I veckans avsnitt av HR Digitaliseringspodden tittar vi på digitaliseringens vardagsutmaningar – där framgång inte alltid handlar om att jaga nya system, utan snarare om att optimera det vi redan har. Gästerna Anette Mattsson, enhetskoordinator på HR och ekonomienheten, och Erika Forsberg, verksamhetsutvecklare på IT, delar sina erfarenheter från ett omfattande förändringsprojekt på Sveriges Radio: Masterdataprojektet.
Projektet startade efter en undersökning som visade att chefer var missnöjda med hur HR-systemen fungerade, särskilt vid nyanställningar. Uppgifter behövde matas in flera gånger, systemen kommunicerade dåligt med varandra, och hela processen var onödigt krånglig. Lösningen? Ett tvärfunktionellt samarbete mellan HR, IT och kommunikation för att förenkla och effektivisera processerna utan att köpa in nya system.
Genom att samla all personaldata i ett system och integrera det med övriga plattformar har de lyckats minska administrationen och förbättra användarupplevelsen för chefer.
Avsnittet visar på att framgångsrik digitalisering inte alltid handlar om att hitta nya lösningar, utan ibland om att stärka de lösningar man redan har. Är du nyfiken på hur de gjorde? Lyssna på avsnittet och inspireras av deras resa!
Transkribering:
Anna Carlsson: I många av poddens avsnitt bjuder jag in gäster som ligger i framkant – personer som utforskar nya lösningar och banar väg för framtidens arbetssätt. Men ibland behöver vi stanna upp och lyfta fram de frågor som är minst lika viktiga, men kanske inte alltid får samma strålkastarljus: de grundläggande förutsättningarna som krävs för att digitalisering ska lyckas på riktigt.
Idag fokuserar vi på just de här vardagsutmaningarna. Det handlar om att identifiera vad som inte fungerar, justera och optimera det som redan finns, snarare än att ständigt jaga nya system eller lösningar. Ibland är det mest kraftfulla steget att gräva där man står och skapa en stabil grund för framtiden.
För att illustrera det här har jag med mig två gäster från Sveriges Radio. Anette Mattson som är enhetskoordinator på HR och ekonomienheten & Erika Forsberg som är verksamhetsvecklare inom IT. De delar med sig av erfarenheterna från ett omfattande förändringsprojekt som de kallar “masterdataprojektet”. Och jag vill kalla ett onboarding projekt.
Anette & Erika berättarom hur de inte bara lyckades förbättra chefernas upplevelse av de digitala systemen vid framför allt start av nya medarbetare utan också skapat en ny kultur av gränsöverskridande samarbete.
Deras arbete visar att framgång ofta ligger i att stärka det befintliga och bygga vidare från en stabil grund, snarare än att börja om från noll.
Anna Carlsson: Välkomna till HR Digitaliseringspodden!
Anette Matsson: Tack!
Erika Forsberg: Tack Så mycket! Kul att vara här!
Anna Carlsson: Och idag ska vi prata om ett projekt som ni har genomfört tillsammans. Det heter Master data projektet, men ibland kan jag tycka att det kanske är ett lite vilseledande namn när jag har förstått vad ni håller på med, men det kan vi ju ta lite senare och se om vi ska ha ett annat namn för lyssnarna. Jag vet inte, men vi börjar med att ni ska få presentera er. Så vem vill börja?
Anette Matsson: Jag kan börja. Jag heter Anette Mattsson och jag är enhetskoordinator på Sveriges Radios HR och ekonomi enhet. Just nu är jag också tillförordnad chef för någonting som heter HR Tech som sysslar med tekniska system, fast ur ett HR perspektiv. Och sen så är jag chef för lön avdelningen. Också tillförordnad eftersom vår lönechef slutade. Och utöver det så är jag samordnare för "fråga HR". Och "fråga HR" det är vår ingång till HR, där man ska ha en lätt väg att hitta in till HR, oavsett vilken fråga man vill ställa eller vilken hjälp man vill ha av oss på HR.
Anna Carlsson: Vad spännande! Många som lyssnar på den här podden har nog den rollen HR Tech, så du är i gott sällskap ska jag säga.
Anette Matsson: Tack!
Anna Carlsson: Du har varit länge på Sveriges Radio såg jag.
Anette Matsson: Jag har varit väldigt länge på Sveriges Radio. Jag har varit där sedan 2008 och har hunnit varit både personalchef och lönechef sedan tidigare och också jobbat en del med de tekniska systemen. Och som bakgrund så är jag ju gymnasieingenjör och har jobbat som serviceingenjör för jätte, jättelänge sedan, och det är det som gör att jag har den här teknik biten med mig också.
Anna Carlsson: För det var precis det jag tänkte. Hur blev det du?
Anette Matsson: Så är det.
Erika Forsberg: Ja, jag heter Erika Forsberg och jag jobbar som verksamhetsutvecklare på IT sidan inom IT enheten på Sveriges Radio.
Anna Carlsson: och jag tror den andra IT person som jag haft med.
Erika Forsberg: Ja, spännande.
Anna Carlsson: I den här konstellationen just. Och jag har faktiskt fått frågor om det tidigare. Nu var det ett tag sen, men just att ha det här både och perspektivet. Så jag är jätteglad att ni är här. Ni är från Sveriges Radio. Kan inte någon av er berätta lite grann om organisationer? Det är så lät vi tror att vi vet, eller hur? Men hur ser det ut organisatoriskt?
