I detta avsnitt träffar Anna Veronica Spruijt som arbetar som HR Business Partner och HR systemadministratör på Pophouse. Veronica och hennes kollegor ville gärna dela med sig av sin historia om när verksamheten skulle byta HR-system och allt inte gick enligt plan.
Veronica berättar om projektet och delar med sig av tips och lärdomar, där dessa punkter nedan summerar hennes tankar inför nästa implementering och systembyte:
- Gör en lista på Must-haves vs Nice-to-haves när det gäller funktioner, integrationer, processer och liknande.
- I due diligence processen – ställ mer ingående frågor för att förstå systemprocesser- och funktioner väl.
- Be om att få prata med referenser – bolag som liknar det egna för att få bättre förståelse av systemets funktioner och begränsningar.
- Se till att systemet kan erbjuda en testmiljö – för att prova systemet innan avtalet signeras samt att det finns möjligheter att göra ändringar i inställningar efter implementationen som då kan göras i en testmiljö i stället för ”live”.
- Inte försöka göra abrovinker för att ett nytt system ska fungera som det gamla. Gå in med ett öppet sinne och utmana processer eller funktioner för att förstå deras begränsningar i stället för att jobba runt dem.
- Rätt personer vid bordet – under hela resan.
Transkribering av poddavsnittet:
Anna Carlsson: Varmt välkommen till Säsong 4 av HR Digitaliseringspodden - med mig - Anna Carlsson!
Anna Carlsson: Äntligen har jag med någon i podden som vågar dela med sig av någonting som inte gick helt som planerat. Jag har själv i livet haft problem med att dela med mig av saker som jag tycker att jag inte har gjort så bra och har dessutom haft svårt att ta kritik, men har med åren blivit mycket bättre på det. Jag tycker att vi alla lyssnare ska tacka Pop House och Veronica Spruijt som är HR Business Partner på Pop House och nu för tiden även HR systemadministratör, för att de vill dela med sig kring vad som inte gick så bra i deras projekt och hoppas att det kan vara fler som vi dela med sig av sina lärdomar nu när Veronica startade trenden, eller hur? Man lär sig bäst av det som inte gick så bra.
Anna Carlsson: Välkommen hit till HR Digitaliseringspodden Veronica.
Veronica Spruijt: Tack så mycket, det är jättekul att vara här.
Anna Carlsson: Och jag är jätteglad att du vågade ställa upp. Nu undrar ju lyssnarna vad vi ska prata om? Men i våras så la jag ut en fråga eller i somras la jag ut en fråga och den kommer ifrån att jag hade en lyssnare som ställde en fråga. Går alla projekt verkligen så här bra som det låter som när du spelar in poddar och det vet vi ju att så är det inte, men oftast är det ingen som vill prata om när det kanske inte riktigt gick som man har tänkt sig.
Anna Carlsson: Så nu ställde du upp eller det var ju ni, det var flera stycken som svarade från Pop House att ja, men vi kan prata lite grann om vad som händer i vårt HR systemsprojekt. Så välkommen hit och prata om det.
Veronica Spruijt: Tack så mycket.
Anna Carlsson: Så, men vi börjar ju förstås med: Vem är du, Veronica?
Veronica Spruijt: Ja så jag heter Veronica. Jag har jobbat på Pop House Entertainment nu i drygt ett år och jobbar på HR och jobbar nära verksamheterna. Bland annat med Space, som är ett digitalt kulturcenter, här på Sergels Torg och Perfect Day Media som ligger på Östermalm och vi har även andra verksamheter såklart så som Abbamuseet och vi har en annan del som investerar vars inköp utav musikkataloger.
Anna Carlsson: Just det!
Veronica Spruijt: Som du kanske hört om? Så vi är en väldigt spännande och lite halvspretigt snabbt springande bolag, men det gör det väldigt roligt att vara del utav.
Anna Carlsson: Om, men då kan vi stanna lite på Pop House för att och sen så hade ni att det är ni som ansvarar för den här uppsättningen i London också. Om den här Abba avatarerna?
Veronica Spruijt: Ja, precis. Vi äger en stor del utav det projektet och det går ju jättebra där borta, vilket är jättekul att höra och se!
Anna Carlsson: Ja men den här musikkatalogen, det är någonting som jag faktiskt har fått lära mig förstå att det är så mycket värde i. Är det detta ni ägnar dig mest åt eller vilken del? Vilken verksamhet är liksom störst? Har du någon aning?
Veronica Spruijt: Svårt att säga, kanske vilken som är störst, men just nu är vi i en liksom expansionsfas där vi har väldigt mycket fokus på just köp utav kataloger, så vi har ju Avicii och Swedish House Mafia. Där vi äger rättigheterna och kan då göra spännande grejer helt enkelt som ska öka värdet i de här katalogerna över tid.
Anna Carlsson: Det är ett spännande företag du jobbar på, men vi ska inte lägga massa tid på det. Förutom kanske hur många som jobbar på företaget och hur många är ni på HR-enheten då?
