR. Då ska man ha haft en HR utbildning och en HR bakgrund. Det är inte helt accepterat att komma från en annan del av verksamheten och vara HR chef eller HR medarbetare. Utan man ska ha och vara grundad i beteendevetenskap och organisationsutveckling, PA linjen och så vidare. Det här är då annorlunda och avviker från övriga Europa och även våra övriga nordiska grannländer. Och om man kan se till exempel i Danmark har man kommit längre inom digitalisering för HR än vad vi har gjort i Sverige. Så det tycker jag är en intressant aspekt att vi faktiskt ligger efter. Men tillbaks till de här 4 olika nivåerna. Den första då är som sagt effektivisera och det är att göra just det, det är digitisera. Det är att man säkrar upp sin data och gör data och processer tillgängliga genom olika system.
Anna Carlsson: Så man digitaliserar befintlig information som man har i olika former och man digitaliserar sina processer. Och det här var ju en trend då att när GDPR regelverket trädde i kraft i maj 2018 efter det var det ju en ordentlig boom, men den fortsätter faktiskt. Alla har inte gjort det här digitaliseringsarbetet på den här nivån.
Anna Carlsson: Och vad gör det här steget? Jo, det gör det ju att datan om medarbetare blir mer lätthanterlig. Den blir säker. Den blir nåbar för flera. Men det är ju också så att man om man inte har haft tid och möjlighet att se över vad man faktiskt vill åstadkomma så är det ju en digitalisering av en manuell process i många lägen. Jag fick ett bra citat från en kollega när jag höll på och förberedde för det här och det är att vi har en tendens att asfaltera kostigar. Och det är ju inte så effektivt för att den vägen som kossan tar och som slingrar sig på olika sätt behöver inte vara den snabbaste vägen att ta sig från a till B. Så det. Det är också dags eller dags, det är också så att man behöver tänka efter när man digitaliserar sina, sin data och digitiserar den, men det är steg ett. i Sverige är det väldigt många som ligger här och jobbar med det fortfarande, så det är inga konstigheter. Vissa har inte gjort någonting alls. Det är ju också så att under de senaste 3 åren så har det också dykt upp många HR system även för mindre organisationer. Det fanns ju inte förut. Utan du var tvungen att ha en ganska stor storlek innan du kunde digitalisera din verksamhet, så det är inte så konstigt.
Steg 2 eller nivå 2: Uppgradera
Anna Carlsson: Om vi då kommer till steg 2 så kallar vi det, kallar jag det för uppgradera eller innovationssteget och nu vill jag säga att de här stegen. Man behöver göra dem i en viss ordning. Men det är inte säkert att allting går efter varandra i 1, 2, 3 4 utan det kan vara saker som görs parallellt för olika delar. Men det här steget som heter innovationssteget, det är då man arbetar med att utveckla sin organisation och titta på. Vad är verkligen viktigast för oss? Vilken typ av medarbetare har vi? Hur behöver vi tänka om i hur vi gör saker? Vad kan den moderna tekniken möjliggöra för nya sätt att arbeta?
Anna Carlsson: Ett exempel kan vara att man ser över hela sin medarbetarutvecklingsprocess för att man har följt en viss process som bygger på olika steg och vad chefen har för roll. Men idag dagens samhälle så och med de unga medarbetarna så kan man tänka annorlunda. Man kanske ska jobba i teamutveckling istället. Man kanske har en viss typ av medarbetare som man vill arbeta med på ett annat sätt.
Anna Carlsson: Och det är inte bara kring det området, det finns också väldigt nya sätt att arbeta med allt från hur du rekryterar, hur du utvecklar ledare på nya sätt och det är inte alltid säkert att det finns i det där HR systemet som du investerade i, Utan det här är många olika nytänkande, innovativa organisationer som hela tiden tänker. Hur ska vi göra saker med hjälp av digitaliseringens möjligheter på nya sätt?
Anna Carlsson: Jag själv samlar på många innovativa företag och framför allt svenska, men också utländska i det fallen när det kommer någonting nytt som jag inte har sett förut.