Anette Matsson: Jag tänkte börja med att säga att Sveriges Radio då tillsammans med SVT och UR är public service i Sverige, det vill säga vi i radio och TV i allmänhetens tjänst. Det tror jag ni redan känner till. Men det kan vara bra att veta, för det skiljer oss lite från andra radio och tv bolag. Och Sveriges Radio i lite siffror så är vi ungefär 1800 tillsvidareanställda. Vi finns på 50 orter i landet och vi har Nordens största utrikeskorrespondent nätverk med 20 korrespondenter på olika platser i världen.
Anna Carlsson: Det har ingenting med SVT.
Anette Matsson: Det har ingenting med SVT att göra.
Anna Carlsson: Nej.
Anette Matsson: De här siffrorna var bara radion.
Anna Carlsson: Och hur ser det ut i storleksordning, HR team och antalchefer? Har du koll på det?
Anette Matsson: Ja, alltså vi är någonstans mellan 100 och 150 chefer på hela Sveriges Radio i lite olika nivåer och positioner här. Och HR avdelningen är runt 35–40 personer så vi har en ganska stor HR avdelning.
Anna Carlsson: Det är intressant just eftersom det här vi kommer att prata en del om chefernas roll, så det är ju bra att veta hur många det är förstås. Det här projektet. Vad var det som gjorde att ni gick i gång med det? Vad är bakgrunden?
Anette Matsson: Ja, anledningen till att vi startade det här projektet. Det var att HR gjorde en undersökning med just chefer, hur nöjda de var med sitt HR stöd. Och då visade det sig att med HR stödet att fråga HR det HR nära stödet var man väldigt, väldigt nöjd. Men det man var mycket mindre nöjd med eller missnöjd med. Det var just systemstödet i de olika systemen där man, och kanske framför allt när man tar in nyanställda, så upplevde man att det var omständligt. Man fick mata in samma personuppgifter många gånger. Systemen pratar inte med varandra och så vidare. Så det var bakgrunden till att vi startade det här som vi kallar för Masterdata projektet för att försöka samla just personinformationen. Masterdata kan innebära så mycket, men vi pratar personlig information så att det kan flöda mellan systemen.
Erika Forsberg: precis.
Anette Matsson: Och då behövde vi hjälp av IT.
Anna Carlsson: Men hur såg ni det? Vad var det som gjorde att ni gick till IT? Ni såg det här resultatet? Ibland kan jag tänka att man spontant tänker att man vill gå ut och köpa ett nytt system, och att man vill lösa det utifrån ett sådant perspektiv.
Anette Matsson: Den tanken tänkte vi. Att HR system är lösningen på det här. Och sen så som alla säkert också vet så har ju Sveriges Radio gått igenom ganska stora besparingar. Så den ekonomin fanns helt enkelt inte. Och då sa vi då får vi titta och försöka bygga och göra med det vi har. Och då gick vi till IT och sa "Vad har vi idag och vad kan vi bygga mer?" för vi såg ju också att de system som cheferna är inne i ägs delvis av IT och delvis av HR när man nyanställer personer.
Erika Forsberg: När det är IT avdelningen som har hand om alla IT systemen. Allt från de redaktionella verktygen och produkterna till vår hemsida och app till just stöd enheternas system. Så vi är inte riktigt okej med att man går ut på stan och upphandlar system på egen hand, utan vi vill gärna vara med i det.
Anna Carlsson: Och det kan jag ju förstå förstås. Men det är väldigt olika faktiskt i olika organisationer hur man har den här organiseringen. För eftersom våra system, ofta är i molnet nu förtiden, så blir det mer och mer att man lägger ansvaret på HR i stället för på IT. Så den där balansen att komma till IT, eller om man försöker lösa det själv eller jobba med att lösa det själv inom HR, det är väldigt olika. Så det är en viktig poäng.
Erika Forsberg: Vi är på väg ut i molnet, men det är fortfarande IT som ansvarar för systemen och så.
Anette Matsson: Vi kanske ska säga att vi har legat on prem som det heter. Inte i molnet väldigt länge. Ända fram till 2023 så låg alla våra system on prem. Så det är först nu egentligen som vi är ute med våra stora HR system i molnet.
Erika Forsberg: Ja, det var ju därför Vi såg också att det var en bra tidpunkt för att dra i gång det här projektet, för att det hända andra saker samtidigt. Det var en del och sen så gjorde vi också en förändring i vårt ärendehanteringssystem. Som vi kallar det, där cheferna går in och beställer till exempel utrustning och behörigheter när en ny medarbetare ska börja. Sådet blev en bra tid för att dra i gång det här.
Anna Carlsson: Och så då fick ni kontakt. Eller ni kanske hade kontakt med varandra innan förstås, eller?
Erika Forsberg: Lite.
Anette Matsson: Vi visste vilka vi var tror jag men vi hade inte jobbat ihop innan.
Anna Carlsson: Hade du den här rollen som HR Tech?
Anette Matsson: Ja, det hade jag. Och jag har då jobbat mot det som heter administrativa system inom IT tidigare. Men där ingår inte Erika utan du har en lite annorlunda roll. Så att dig hade jag inte jobbat med då.
Anna Carlsson: Så vad har du för roll?
Erika Forsberg: Nej, men fokus i mina uppdrag går ut på att förenkla och tydliggöra, speciellt inom arbetssätt och processer, men också att få till bra samarbeten. Så det handlar mycket om att effektivisera för verksamheten och förenkla och göra det enklare för våra användare.
Anna Carlsson: Och då tänker jag vad har du för bakgrund för att göra det och hur har man en sådan roll? Får du jobba över hela organisationen då eller?