Veronica Spruijt: Ja, på HR så är vi totalt fyra stycken just nu och vi har även, nu ska vi se här ungefär 250–300 medarbetare. Vi har ju många som jobbar i drift som jobbar så där enstaka dagar och inte har en viss sysselsättningsgrad, så det är ju att antal huvuden är ganska många. Ah så spännande!
Anna Carlsson: Så ja just, som jobbar deltid?
Veronica Spruijt: Precis som jobbar deltid. Som jobbar helger som kanske studerar och jobbar en gång i månaden. För vi har ju restauranger och andra driftsenheter.
Anna Carlsson: Så en väldigt spretig verksamhet.
Veronica Spruijt: Ja den är ganska spretig faktiskt, så det är svårt att kanske förklara vad Pop House är i en mening. Man måste använda några stycken för att berätta vad vi gör.
Anna Carlsson: Men du har jobbat där i drygt ett år. Vad gjorde du innan det?
Veronica Spruijt: Då jobbade jag, jag kommer från hotell och restaurangbranschen så jag har jobbat för Hilton i London flera år och sen flyttade jag hem till Sverige tog med min man och våra barn och sen så började jobba här.
Anna Carlsson: Och HR hela livet?
Veronica Spruijt: HR hela livet, jag säger så här HR fram, nej HR efter jag tog min kandidatexamen. Men före det så var det hotell och restaurang. Jag var väldigt mycket i just restaurangdelen. Jag tyckte, jag tycker fortfarande är jättekul att mat och dryck. Lagar mycket mat hemma.
Anna Carlsson: Och vi började med att prata när du kommer här om kaffe. Vikten av gott, gott kaffe, hellre lite och väldigt gott än mycket.
Veronica Spruijt: Precis precis.
Anna Carlsson: Ja ja, men nu ska vi prata om ert HR systemsprojekt eller vad ni nu kallar det för. Kan inte du berätta, du får börja från början helt enkelt.
Veronica Spruijt: Ja, så jag kom in i HR-projektet, implementationsprojekt, då man säger så, i juni förra året, då hade de gjort lite grundarbete. De systemen var valda, lite utav de här kraven som vi hade då var att det skulle vara ett system som vi kunde använda internationellt, så inte bara anpassat för Sverige, för det var ju planer om att expandera liksom utomlands och sen så ville vi ha så att det är både kunde fungera bra för drift och för tjänstemän, att vi ville ha det under en organisation för det systemet vi använder innan så låg varje verksamhet under ett inlogg och i och med pandemin så var det svårt att sätta ihop en LAS-lista och försöka lappa ihop. För många har jobbat på många olika bolag och i stället kunna få en bättre överblick. Så det var några utav de liksom kraven som vi hade ställt till leverantörerna och vi börjar då när jag kom in i juni att aktivt implementera.
Anna Carlsson: Då pratar vi att nu är vi i oktober, året efter helt enkelt så det har gått ett och ett halvt år ungefär?
Veronica Spruijt: Ja ungefär. Så precis där sensommar-höst är vi någonstans då vi börjar sätta upp inställningarna i systemen och vi började göra en jätte massuppladdningsfil där all person- och anställningsdata från det förra systemet skulle in i det nya systemet och så integrationer till de olika andra systemen som vi skulle använda också såklart, lönesystem och schemaläggningssystem. Så där är vi ungefär i tidsram och där börjar väl då komma upp lite utmaningar kan man väl säga och det som ligger i grunden till de utmaningar ska jag säga, det är väl att vi kanske då försökte få det nya systemet att göra lite grann utav de bra sakerna som det gamla systemet hade gjort så istället för att kanske se hur kan vi jobba bäst med det systemet vi har nu köpt, så försökte vi justera det så att jag gjorde samma process som det förra och det gjorde att implementationsfasen tog längre tid, för det var väldigt mycket fram och tillbaka just med våran då konsult när vi säger ''nej men det där går inte och vi måste ha det på det här sättet'' ''men det är tillåter inte systemet'' och har då måste vi tänka ut en annan lösning, så det var ganska mycket fram och tillbaka och jag tror det har att göra med att vi hade, vi ville så gärna hålla fast vid det som var bra och bara liksom lappa bort eller ta bort det här dåliga med det förra systemet.
Anna Carlsson: Men när man då gjorde upphandlingen då hade man inte kollat på de delarna kanske då?
Veronica Spruijt: Vi hade nog kollat, men jag tror att vi lärde oss ganska fort för då hade vi på att implementera andra system. Att oj, vad vi skulle ha ställt mycket fler frågor i början. Jag tror att vi är ganska lätt när man sitter och ska köpa system, för det är jättesvårt. Många ser likadana ut och när man sitter och pratar med en säljare så kan det vara, ''men den här lösningen finns'' och så accepterar man ''okej, den lösningen finns''. Men hur den lösningen verkligen ser ut och hur processen är, det kommer man inte till i de där första mötena. Utan vi skulle ha spenderat mer tid mot slutet av upphandlingsprocessen att verkligen förstå vad kan och kan inte systemet göra. För jag tror hade vi vetat det så hade det inte känts lika frustrerande för det blev vissa stunder är det kändes väldigt frustrerande helt enkelt.