Anna Carlsson: Ja, det är innovationssteget och som sagt det kan ju pågå inom vissa delar parallellt med att du jobbar med effektivisering och säkringen av befintlig data och processer.
Steg 3 eller nivå 3: Analys
Anna Carlsson: Och nivå 3 det kallas för analys. Och här handlar det ju om att du har datoriserat.
Anna Carlsson: Och digitaliserat, men framför allt datoriserat så du har information från alla dina olika typer av processer och all den information som du kan få fram om dina medarbetare så att du kan använda det här för att göra analyser på hur du faktiskt ska utveckla din organisation.
Anna Carlsson: Eller att du går tillbaks till det här innovationssteget innan. När du väl har fått ihop information så kan det födas tillbaka och se. Ja men om vi gör så här. Vad skulle hända då? För genom analys så kan du både rapportera på information. Du kan förstå mer kring vad som har påverkat och vad som kommer påverka i framtiden. Men du kan också jobba till exempel med simuleringar av om vi gör på det här sättet. Vad skulle det innebära för hur många som stannar eller hur många som rör sig inom organisationen? Och just nu när det är så svårt att få tag på kompetens så är det är ju viktigt att veta mycket om sina medarbetare och hur man på bästa sätt kan driva sin organisation framåt, så vi får de där fördelarna i produktivitet och verksamhetsutveckling.
Anna Carlsson: Det finns också en tanke kring att man pratar om. Ska man vara datadriven eller data informerad? Och jag tänker så här. Att datadrivet det är en ganska hög nivå. När man väl har så mycket information och är väldigt vana vid att använda digitaliseringens möjligheter så kan man också lita på sin data och våga leva mer fritt och se att man också kan använda artificiell intelligens på toppen av sin data för att jobba mer öppet, mer inkluderande. Men jag tror inte så många organisationer är där ännu. Utan man hellre säger att man jobbar data informerad och det betyder ju att man då tar sin information och påverkar det man gör. Men man tillägger också sin personligt sitt personliga filter på informationer eller sitt personliga. Organisationens personliga filter på informationen.
Anna Carlsson: Så det är skillnaden mellan datadrivet och data informerat.
Steg 4 eller nivå 4: Gemenskap
Anna Carlsson: Den fjärde nivån av digitalisering är gemenskap. Och det är den organisation som använder digitaliseringen fullt ut. Och att medarbetarna i organisationen kan interagera med varandra, utveckla sig, arbeta tillsammans, känna sig sedda och hörda i organisationen genom att det finns digitalt stöd för det.
Anna Carlsson: Och jag tycker är så häftigt att jag hade med en ett företag som heter Dryft som jobbar som är ett hantverksbolag ska jag säga. I, nu kommer jag inte ihåg, jag tror det var sista avsnittet 2021. När de berättar att de använder digitalisering, digitaliseringens möjligheter för att hålla en tajt företagskultur där alla kan vara delaktiga.
Anna Carlsson: Kanske inte så vanligt i en hantverkarkultur att använda den digitala världen, men den kan skapa en riktigt digital gemenskap och känna sig att man tillhör även om man inte ser varandra. Så vi kallar det sociala nätverk delad information, skapa tillsammans, lärande. Och det här är någonting som kommer att utvecklas över tid då de yngre som är vana att göra det här från början också fler och fler kommer vara en del av din arbetsstyrka. Så de här 4 nivåerna. Effektivisera, säkra data och göra data processer tillgängliga. Uppgradera eller innovera, utveckla, nyskapa verksamhetens digitala stöd.
Anna Carlsson: 3 är analys, det vill säga jobba, datadrivet eller data informerad baserat på att du har digitaliserat. Och den fjärde gemenskapen när du jobbar helt digitalt. Det är de 4 olika stegen. Och jag är ju då som sagt jättenyfiken på var du befinner dig så jag hoppas du tar dig tiden att bara klicka in och fylla i vilken nivå du hör hemma i.
Anna Carlsson: Och när jag har gjort det här tidigare och haft utbildningar, men det är ju också så där att en utbildning, det är ju svårt om det speglar samhället i Sverige som helhet, men då har vi resultatet.