Erika Forsberg: Jag jobbar ju främst inom IT, men det blir ju precis som i det här projektet så jobbar man mycket med andra delar också i företaget, vilket är jättekul. Med min bakgrund är projektledare från början inom IT. Sen kom jag in som processledare på Sveriges Radio för snart tio år sedan så då jobbade jag som något som kallas för Change Manager. Att man tar hand om de tekniska förändringarna som ska göras. Och sen så blev jag gruppchef inom IT och sen vill jag utvecklas till att jag kände att jag ville jobba mer med förbättringar.
Anna Carlsson: Det är väldigt, väldigt kul. Kan vara väldigt utmanande att försöka gräva i sådant som redan finns, men hur? Hur tog ni tag i det här projektet då, för ni såg de här utmaningarna. Kanske vi ska börja med organisationen av själva projektet och sen hur ni tog tag i de olika delarna?
Anette Matsson: Det kan vi göra. Det som var viktigt för oss när vi startade det här. Som vi insåg var viktigt, det var ju att vi skulle få ett verkligen tvärfunktionellt arbete. För vi insåg att det här är ingenting som HR kan göra själv. Vi behöver ha med IT. Vi behöver ha mer kommunikation för det kommer att beröra väldigt många i företaget när vi förändrar arbetssätten. Och vi behöver också ha med hela HR, inte bara HR Tech utan som en liten del av HR, utan alla business partners och lön och ekonomi och så vidare. Så då började vi jobba i tvärfunktionellt mellan våra olika både enheter och avdelningar, på ett sätt som vi kanske inte riktigt har gjort på den bredden tidigare.
Erika Forsberg: Jag var inte med i projektet från första början utan jag kom in efter ett år ungefär. Men då hade vi en annan representant från IT.
Anette Matsson: Ja, precis.
Anna Carlsson: Hur strukturerade ni upp det här att jobba hela HR. Vad sa du, runt 30–40 personer. Det är ju ganska många. Eller fick de vara mer referens. Hur byggde ni strukturen för själva projektet? Är det en klassisk Projektarbete eller.
Erika Forsberg: Ja, egentligen var det organisationen var ett klassiskt projekt. Vi hade en styrgrupp som bestod av lite högre chefer på våra enheter som var med och fattade besluten kring det här. Vi satte ihop en arbetsgrupp med representanter från alla delar. Ja, referensgrupp hade vi ett tag, men det nyttjade vi inte jätte mycket och såg inte ett behov av det tror jag.
Anette Matsson: Och i den här arbetsgruppen så knöt vi till oss nyckelpersoner som höll på med andra arbeten som tangerade vårt. Så vi hade ett antal work streams som vi kallade det för, där vissa sorterade direkt under det här projektet. Det var våra work streams men alla de som vi detekterade hade något sorts samband med det vi höll på med. Tog vi in en representant från varje sådan arbetsgrupp i vår arbetsgrupp som träffades. Just bara för att få koll på vad alla gjorde, att alla skulle ha koll på vad de andra gjorde och var vi låg. Eftersom det är så mycket samband som påverkas i det här, så att om någonting blev försenat som vi inte alls hade ansvar för, så skulle det ändå kunna påverka helheten. Och det var väldigt viktigt att vi fick träffas så att alla fick träffas och vara en viktig del av det här i samarbetet.
Anna Carlsson: För egentligen skulle jag kanske kalla det här, det här är ju ett område som ni arbetar med. Det är Onboarding och off boarding och det här är ju allt. Jag skulle säga att det är väldigt högt på agendan hos många organisationer att vilja göra saker bättre, men att det är komplext just för att det inte bara är HR. Det är HR kanske som har det här mötet med den nyanställde. Processen för att ta ombord. Men hela det här andra fluffiga molnet med alla andra aktiviteter är någonting som man alltid har lite svårare att få till och behöver jobba på det här sättet. Men kan du ge exempel på vilken typ av aktiviteter och personer som var med. De här som är kanske inte direkt, dem man kanske inte direkt förstår.
Erika Forsberg: Till exempel det första som jag klev in i var just, hade med kommunikationen att göra. Att vi skulle tydliggöra de rutiner som fanns för cheferna. För det var ganska oklart vilka steg man behövde göra. Så vi bestämde oss för att vi tydliggör dem och publicerar dem på vårt intranät. Och sen kan vi jobba vidare med varje steg i rutinen och försöka automatisera eller förbättra de stegen. Så det var en grund som vi satte i det.
Anette Matsson: För du nämnde en annan workstream som var en av de som inte låg under projektet. Så hade vi en schema planeringsgrupp och då kan man tänka vad har schema med det här att göra? Det är någonting man har medan man arbetar på företaget dagligen. Men det är väldigt viktigt för den här schemagruppen att tidigt får kännedom om personer som kommer in för att man ska kunna planera medarbetarna i tid, i enlighet med våra kollektivavtalsregler, med varsel tider och annat där. Det gör att den här startprocessen när någon kommer in blir väldigt viktigt att det går fort från att man har bestämt sig från medarbetaren till att den faktiskt finns planeringsbar i vårt planeringssystem Schemaläggningssystem. Det var någonting som inte riktigt hade med personuppgiftern ai Masterdata på det viset att göra, men det blev väldigt viktigt att vi inte på något vis fördröjde processen fram till att de finns planerings bara för den här gruppen. Därför var de med in i vårt. För de höll ju på med ett förbättringsarbete i själva schemaläggningsprocessen där. Så det växte vårt projekt hela tiden och fler och fler var med. Och det var jätteroligt att ha så många med. Fast också lite skrämmande, för det är en sådan där grej. Det är lättare när man är några få ha koll på vad man gör när många är med.