Anna Carlsson: Ja och sen att man har saker som fungerar bra och man skulle vilja göra dem. Men hade man vetat det från början att ja, att man prioriterar viktigaste delarna som det här måste vi lösa och vi accepterar att vi får göra på ett annorlunda sätt. Men frågan är, det är ju både säljaren, men kanske också jag tänker att man måste säga ifrån från leverantörer när man väl börjar implementera att nu får ni faktiskt tänka efter här och sätta ner foten litegrann.
Veronica Spruijt: Men du har helt rätt och jag tror att vi inte var tydliga i vår kommunikation och sen så hade systemet, känner jag, än idag är mer passande för en ren tjänstemannaorganisation än vad det är en blandning utav drift och en tjänstemannaorganisation. Som jag nämnde i början så har vi ju individer som är kanske 17–18 år gamla, första jobbet jobbar bara helger. Att då komma in i det här HR-systemet och de har inte en jobbmejl. De får inte automatiskt inlogg till systemet. Det krävs ett antal klick från vår sida på HR för att det här inlogget ens ska skickas. Det var inte en sådan lätt och alltså en sådan enkel process tror jag för en medarbetare vars första jobb och inte jobbar ofta, för då kommer man att logga in på det här systemet så ofta och just uppsättningen vi har de här som jobbar bara lite då och då. Just hur vi vill att det ska se ut i systemet när man inte är van att jobba med just timanställda på det sättet.
Anna Carlsson: Men, ni ville ha att alla medarbetare så skulle vara inne i systemet. Hade ni det innan också eller hur?
Veronica Spruijt: Ja, det hade vi.
Anna Carlsson: Så ni var vana vid eller medarbetarna var vana vi att ja, men det här gör vi och det ska vara på ett enkelt sätt.
Veronica Spruijt: Ja, jag tror att det förra systemet hade väldigt mycket begränsningar, men vissa funktioner som var väldigt bra. Så till exempel att när du lagt till en ny person så kunde du skicka och ticka i en liten box och så skickades automatiskt ett mejl till personen sa hej, välkommen till det här systemet. Klicka här för att sätta ett lösenord och så enkelt var det inte nu med det här nya systemet.
Anna Carlsson: Jag brukar prata om det här med HR-system om att alla är gjorda utifrån en egen idé. Jag är någonstans just idag, nej, igår när jag räknade igenom hur många HR-system det finns på marknaden i Sverige just som är aktiva så var det 38, 37, 39, ja färre men alla kommer ju från en idé och om en struktur eller en tanke bakom vad som är viktigast och det är ju det här man måste då ha med sig när man då själv ska upphandla. Att ställa dom här frågorna för att det kanske inte är det system man tror som passar bäst för att man har de här idéerna. Men hur gick ni vidare från när ni började upptäcka det här? Ni försökte alltså lite där med rund kula i ett fyrkantigt hål lite?
Veronica Spruijt: Ja lite så. Vi hittade en lösning till slut som vi tror skulle fungera, för också chefsledet. För det var mycket det vi hade väldigt mycket cheferna i åtanke, att vi ville att det skulle vara lätt för dem ville att de skulle kunna skicka in underlag på ett enkelt sätt. Det krävdes inte så många klick och i stället så gjorde det att bli mer arbete på någon sida och just nu ligger det hos oss på HR. Det är copy paste från ett formulär in i systemet och så ser processen ut idag och det hade vi gärna undvikit, men det gick inte att komma runt det något annat sätt än att låta cheferna går rakt in i systemet, men vi tyckte nog att processen för att, och alla fält som skulle fyllas i låg på lite olika ställen och var lite för komplex för att förklara för en chef hur de ska göra. Där skulle vi själva kunna utmana oss och säga, vi kanske bara skulle ha testat det, för de kanske mycket väl skulle vara liksom vara med på bollen och då skulle klara galant. Jag vet inte än idag, för nu gjorde vi en annan lösning och det var väl något av de största problem vi hade till att börja med just det. Hur ska vi få in underlag för anställning på ett säkert sätt och hur ska en person få inlogg till det här systemet? Så när vi väl hittar någon slags abrovinkel och gjorde någon specialare så kunde vi gå vidare i implementationen. Men då hade vi rekryterat så otroligt många människor. Så när vi började, när jag började juni då var de ungefär, då var vi 100 stycken skulle ska jag säga totalt i hela koncernen på grund av pandemin. Sen då två månader senare så var vi ungefär 250–300 för att det var mitt i sommaren och allting började öppnas upp och vi fick jättemånga besökare på våra hotell och restauranger och museet. Vilket gör vi anställer väldigt många människor och då helt plötsligt, den här massuppladdningsfilen som vi hade gjort, den behövde uppdateras hela tiden för det var nya människor som trillade in i den här limbofasen vi var i, när vi skulle börja med nytt system, men vi hade det gamla systemet kvar.
Anna Carlsson: Så ni hade egentligen gjort en freeze på det gamla och sagt, nu ska vi inte ändra det här mer?
Veronica Spruijt: Nej.