Anna Carlsson: Ungefär 17 % hade inte gjort någonting, 36 % låg på fas ett eller steg 1. 30 % procent i steg 2, 10 % i steg 3 och 7 % i steg 4. Men det är ju sådana som en ganska liten grupp människor som har besvarat mina frågor, så jag hoppas vi får fram lite ny data.
Anna Carlsson: Och det här med varför man då inte har kommit längre i Sverige som jag pratade om att vi inte har traditionen av att ha en digital kompetens som en del av HR avdelningen eller som en del av varje HR medarbetares kompetens. Det gör ju också att man kanske inte riktigt kommer vidare i sin digitalisering till den nivå när det verkligen kan ge värde. För det som är också en utmaning är att steg ett effektiviseringssteget. Det är ju oftast ganska kostsamt, men det ger ju inte så mycket till organisationen.
Anna Carlsson: Ja, det ger ju HR ett bra hjälpmedel att kunna bli mer effektiva. Men när vi väl börjar prata om vad man ska ge till organisationen när man ska kunna omstöpa verksamheten då behöver man verkligen komma till de övre nivåerna.
Anna Carlsson: Men vad är det som stoppar oss att komma dit?
Anna Carlsson: Ja, vi ser ju då att kompetensen saknas och att man heller inte har resurser. I en annan studie som just har gjorts så har man ju sett att vi är väldigt få i Sverige som jobbar på HR, så vi ska vara så effektiva så vi är väldigt få. Och då är det ju svårt att hinna lyfta blicken, utveckla sig och få plats, tid och kunna äska för tid, pengar och resurser för att kunna göra de här förändringarna som faktiskt kan ge nytta.
Anna Carlsson: Och sen om man inte har gjort det förut och inte har kompetensen så kan det ju också vara svårt att kunna argumentera för det här behovet, så om man inte har kompetensen, inte resurserna och då inte kan riktigt argumentera för man inte har kompetens och resurser. Ja, då blir det lite svårt.
Anna Carlsson: Och en sak till vad jag tänker på, vad som är viktigt att säga det här sammanhanget när vi pratar om den här podden. Och då är det ju att tekniken är ju bara 10 % av era digitaliseringsprojekt. Resten är just den här visionen, ert mindset, era resurser, beteendeförändringen. Och man behöver ju veta vad som är möjligt med tekniken och vad som är möjligt och vad som levereras och öppna sitt huvud för möjligheterna. Men sen när man väl går in och gör aktiviteter så är ju tekniken en ganska liten del.
Anna Carlsson: Och var tror jag att vi befinner oss då om ungefär 5 år? Ja, nu är vi då september 2022, så september 2027.
Anna Carlsson: Ja, jag tror att vi alla har ett HR system. I alla fall om vi är över 50 medarbetare någonstans. Och vi har också kompetens genom att varje HR avdelning har tillgång till en digital strateg en HR tech strateg. Vi arbetar också med att omvärdera och utvärdera den digitala strategin varje år så att vi inte står still. För då kommer andra att springa ifrån oss och då kunna på ett bättre sätt möta de kompetenser som vi behöver i verksamheten. Och rollen som ja vet inte om man ska kalla den HR tech strateg eller HR strateg då bara med den naturliga delen av digitalisering i sin roll. De jobbar tätt tillsammans med ledningen, med IT och alla förstår hur digitaliseringsstrategin positivt påverkar verksamheten.
Anna Carlsson: Ja, det är mina tankar om vad vi befinner oss om 5 år och jag gör mitt bästa för att hjälpa till i att det blir så.
Anna Carlsson: Tack för att just du har lyssnat. Podden levereras av HR Digitaliseringsgruppen och jag som pratar heter Anna Carlsson. Vi har fokus på att underlätta digitalisering för dig inom HR genom att erbjuda vår kunskap i form av poddande, konsultstöd, utbildning och mentorskap och på det sättet skapar vi tillsammans en digital framtid för HR. Du hittar info om både podden och gruppen på hrdigi.se.