Anna Carlsson: Ja, det är ju, när det växer på det sättet och blir så, en sådan stor påverkan på hela organisationen. De val man gör och de förändringar och förbättringar man gör. Men hur tog ni beslut om vad som skulle göras och vem som skulle ingå? Gjorde ni allt som man hittade som problem i den här undersökningen? Eller var det bara den undersökningen? Eller gjorde ni fler undersökningar? Hur satte ni i gång på det sättet?
Anette Matsson: Vi gjorde en väldigt grundläggande analys faktiskt av flöden. Vi bad också hela tiden vår styrgrupp om riktlinjer. Vi gick fram med förslag och så ska vi göra det här. Ska vi inte göra det här? Och sen med någon sorts tidsram. Och om det var svårt eller lätt att genomföra och på så vis så hade vi väldigt tydliga avgränsningar. Och vi har hela tiden fått säga nej telefonnummer till telefonväxeln är inte med i det här steget. För att ta ett konkret exempel. Även om det också är ett behov. Adresslistor till kommunikation för utskick av diverse material är inte heller med i det härsteget. Men vi kan titta på det i ett steg två. För hade vi plockat in alla önskemål som kom. Då tror jag vi hade drunknat Erika.
Erika Forsberg: Jo, men det var ju det som vi behövde hålla lite fokus på vissa delar. Och hur vi valde det. Vi hade ju ett mål uppsatt att vi skulle förenkla för cheferna i onboarding och offboarding, och sen att vi skulle få data att stämma överens i de här systemen som hanterar persondata. Så utifrån det så gjorde vi prioriteringar. Vi tänkte mycket det som skulle ge nytta för användarna så snabbt som möjligt. Vi tog till exempel ett beslut om att vi skulle bygga på befintliga system. Som Anette var inne på från början. Vi hade behov av att byta vissa system tyckte vi, men vi sa att vi börjar med och gör förbättringar där vi kan och sen får vi ta det vidare längre fram.
Anna Carlsson: Hur många system var är inblandade?
Erika Forsberg: Alltså de system som har behov av person och anställningsdata. Det skulle jag säga är uppåt kanske 20 system. Sen är det bara vissa system som cheferna är inne i och behöver göra ändringar i, som tillexempel att börja då med själva anställningen och lägga upp den i HR systemet, sen gå vidare och göra beställningar av mobiltelefon och dator och behörigheter i det här beställning systemet till att beställa passerkort i tredje system. Det är väl några exempel på det som är väldigt nära cheferna.
Anna Carlsson: Jag kom på att i början, vi pratade ju inte om när ni startade i gång och hur länge ni har hållit på egentligen och var ni befinner er nu.
Anette Matsson: Det startade 2023, gjorde det. Så vi har hållit på över ett år innan vi egentligen fick första riktiga effekten av det, kan man säga.
Erika Forsberg: Var det inte 2022.
Anette Matsson: Jag tror att enkäten gjordes 2022 och hösten. Sen startade vi projektet 2023 och så resurs sattes det under våren där. Och då bestämdes det också med den här styrgruppen att det faktiskt skulle göras. Det var inte självklart, utan det var ju också en prioritering kring om det var det här vi skulle satsa på.
Erika Forsberg: Och det fanns väl lite motstånd kring att det här har vi gjort förut och det funkar inte.
Anette Matsson: Nej.
Anna Carlsson: Okej.
Anette Matsson: Vi har verkligen gjort ett par seriösa skulle jag säga ändå försök tidigare som ett av försöken. Utmynnade just i att man behövde byta ett tekniskt system som jag inte tänker gå in djupare på, eftersom jag inte är tekniker på den nivån. Och det slutade med att det blev inte så mycket mer än just det systembytet. De andra effekterna för användaren, det vill säga cheferna, infann sig inte med det systembytet. Och det var säkert helt nödvändigt. Men projektet kom inte dit vi hade intentionen att få det. Den här gången har användarfokuset, det vill säga chefernas perspektiv, fått vara mycket mer styrande för vad vi har prioriterat. Och jag kan väl nämna att vi har haft en princip också, en 80/20 princip. För man löser aldrig allting och man kan inte börja med mest krångliga Case som man har, för då kommer man inte i mål. Så vi har sagt, löser den här grejen, 80 % av cheferna det de gör med det här. Då kör vi! De andra 20 procenten kan vi fortfarande hantera mer manuellt på annat sätt utanför rutinerna så. Men får vi igenom 80 %. Genom att göra den här förändringen. Utav dem användar case vi har då. Då kör vi när vi kör. Vi kör inte 100 %.
Anna Carlsson: Nej, precis. För det är ju så lätt att man hamnar i att man ska lösa allt. Men det gäller att ha sin målbild klar. Vad är det vi, varför gör vi det här? Och om vi då förbättrar för cheferna så pass mycket då kommer de ju var jättenöjda. Så jag gissar att nu när ni har rullat ut en hel del av de här sakerna, men var befinner ni er nu då? I den här 80/20? Allt som man skulle vilja göra listan.