Anna Carlsson: Så ska vi gå i gång med det nya och så hade ni en plan att det skulle ta?
Veronica Spruijt: X antal veckor hade vi tänkt och sen så blev den längre för vi insåg vissa saker som vi tyckte, men det funkar inte så bra nej då måste vi ändra den här processen. Och under tiden så rekryterades så otroligt många människor och vi hade ju inte det nya systemet liksom live så vi kunde inte göra avtal genom det systemet. Och samtidigt så höll vi på med implementationer då eller integrationer förlåt, till olika system. Bland annat till ett lönesystem och där hade vi också liksom, jag skulle säga lite misskommunikation mellan de två parterna. Så här säger vi uppsättningen, HR-systemet, så här säger vi att vi behöver i lönesystemet och sen så är det fält som inte pratar med varandra eller de heter samma sak men betyder olika saker i varderas system. Så fler partsamtal som var ja, några stycken sådana finns. Vi har löst att nej, men den kan personalkategori i det systemet betyder det här och personalkategori i lönesystemet betyder någonting annat. Och det gjorde också att massuppladdningsfilen inte var rätt längre. För det vi hade använt till att börja med, det gick inte att mappa över till lönesystemet. Så då var det lite mer. Så jag tror att det till slut så blev det så att vi fick en hets mot slutet, det här nu är vi ungefär där i början av hösten då, att nu måste vi bara gå live. Vi kan inte hålla på och jobba i två system och det tar för mycket nu får vi bara köra i, lite så här, sann Pop House-anda. Nu kör vi bara.
Anna Carlsson: Ja, men det är lite entreprenör. Lite så här, ja men det löser sig.
Veronica Spruijt: Och det gjorde det ju, men det var väl att vi då insåg också att vissa inställningar hade vi väl inte gjort korrekta och information saknades lite grann. Så det var mycket liksom lappande på slutet när vi väl hade gått live med systemet och stängt ner det gamla.
Veronica Spruijt: Jag tror väl några utav våra lärdomar är också att inkludera rätt personer runt bordet. Vi hade det till att börja med. Jag vet att mina kollegor då som satt med i förhandlingarna om det här, upphandlingarna, de hade både IT och de hade drift, de hade chefer, de hade lön och alla var överens om det här systemet. Det är bra, det tar vi. Men på grund av pandemin så var det många som flyttade på sig eller bara inte längre var kvar, så de personer som hade suttit kring bordet de fanns inte längre där när vi gick live, vilket gjorde vi hade liksom inte riktigt ett buy-in från verksamheten längre, på samma sätt som vi hade haft sex månader innan eller ett år innan.
Anna Carlsson: För då var alla med på tåget på något sätt?
Veronica Spruijt: Och det gjorde också att vissa borde kanske ha varit med oss mer aktivt och varit med oss under implementationsdelen. Till exempel säger jag då vår IT-avdelning och vår ekonomiavdelning för controlling, för de tog ut mycket information som vi inte var medvetna om på HR från det systemet som vi då hade från det gamla systemet för att kunna följa personalkostnader och om det stämmer och hur mycket jobbar den? Hur många timmar i den här avdelningen? Och det nya systemet vi tog, det fick de inte ut på samma sätt eller lika lätt eller det var olika rapporter man var tvungen att ta ut och inte bara en. Vilket gör att det blir mer arbete för dem. Det skapade frustration, de kände, ''vi får inte ut den information vi har ingen kontroll''. Det tycker inte controlling om, så det var, där insåg vi också snabbt att vi skulle ha haft dem med oss tidigare, för det hade de säkert kunnat ställt dem frågorna där. Vi kunde inte ställa de frågorna, för vi visste inte att det var ett behov eller exakt vad behovet var. Likaså med IT tror jag hade ju kunnat hjälpt oss med integrationerna och kravställa lite grann, förstå bättre API:er hit och dit och ja, så det är definitivt en lärdom.
Anna Carlsson: Det är intressant. Ni är ju ändå en ganska liten organisation. Alltså ja, hur många är ni idag?
Veronica Spruijt: Nu har vi ju delat upp vår koncern så Djurgården, som då var en del utav de verksamheterna på Djurgården, var ju en del av vår koncern när vi ändrade våra system. De är nu självständiga och har en egen koncern på Djurgården och nu är vi kvar. Pop House är nu lite, har blivit halverat kan man säga. Så nu är vi, vi var ungefär 600–700 med alla huvuden räknade och nu är vi ungefär hälften så 250–300.
Lotta på Simployer: Hej Lotta här! Står du och trampar i frågor om bland annat rekrytering, semester och arbetsmiljö? Är du osäker på hur du utvecklar organisationens alla HR-processer eller kanske sitter du i Google translate för att förstå dig på de nordiska reglerna i arbetsrätt?
Lotta på Simployer: Lugn jag och mina kollegor på Simployer är experter inom HR och finns här för att hjälpa dig i vardagens HR-bekymmer, så att du kan frigöra tid till annat. Vi förstår att du kan mycket, men det är svårt att hålla reda på precis allt. I våra expertstöd hittar du därför allt från användbara mallar och detaljerade checklistor, till digitala verktyg och spännande artiklar.
Lotta på Simployer: Och det bästa av allt att det finns där vid din sida såklart. Simployers experter har flerårig kunskap på området och finns bara ett samtal bort när du behöver oss.
Lotta på Simployer: Så, vad väntar du på? Ta nästa steg i din digitala HR-resa med Simployer. Läs mer på simployer.se/expert.
Anna Carlsson: Men det är ändå för att gå på den här lärdomen. Vem har jag med mig när jag gör det här arbetet? Vilka är det faktiskt som använder den här informationen? Och det är ju oftast ekonomi och IT och HR och chefer och verksamheten, och att man så att säga ska ha med sig dem helst samma, men att det ska vara överlämning via, så hela vägen. Ja, det är bra att tänka på helt enkelt.
Veronica Spruijt: Jag tror att det är bra att ha att stanna upp och tänka. Är det relevant och kanske justera mötena? För vi hade gjort vid några tillfällen vill jag åtminstone försöka komma ihåg att vi hade kanske bjudit med lön. Men hon var mitt uppe i en lönekörning då och kunde inte vara med och i stället då säga, okej men då pausar vi just de här konversationerna och så tar vi det om en vecka när lön är körd och vi vet att hon kan vara med och lite sådana lärdomar också att ibland så hade vi kanske bjudit in rätt personer, men de kunde inte vara med och så tog man upp det ändå eller så föll den där agendapunkten lite grann åt sidan och så blev det helt plötsligt jätterelevant när vi väl hade gått live.
Anna Carlsson: Men vem var projektledare internt då? Hade ni någon som ägde, så att säga, projektet eller var det en extern person?
Veronica Spruijt: Nej, vi hade en intern. Men jag tror att vi var också vi undervärderade hur stort det här projektet skulle vara och vi var inte ensamma på företaget att byta system, så samtidigt som HR byter så byter lön och så byter vi i drift. Så det var många system som implementerades samtidigt, vilket gjorde att vi inte hade en övergripande för hela verksamheten. Det hade kanske nog varit en bra idé att någon som överser alla system och verkligen se att de pratar med varandra och vi får någon slags synergier där. Och vi hade en person i vårt team på HR som ansvarade för alla systemimplementationer, men då var det ju tre olika system som vi gjorde samtidigt. Och det krävs ändå ganska mycket bara att se inställningar och diskutera med rätt personer, få den information man behöver och det var två projekt för mycket tror jag. Det hade räckt med ett.
Anna Carlsson: Så jag tror att man ska tänka sig för hur många förändringar man gör inom samma verksamhet samtidigt?
Veronica Spruijt: Ja.
Anna Carlsson: Men vad händer när ni gick live då? För då om ni inte hade haft riktigt rätt personer med er i liksom projektet och haft de här dialogerna med, blev det irritation då från verksamheten, eller hur togs det emot?
Veronica Spruijt: Verksamheten, alltså driften. Det togs emot med, ja det var väldigt blandat. Vissa personer var väldigt, uttryckte klart och tydligt att det här var de inte nöjda med. Det var inte bra, det var bättre förr och andra var mer villiga att ge en chans. Ja, men det var inte heller så bra och vi har ju inte fått, vi har inte lärt oss systemet än, det tar tid att lära sig ett nytt system. Men vi hade, jag började ha väldigt, varje vecka hade vi avstämningar när vi pratade just om problem som hade dykt upp eller frågor som ett chefsled hade och då kunde vi prata alla var närvarande, det var teamsmöten, men alla kunde logga in och höra. Aha, du har du har haft det problemet? Okej, så hittar jag, så hade jag antingen fått en lösning med hjälp utav de som arbetar med våra system, alltså systemparten eller så hade någon annan chef kanske haft samma problem och hittat en lösning som man kunde dela liksom lärdomar inom den här gruppen så det fungerar det bra. När det kom till controlling, det var mycket frustration, men vi satt bara då jag och controlling och systemparten för att hitta rätt lösning och försöka förstå vad är det för typ av information som ni måste kunna få med bara ett klick och hur kan vi få den informationen till er?
Anna Carlsson: Och med lönesystemet fick ni till kopplingarna också, eller hur har det gått?
Veronica Spruijt: Nej, kopplingarna till lönesystemet fick vi inte till. Vi har ett system, ja det går bra, där kan man ta ut en lönefil och det kan läsas in i vårt lönesystem. Mellan våra HR-system och vårt lönesystem, där skulle vi ha en API så det skulle direkt skickas över då med varje synk, men det har vi inte fått att fungera och nu sitter vi och gör dubbelarbete och nu har det faktiskt kommit så att det är lite, aja, men nu är det så här vi jobbar. Det har ju blivit en liten ny norm. Vi lägger upp informationen i HR-systemet. Vi skapar ett avtal, lön plockar upp den här informationen genom en rapport. HR-systemet lägger in samma information i lönesystemet.
Anna Carlsson: Så ni har inte bytt system, ni har inte liksom klivit ifrån utan ni får liksom bita ihop och bara ja, nu kör vi. Det här var väl inte rätt väl direkt eller det kanske inte var helt klockrent.