Erika Forsberg: Ja, men vi stängde projektet faktiskt innan sommaren för vi kände att vi var mogna att lägga över det i linjen i stället. Då hade vi satt upp ansvaret och så för hur vi skulle ta vidare arbetet och då. Vi har mycket kvar, det har vi ju. Men som du sa, vi har gjort en förbättring. Och just nu är det ju att chefer behöver gå in i ett system för att uppdatera persondata till exempel. Vi har fattat ett beslut om att det är HR systemet som äger datan, och det är där det är korrekt data, för tidigare kunde vi också ha diskrepanser. Så vi har väldigt mycket tid på att jämföra systemen mellan varandra så att vi har tydliga rutiner. Cheferna uppdaterar ett system. Vi har fått till bättre beställningsflöden när man ska beställa till exempel datorer. Men det vi jobbar med nu är att förfina de här flödena. Vi hade ju lite barnsjukdomar under hösten. När vi upptäckte att vi inte hade tänkt på allting var vissa fall där vi behövde tänka om helt enkelt.
Anette Matsson: Så tror jag det är för att det är så att man försöker tänka på allting och ritar jättefina systemkartor. Erika har ritat jättefina systemkartor och har en väldig struktur i det här måste jag säga. Jag beundrar dig för din struktur, men trots det och all den kunskap vi ändå har haft i det här projektet så är det vissa saker vi inte har tänkt på, och det tror jag man måste vara ödmjuk inför att det kommer att uppstå. Så när vi har fattat beslut om att gå live med olika saker. Då har vi sagt så här Vi har nog inte tänkt på allting. Vi vet inte riktigt vad vi inte har tänkt på, men vi är helt säkra på att vi kommer kunna hantera de problem som uppstår. Ja, men då kör vi.
Anna Carlsson: Men det betyder ju också att ni skapar en tillit i organisationen, att ni är ödmjuka och öppna och talar om att det inte är någonting, att vi kan och vi vet. Det skapar ju ett, en annan typ av miljö skulle jag vilja säga på en arbetsplats. När man har den här ödmjukheten inför att vi vet, vi försöker, vi gör vårt bästa och vi har den här dialogen tillsammans.
Erika Forsberg: Ja och framför allt inom arbetsgruppen. Att man kan känna sig trygg med det. Att vi kan ta ett steg i taget. Och om vi missar något så rättar vi upp det sen.
Anna Carlsson: Men hur? Nu var ni ett stort team. Nu pratar vi om att det är många individer, från många olika områden, som har varit delaktiga i att arbeta tillsammans. Kanske någon som bara ett litet hörn och vissa gör ganska mycket. Men hur har ni organiserat det här? Hur har ni håller kommunikationen uppe? Hur har ni haft möten varje vecka? För oftast så går det så att man behöver prata med varandra tänker jag i den här typen av projekt. I alla fall min erfarenhet.
Erika Forsberg: Ja, men under den längsta perioden hade vi status möten med alla som jobbade i någon av de här work streams eller de som var ansvariga för dem. Inte alla som jobbade, utan vi hade representanter som var utsedda som ansvariga. Och då samlades vi och gick igenom status och om det var några frågor eller om det fanns några work streams som behövde jobba tillsammans i någon fråga.
Anette Matsson: Det gjorde vi inte jätte tätt var sjätte vecka eller hur ofta hade vi de mötena?
Erika Forsberg: Det var nog lite olika, men det kanske var sjätte vecka i slutet.
Anette Matsson: Det vi hade var ju den lilla drivande projektgruppen som var Erika och Siri Wikander. Och så jag. Ja, vi träffades ju, ja kanske till och med flera gånger varje vecka. Och sen träffade vi ju i vår tur de olika workstreamsen individuellt, för det fanns ju work streams som var mer IT inriktade och så fanns det de som var mer HR inriktade och där hade jag kanske mest kontakt med dem som var inom HR, lön och ekonomi då där jag också enhetskoordinator och har det ansvaret lite grann ändå. Medan du hade kontakterna inom IT och även med kommunikation hade du mycket kontakt, så vi delade också upp emellan oss för alla kan inte vara med alltid.
Anna Carlsson: Nej verkligen inte. Men sen har ni ju också pratat om att ni också har använt digitala verktyg för att dokumentera och samarbeta under tiden. Hur? Hur satte ni upp det? Vad har ni gjort på det området?
Erika Forsberg: Där försökte vi hålla det väldigt enkelt. Till exempel så hade vi ett dokument, ett Word dokument som vi använde just för att uppdatera kring status och så. Där man hela tiden kunde gå tillbaka och se vad har vi gjort sen innan och vad har vi, vad är senaste status? Jag tror att det gjorde det väldigt tydligt för de som jobbade i det att veta vad är nästa steg? Att vi inte fokuserade så långt framåt, utan vi tog verkligen ett steg i taget. Så det gick vi igenom på de här statusmötena, att var och en som var ansvarig fick berätta vad som hade hänt sen sist och vad de skulle göra härnäst, så det var ju en del. Och sen hade vi en grupp i Teams där vi kommunicerade med alla. Vi lagrade dokumenten i den gruppen också så alla visste vart de skulle leta någonstans.
Anette Matsson: Och den gruppen i Teams, den försökte vi hålla väldigt öppen. Så i princip ville någon var med så fick de det för att inte exkludera någon. För där hade vi inga hemliga saker utan vi hade ju det vi höll på med.
Anna Carlsson: Ja precis, arbetet inte data.
Anette Matsson: Datan dog ju inte där utan där var det liksom var vi stod i arbetet, vilka beslut som var fattade och så vidare. Och sen hade vi en Teamskanal till som var styrgruppens Teams kanal. Där släppte vi inte in annat än de som var med i styrgruppen och dem som var med i projektet. Där kunde man ju också ha lite bakgrund till beslut och sådana saker som kanske inte ska spridas lika brett i ett företag. När eller varför man prioriterar olika saker.