Veronica Spruijt: Och jag tror att vi fortfarande, jag känner att jag lär mig nya lärdomar varje vecka. Det är alltid någonting som dyker upp som man tänker, det här är viktigt, eller? Jag vet att vi hade en annan nu, det slår mig med att det inte är ett krav, men vi vill gärna ha en organisationskarta. Det ville vi ha, för att vi växer fort och det är mycket förändringar och det är ett heltidsjobb att hålla någon PowerPoint uppdaterad med rutor. Det går liksom inte så det vill vi att systemet skulle göra, men så tycker vi nu att layouten inte är så, det krävs väldigt många klick för att gräva sig ner i den här hierarkin som blir när man bygger en koncern i det här systemet och den pratar vi ganska mycket om kommer jag ihåg när jag började. Och det känner jag nu är lite mindre viktigt, att man kanske måste tänka om och det gör vi nu. Vad är must have och vad är nice to have? För att kunna eventuellt i framtiden se om med ett annat system och just nu har vår rekrytering liksom sakta ner lite grann. Vi har inte lika mycket driftverksamheter med tanke på att Djurgården nu har skapat sig en grupp, så det gör att avtal inte kommer in exakt med samma volym. Det var otroligt många avtal i veckan som vi gjorde när vi hade mycket i drift. För folk kommer och går så är det bara och nu är det lite lugnare på den.
Anna Carlsson: Men ni har ett rekryterings, är det en modul i systemet eller ligger det separat?
Veronica Spruijt: Nej, det ligger separat.
Anna Carlsson: Så att den kopplingen fungerar då inte heller?
Veronica Spruijt: Vi frågade inte mer frågor. Det var, ’’det finns en integration till det systemet?’’, ’’Ja, det finns det’’, ’’Och kan vi få information där?’’, ’’Ja, det kan vi’’ och sen när vi går lite djupare in så visar det att det bara är namn och emailadress som vi kan få och det känns att det kan vi skriva in när vi skriver in allt annat, så den har vi inte kopplat på.
Anna Carlsson: Nej, jag förstår. Jag har faktiskt ett avsnitt alldeles nyligen, jag vet inte om du har lyssnat på det med Gislaveds kommun som faktiskt har använt en robot, en robotteknik för att få över information när det inte går på andra sätt. Men det kostar ju också att göra och ni är ju inte någon jättestor verksamhet? Så ja, ah det går men så de som lyssnar som har lite större men jag förstår ju ni sitter lite grann i det ni har nu eller?
Veronica Spruijt: Lite så är det och jag tycker nu har man ju, vi har lärt oss att leva med det vi har också. Så jag tror att vissa saker har också löst sig på vägen. Vissa utav våra integrationer som inte fungerar så bra fungerar nu bra och cheferna har vant sig vid det här systemet och processen vi har för att skicka in underlag. Så det finns ju vissa saker som är bra och där också chefsled tycker att det här är bättre än det systemet vi hade tidigare, så det är inte, jag tror att det inte finns något perfekt HR-system därute eller jag har svårt att tänka på ett i alla fall. Det beror väldigt mycket på verksamheten.
Anna Carlsson: Ja och också tror jag hur man förbereder sig själv för den förändring som ska göras. För då är min fråga egentligen, vad var syftet med bytet från början? För att det är ju också en drivkraft. Har man fått ut det man vill ha? För systemet i sig kan då inte riktigt vara kanske rätt val, men vad, vet du vad som startade systembytet?
Veronica Spruijt: Det startade med ett behov från lön och ett behov från HR. Så det var inte driften eller verksamheten som tyckte att systemet inte fungerade bra det gamla systemet. Det var för att det var svåranvänt för just lön. Och varför? Det var väldigt lätt om man inte kunde lön. Tryck på en knapp så är det ordnat för det kunde inte göra så mycket justeringar. Men kan du lön som våra medarbetare gör, då vill man gärna kunna gå in och ändra och justera den inställningen eller det här blev ju fel, så här måste jag göra manuell rättning och det var inte lika lätt om man säger så. När systemet var låst så var det läst lite så, det var inte så öppet system.
Anna Carlsson: Och sen var det med de här alla era?
Veronica Spruijt: Ja, våra LAS-listor gjorde inte att det blev lättare, för det var också. Det tog lång tid att få in allting i samma system.
Anna Carlsson: Men har ni fått, om man tänker då på det stora hela, har resultatet, det man fått ut, det man förväntade sig, har man fått det? Förutom att man har fått en massa andra problem då på vägen?
Veronica Spruijt: Delvis ja. Lön är väldigt nöjd med lönesystemet så det är skönt trots att det inte är en integration som fungerar just nu, men där är de bekväma. De känner att de har fått bra stöd. De har än idag bra stöd och jag tror kanske om jag reflekterar så är det väl idag samma sak som det var för ungefär ett år sedan, att kanske HR sitter och känner att det här systemet är inte så fit for purpose tycker jag. Det är liksom, det krävs, jag tycker det är tråkigt när man sitter och gör dubbelarbete och vi nu är nästan i 2023. Det ska inte behöva vara så.