Anna Carlsson: Vilka profiler hade ni med i styrgruppen? Det är också alltid intressant. Fick ni med er om ni ville? Det kanske ni.
Anette Matsson: Ja.
Anna Carlsson: vilken tur. Jag kanske hade varit en dum fråga och när jag hade sagt nej.
Anette Matsson: Enhetschefen för HR och ekonomienheten, som också är HR direktör. Och sen hade vi.
Erika Forsberg: ekonomichefen.
Anette Matsson: Ekonomichefen och sen så hade vi från biträdande.
Erika Forsberg: Biträdande IT enhetsdirektör.
Anette Matsson: Direktör hade vi.
Anette Matsson: Så det var de som ingick i den direkta styrgruppen då.
Anna Carlsson: Och hur arbetade dem? Var det möten, beslutsmöten eller hade ni någon slags dialog där ni kunde ställa frågor och ta upp frågor även utanför. Eller var ni den typen av möten. De brukar inte vara lika ofta alls som ett.
Anette Matsson: Beslutande möte var vi väldigt strikta med underhandsinformation till våra respektive. Vi sitter i olika linjer under de här direktörerna vi pratar om nu. Så visst hade vi mycket. Jag hade mycket under hans dialog, både med ekonomichefen och med enhetschefen för HR och ekonomi och som också är min linjechef HR direktör.
Anna Carlsson: Så man bäddar för de där. Det är därför jag ville fråga. För att det handlar ju om att man aldrig ska ge sig in i driva projekt. Det handlar ju om att hela tiden hålla alla uppdaterade. Samtidigt som man sedan tar beslut i ett forum som är. Men att just hålla dem varma och förstå var man befinner sig så de inte känner sig missade på vägen någonstans.
Anette Matsson: Jag tror för min del just med min HR direktör. Så är det också viktigt att förklara vad vi faktiskt håller på med. För det blir ganska tekniska termer ibland. Och det kan man behöva hjälp med när man har en HR bakgrund och aldrig har varit inom teknik. Det kan jag också behöva hjälp med. Fast jag har varit inom teknik längre tillbaka i tiden och då behöver man förklara med andra ord än vad man sen gör i själva beslutsmötet, så att även HR direktören är trygg med de tekniska besluten när man kliver in där. Jag kan tänka mig tvärtom för teknik också. Man måste förstå helheten.
Anna Carlsson: Jag tänker det här med om du nu kommer från en IT bakgrund, en mer teknisk bakgrund, hur pass har det förvånat dig något kring HR och HR data och HR beslut och processer och liknande?
Erika Forsberg: Nej, det kan jag väl inte påstå att jag är så förvånad egentligen. Det känns som ganska enkla saker som man tycker ska fungera i det här. Det är ändå en enkel process. Det kommer in en ny medarbetare som ska få alla förutsättningar för att kunna göra ett bra jobb.
Anna Carlsson: Ja, det låter ju helt enkelt.
Erika Forsberg: Sen är processerna mer komplexa men.
Anna Carlsson: Men, kommer vi in på resultatet? Vad har ni nu uppnått? Vad har ni gjort egentligen? Helt enkelt.
Anette Matsson: Ja, nu har vi ju HR plus åtta som vårt HR system heter, som masterdata för persondata och det är där man som chef behöver gå in och ändra både naturligtvis nyanställda, men också göra alla förändringar som faktiskt görs inom en livscykel på ett företag för en medarbetare och sen naturligtvis också avsluta. Och i och med att man gör det så behöver man inte gå in i flera system för att hantera just datan kring personen. Sen behöver du fortfarande beställa en dator. Du behöver fortfarande ha en mobiltelefon. Du behöver fortfarande ha behörighet till produktionsverktyg och det behöver man också beställa. Det är ingenting som vi ännu kan gissa oss till eller kan få ur HR systemet. Vad man ska ha.
Erika Forsberg: Inte än.
Anette Matsson: Vi har en idé om det också framåt.
Erika Forsberg: Men skillnaden är väl framför allt det här som vi var inne på, att man behöver bara fylla i data på ett ställe. När du går in för att beställa en dator. Då hämtar du bara den data som redan finns om personen. Tidigare behövde du fylla i personnummer och namn och allting en gång till i det systemet.
Anna Carlsson: Ja, och det är lätt att det blir fel.
Erika Forsberg: Ja, det är lätt att det blir fel och det tar tid för chefen att behöva fylla i det flera gånger.
Anna Carlsson: Så har ni gjort integrationer då mellan de olika systemen? Alla.
Erika Forsberg: vi har integrerat HR systemet med det här beställningssystemet så det är utbyte av data i stort sett hela tiden.
Anna Carlsson: Har ni gjort det också, till exempel lönesystemet?
Anette Matsson: Ja, vi kör ju lön i HR plus åtta så den integrationen fanns ju redan på plats. Så vi har inte två skilda där.
Anna Carlsson: Nej. För det kan ju också vara ganska komplext i en sådan här värld att kunna integrera, men är integrerat i beställningssystemet som i sin tur integrerar till de andra systemen, eller?
Erika Forsberg: Ja precis.
Anna Carlsson: Ni berättade här innan att ni också hade bestämt dig för att lägga in alla konsulter i systemet. Även om man inte är anställd. Det har förenklat då antar jag också.
Erika Forsberg: Ja, och det gör ju också att man fyller i ett start och slutdatum på konsulten. Ska den förlängas? Då fyller du i ett slutdatum, ett nytt slutdatum. Då följer användarkonto, behörigheter, passerkort och det följer med på det nya slutdatumet. Från att du tidigare fick gå in i alla olika system och göra den här förlängningen. Det har ju underlättat mycket.