Anna Carlsson: Nej, det ska inte behöva vara så, men mm.
Veronica Spruijt: Vi har inte möjlighet att få en testmiljö, så om vi ska ändra vår uppsättning nu eller prova någon, att justera systemet så kan, måste vi göra det live i vårt system. Vilket också känns lite läskigt faktiskt, för man vet inte hur om någonting blir tokigt så.
Anna Carlsson: Ingen sådan, och nu kommer jag ihåg termen för det, men det brukar väl alltid finnas en kopia.
Veronica Spruijt: En spegel utav någonting och det har vi inte. Det finns inte och det gör att det känns att gå in att ändra för mycket vill man inte heller göra.
Anna Carlsson: Nej, jag förstår.
Veronica Spruijt: Så lite sådana utmaningar, men det finns ju som sagt mycket saker som har blivit bättre också och många chefer som inte jobbade med det gamla systemet och vet ingenting annat. Så det är svårt att jämföra då.
Anna Carlsson: Men prislappen alltså kostnaden, tid och insatser och hur mycket blev det, för ni var ju tvungna att göra en massa extrajobb, blev det mycket dyrare än ni hade planerat också?
Veronica Spruijt: Nej, det vill jag inte säga att riktigt blev. Vi lyckades ändå uttrycka att vi var inte riktigt helt nöjda ganska tidigt i processen, att det här fungerar inte. Det här var inte det som vi trodde vi hade kommit överens om. Vi vet också att vi var inte tydliga kanske i vår kommunikation eller vårt kravställande. Men vi förväntade oss att det här och det här. Det ska finnas en lösning till detta, så jag tror inte att det påverkar vår prislapp på det sättet och det har ändå varit ett bra stöd när vi väl gick live med att är det någonting som inte fungerar så får vi ändå ganska snabb support, vill jag säga. Men det är ju väldigt mycket. Jag tycker många system är ju och det köper man ju också in att det ska göras utav oss så jag är administratör. Jag ska kunna systemet, jag ska kunna göra ändringar, så är det ju och det är lite grann på gott och ont. Jag kan jättemycket om systemet och nu, ja, nu kan jag det. Men det krävs ju också att om någonting går fel så är det ju kanske för att jag inte har läst en instruktion korrekt eller missat ett steg eller det är ganska lätt att göra fel också.
Anna Carlsson: Så då behöver man ju ha någon, kanske som man kan ha som en support bakom som kan hjälpa en när man inte förstår. Men har ni det i det här?
Veronica Spruijt: Det har vi. Jag tror alltid att det är lite svårt om man inte har en kontaktperson dock, att när det är en generell supportportal som många har så skickar du in ett ärende och ibland så har jag uppfattat som att jag säger det här är mitt problem, det här vill jag lösa. Ja, då gör du rätt att du gör så här och så här och sen så har man inte liksom tänkt ett steg längre, men kom ihåg att du inte kan göra på det här sättet för då kan du ha de här konsekvenserna utan då när jag ska gå och göra det själv, då har det hänt att jag har gjort det jag inte skulle ha gjort. Men ingen har riktigt sagt att passa dig så du inte råkar göra det här misstaget.
Anna Carlsson: Men det är lite som all kommunikation att det handlar ju om den som lyssnar, vad den har för förutfattade meningar om hur den tror att saker görs eller hanteras och det är ju ett jobb hos supportmedarbetare att man måste vara oerhört, liksom ställa mycket frågor som man själv kan bli irriterad på när de ställer en massa frågor. Men ja, det är svårt det där med kommunikation. Men om du tänker på, så nu befinner ni er, ni har ett system som fungerar, ni har mycket en hel del dubbelarbete. Men hur skulle du om du tänker så här om jag fick göra om det här? Vad finns det för några saker du specifikt skulle vilja tänka på?
Veronica Spruijt: Jag skulle börja med vår must have nice to have lista, för att vara tydligare att alla och ha de rätta parterna runt bordet när man går igenom den listan så IT också får säga det här är en viktig funktion för oss, för det gör vårt liv också lättare. Lite sådana saker och jag tänker, jag tog IT som exempel bara för att där när någon börjar och slutar så påverkar det också accesser och datorer och telefoner etcetera och jag skulle se till att vi tidigare plockar upp ännu mera, än vad vi gjorde förra gången, om vi känner att systemet kanske inte gör det vi vill att det skulle göra eller att vi känner att det är misskommunikation mellan parter. För vi satt ibland i möten när de, nej parterna pratade lite grann om varandra och över oss och där kanske man skulle ha timeout ha sagt gå i väg, lös det. För det är ett problem mellan era system och vi vill bara att det här ska fungera lite så är det.
Anna Carlsson: För det kanske man inte är så bra på för att det handlar ju också om hur mycket plats vågar jag ta kring ett ämne som jag kanske inte känner mig helt bekväm med?
Veronica Spruijt: Absolut.
Anna Carlsson: Men att våga i stället säga stopp här. Nu behöver jag fundera lite eller vi behöver, hur ska vi ta det här vidare? I stället för att, lite grann, följa med på vägen.