Anette Matsson: Det kan ju låta som ett enkelt beslut att man ska lägga in alla konsulter också i HR systemet, men det är inte helt självklart. För sitter man som HR människa så tycker man att konsulterna, dem behöver vi inte ha där. De har inte någon arbetsrättslig på samma vis inget ställningstagande till.
Anna Carlsson: Precis.
Anette Matsson: Inga Las dagar. Så HR är ganska ointresserad av att ha dem där. Lön är jätte ointresserade av att ha dem där eftersom de inte ska få någon lön. Det blir bara en massa fler personer i vårt system. Nej, det där var ju en liten resa ändå. Att få alla att förstå nyttan för företaget med och perspektivet. Inte om det blir lite krångligare för lön eller lite krångligare för HR alltså med flera personer i vyn. Utan att det faktiskt förenklar för chefen att ha alla sina. Oavsett anställningsform eller hur man betalar dem på samma ställe och inte har olika sätt. Om olika typer av personer som ska in och jobba i husen.
Anna Carlsson: Det här har jag sett en förändring som har skett på marknaden. Och egentligen så tänker jag att det kanske är felaktigt att vi kallar det för HR system, utan det borde vara ett medarbetarsystem. För det handlar ju om att ha kontroll över vilka som finns där, så att de har rätt tillgång och avslut och inte på något sätt kan få tillgång som de inte ska ha. Inte för att jag säger att ni har gjort något sådant. Men det förändras väldigt mycket och också för att vi måste se andra typer av medarbetare, kanske lite djupare in i vad de ska få lära sig, om det har koppling till lärande eller koppling till andra saker. Att det inte är så enkelt att bara säga de här anställda och de här är inte anställda utan det börjar luckras upp lite däremellan. Ser ni också det? Ser du det hos er?
Anette Matsson: Ja, absolut, det gör jag. Och inte minst kanske utifrån säkerhetsläge i omvärlden och så. Så blir våra säkerhetsutbildningar och det väldigt viktiga. Och vi har ju idag redan sedan tidigare en koppling ifrån just det medarbetarsystemet, om vi ska kalla det för det nu med vårt HR system till vår kompetensportal med interaktiva digitala utbildningar i. Och det ska ju alla gå. Alla som ska vistas i vår miljö och då behöver ju de finnas där och helst inte behöva läggas upp manuellt där heller. Och det behövs inte idag utan idag kommer ju de som ska vara hos oss arbeta. Vi myntade ju ett nytt begrepp för det har varit så svårt det här att använda det här med anställda och medarbetare var väl ganska okej. Men vi har myntat ett begrepp som heter SR medarbetare och då lägger vi ingen vikt i det. Om du är anställd eller om du går på kontrakt, eller om du är enskilt bolag med F-skatt eller om du är inne på någon annan form utav. Vi bryr oss inte om helt enkelt hur vi betalar de här personerna utan att de är in i våra hus. De ska ha passerkort, de ska ha behörigheter, de ska kunna använda vår utrustning och det ska funka i vardagen.
Anna Carlsson: Ska förstå sina skyldigheter.
Anette Matsson: Och ansvar. Precis, där och då hamnar man i medarbetarsystemet.
Anna Carlsson: Ja, ni får byta namn på det. Har ni något annat namn?
Anette Matsson: Nej, vi har ju inte det. Vi har väl hållit kvar i de gamla traditionella, men vi kanske ska byta det.
Erika Forsberg: Ja, men det var ju också en vinning i det här projektet att vi var tvungna att sätta oss ner och komma överens om olika benämningar, till exempel för att vi kallade saker för olika saker.
Anna Carlsson: Fast det betyder samma sak.
Erika Forsberg: Precis, bara begreppet befattning. Vad är det för något? Det lade vi många timmar på tror jag, i möten och liksom fastställa. Nu har vi väl en HR befattning och en.
Anette Matsson: Titel.
Erika Forsberg: Titel. Precis
Anna Carlsson: Så en jobbarkitektur behövdes också då. Eller fanns det redan?
Anette Matsson: Nej, den håller faktiskt fortfarande på att byggs parallellt samtidigt nu, så man kan säga att vi är ganska klara på befattningsnivå. Vi har inte riktigt hunnit slagit ihop våra befattningar till jobb familjer ännu, men det kommer vi att göra. Och till det här så insåg vi att i masterdata för persondata, där använder vi befattningen den som HR bestämmer vilka som finns på företaget och displayer den i de andra systemen. Så länge medarbetaren själv inte går in och talar om vad den har för jobbtitel. Så jobbtitel, har vi nu landat i att det är ett fritextfält. Och skulle någon skriva något otillbörligt i det fritextfältet? Det har varit en diskussion. Då är det chefens ansvar att säga: "Du får inte heta ninja krigare, för sådana ska vi inte ha på Sveriges Radio" eller vad det nu skulle kunna vara. Så nej.
Anna Carlsson: Det är så intressant det här. Det är samma diskussioner som dyker upp på alla organisationer, hur ska det se ut. Och nu då när vi kommer in och närmar oss nya regelverk som lönetransparensdirektivet och då är det här arbetet en jättebra grund som ni redan har byggt. Verkligen. Men några andra lärdomar. Vad har ni dragit för lärdomar? Vad har blivit nyttan för organisationen i sådana här summerande ordalag?