Veronica Spruijt: Ja. Sedan tror jag också det är viktigt att få veta, få testa systemet, att man får göra den där demon och får känna efter. Hur känns det att använda det? Hur lätt det är för mig att hitta det jag, det med mina medarbetare förväntas hitta för det gjorde vi inte heller med just HR-systemet. Vi fick se en demo, men vi fick aldrig vara inne aktivt och leka runt i en.
Anna Carlsson: Och det här vet jag, jag har ju varit leverantör och jag vet att för vissa system är det här jättekrångligt i hur man ska sätta upp en miljö. Men jag håller ju helt med. Så att det kan vara väldigt frustrerande. Men jag tror det enda sättet faktiskt att kunna verkligen får känna efter att det här verkligen är lösningen. Sen ska man ju inte göra det på alla system utan men kanske om man sitter där i slutvalen, kommer det här att funka och vill jag testa innan man skriver avtal så tycker jag det är bra att göra. Verkligen. För att få se, ja men är det här det som vi har förväntat oss?
Veronica Spruijt: Ja och jag, vi ställde frågan i början också har vi, det gör vi med alla våra leverantörer, men finns det någon som är lik oss i komplexitet eller typ utav verksamhet som använder systemet idag som vi skulle kunna få prata med så vi förstår hur de använder systemet, vad de ser för utmaningar, de ser för möjligheter och vi fick det säga, men vi fick det sent i processen och det gjorde inte så stor skillnad för dem bekräftade egentligen bara exakt samma utmaningar som vi har hade har de också.
Anna Carlsson: Men ni hade kommit så pass långt?
Veronica Spruijt: Men då hade vi kommit så pass långt att det var lite, då var det lite onödigt och sen så är det ju alltid så att kommer det en referens från leverantören, så kommer det säkert vara en väldigt bra referens. Ja, de kommer ju inte skicka någon som kanske har en annan syn på systemet så det kanske är värt att försöka grotta i själv ibland.
Anna Carlsson: Att försöka hitta egna referenser? Jag håller med om det men samtidigt så, jag tror ju egentligen inte att en leverantör vill sälja till någon som inte blir en bra och nöjd kund för att det kostar för mycket i negativ, liksom negativt arbete för alla parter så att. Jag tror nog att man vill plocka fram och göra saker ifrån de flesta organisationer, när man väl kommer fram i den fasen. För att man ska ju leva med varandra ganska länge och då är det viktigt att det blir rätt. Så jag hoppas att, jag menar även om man pratar med en nöjd referens så kan man ju gräva lite under ytan då.
Veronica Spruijt: Absolut och vi fick ändå väldigt bra referenser till slut som var väldigt likt den typen av verksamhet som vi har idag och eller hade då, mer än det vi har och vi har idag, så det var väldigt tacksamt att prata med någon. Men som sagt så gör det tidigare.
Anna Carlsson: Men skulle ha bromsat och väntat in det där. Är det att man gärna vill gå vidare och komma i mål med sitt projekt?
Veronica Spruijt: Ja där är det. Och sen tror jag att i vårt bolag, vi springer så fort det är så nu tar vi i. Det är skönt att jobba med ett lite mindre bolag, jag har ju jobbat som sagt för Hilton där det är tusentals människor som jobbar, så det tar lång tid att driva beslut. Alltså det ska gå igenom visst antal led och här kan det vara ganska snabba puckar. På gott och ont.
Anna Carlsson: Är det något mer som du vill ta upp som lärdomar utöver det vi har pratat om?
Veronica Spruijt: Nej, jag skulle nog säga att de här månaderna som man haft tid att reflektera över så är det väl ungefär de sakerna som jag skulle tänka lite extra på om vi skulle gå in i en ny implementationsfas, ett nytt system, men det känns också lite tungt för det är tungt arbete och det är långt. Det tar ju lång tid att byta system.
Anna Carlsson: Ja det är ju det och det måste man ju också räkna med att det är, det tar tid för oavsett storlek på organisation så är det lite samma steg. Du måste gå igenom i förarbetet. Jag brukar jämföra det när man ska måla om eller renovera ett rum eller någonting. Det är ett jäkla massa underarbete som ska göras.
Veronica Spruijt: Ja det är det verkligen.
Anna Carlsson: Men om man gör det bra, så går ju målningen sen swish liksom och då blir det jättebra och det är likadant faktiskt i alla de här typen av projekt att du måste göra, du måste ta dig tiden för att göra det här ordentliga grundarbetet och för att säkerställa att du kommer bli nöjd efteråt. Det är billigare att måla om än att byta system dock.
Veronica Spruijt: Jo det är det ju!
Anna Carlsson: Men om du inte har något mer och ta upp här så jag tyckte det var jätteintressant att få höra om. Jag är väldigt tacksam att du kom hit och jag vill då uppmana alla som lyssnar att om ni har några historier som kanske inte gick den där spikraka vägen. Det är inget farligt man kan dela med sig. Tack så mycket för att du kom hit!
Veronica Spruijt: Tack själv!