Anette Matsson: Ja, vem ska jag börja. Nej, men en lärdom kan jag säga. Och det är det här att man måste ha tålamod. Man tror att vissa saker ska gå att lösa jättesnabbt, och de kanske inte låter så stora när man har kommit i mål med dem, men det tar tid. Det måste förankras. Det måste få, det måste vara rätt tidpunkt. Det som kanske var omöjligt igår kan mycket väl vara möjligt idag. För att tiden förflyttar sig på olika sätt. Eller verksamheten för flyttar sig. Så tålamod och en stor gnutta envishet och att aldrig ge sig, tror jag.
Erika Forsberg: Och en annan del är just att avsätta tid för att kartlägga utmaningen och förstå behoven så att man vet vad det är man ska förbättra helt enkelt. Att ta fram ett tydligt mål så alla som är med vet vad vi jobbar mot.
Anna Carlsson: Jag brukar dra parallellen till när man ska måla om. till exempel jäkla jobbigt underlagsarbete. Men den är väldigt viktig att ha den där grunden klar.
Erika Forsberg: Och folk är ju oftast inte ovilliga till att samarbeta. Det handlar ju bara om att man får rätt förutsättningar att samarbeta. Då brukar det gå bra och det känner jag att det verkligen har gjort för oss i det här. Alla har tyckt att det var så roligt att vara med i projektet.
Anna Carlsson: Och de har fått avsätta tid eller?
Erika Forsberg: Precis.
Anna Carlsson: Har det funnits koder då att koda när man jobbar i projekt? Eller hur funkar det hos er?
Anette Matsson: Vi har inte någon form av uppföljning och intern debitering eller på det viset hos oss. Och så är det inte, utan det är mer att vi som är chefer i linjen. Varför säger vi? För att jag äger en del av de här medarbetarna som har fått ägna sig åt det här. Dedikerad oss till att faktiskt avsätta tid för våra medarbetare. Se till att de får tid för det här och inte drunknar i sitt ordinarie linjearbete. Det kräver en hel del aktivt planerande och arbetsledande i det, och det har vi ju haft också. Rätt chefer med oss idet här som har fått sätta till resurserna om jag säger så. Det har varit viktigt.
Erika Forsberg: Och inom IT så jobbar vi i team där man prioriterar vad det är man ska göra, så det här har varit en högt prioriterad aktivitet hos dem som har jobbat med det.
Anna Carlsson: Några andra saker som ni har som lärdomar och rekommendationer till andra?
Erika Forsberg: Jag tror en viktig del för oss var också just att vi bröt ner arbetet. Vi avgränsade mycket. Det kändes uppnåeligt med det steg vi tog oss an och gjorde. Och att ha ett fokus på nästa uppgift och att inte tänka för långt fram. Att man har en målbild långt fram. Man tar inte fram hela planen på en gång utan jobbar agilt helt enkelt och tar ett steg i taget.
Anette Matsson: Sen tror jag att kommunikation, att man hela tiden kommunicerar. Man tycker att man har sagt den här saken hur många gånger som helst. Men jag tror det här upprepning är verkligen kunskapens moder så att alla hinner höra, alla hinner förstå och ta in. Och kanske också kommunicera när man inte riktigt kommer dit man hade tänkt sig. Eller att man kanske till och med inte har något nytt besked. Det är också väldigt viktigt, för i bland kan det bli tyst när det tar lite stopp, och det tolkas ofta som att då finns det inte längre. Så det är väldigt viktigt att hålla den här kommunikationen igång.
Anna Carlsson: Ja, hela tiden.
Anette Matsson: hela tiden och kontinuerligt kommunicera. Även om man tycker att man låter som en raspig gammal grammofon skiva, säger jag som är så gammal.
Anna Carlsson: Precis! Ingen vet vad det är för något vi pratar om.
Anette Matsson: Men det hoppar och du säger samma sak igen och igen.
Anna Carlsson: Ja. Vad tänker ni nu då? Nu har ni fått prata om det här projektet. Jag tycker det låter verkligen viktigt för er organisation och för alla. Hur har ni gjort någon undersökning efteråt? Vad man tycker eller?
Erika Forsberg: Vi har väntat lite med det just för att det tar tid att komma in i nya rutiner. Och vi vill ju att det ska bli bra resultat. Så att vi har sagt att vi ska göra det här nu i början av året för att se hur cheferna uppfattar det nu. Om de märker av att det har blivit en förbättring.
Anna Carlsson: Men framför allt så om jag förstår rätt så har det blivit en förbättring i hela det gemensamma arbete som vi pratade om tidigare.
Erika Forsberg: Absolut. Vi har byggt många bra relationer och vi har ett fortsatt arbete. Vi är inte klara och det är jätteroligt fortfarande.
Anna Carlsson: Det tror jag kanske är en viktig. Det kan man ta som en avslutspunkt att man aldrig blir klar. Vad det gäller det digitala och data och de här. Det förändras hela tiden och man kan aldrig tro att man har gjort någonting som är klart, utan det är nog hela tiden att bygga på och förändra. Men tack så jättemycket för att ni kom hit och ville dela med er av hela den här resan. Jättespännande!
Erika Forsberg: Tack för vi fick komma!
Anette Matsson: Tack! Får man tillägga en sak?
Anna Carlsson: Ja, absolut.
Anette Matsson: Ja, jag skulle bara vilja säga det, att Sveriges Radio fyller 100 år i år och vår första sändning gjordes 1925 1 januari. Så det kommer vi att uppmärksamma i alla våra olika program. Så välkomna! Lyssna också på Sveriges Radio.
Anna Carlsson: Ja men jättehärligt! Tack så mycket!
