Veckans och säsongens femte avsnitt är sponsrat av Hailey HR, och denna vecka möter vi Kristian Randel - Chief HR Officer på Fellowmind i Sverige, och Jenny Clark - Sales Manager på Hailey HR. De berättar om hur Fellowmind framgångsrikt implementerade Hailey HR, med fokus på användarvänlighet och processoptimering. Genom att använda Hailey HR har de lyckats automatisera och effektivisera HR-processer som onboarding, lönehantering och mycket mer. De betonar vikten av enkla och strukturerade HR-processer, och belyser fördelarna med att anpassa systemet efter medarbetarnas och chefernas behov.
Lyssna på avsnittet för att ta del av Fellowminds framgångshistoria och hur Hailey HR har varit en viktig del på deras resa!
Ni som är nyfikna på Hailey HR kan läsa mer här.
Transkribering av avsnittet:
Anna Carlsson: I veckans sponsrade avsnitt från Hailey HR får du ta del av den intressanta historien om Fellowmind - ett IT-konsultbolag som levererar tjänster på hela Microsofts affärsplattform vilket kanske gör att du förstår vilken kategori medarbetare de har - de svårflörtade techresurserna. Att i en sådan organisation skapa ett högt medarbetarengagemang - ett eNPS på imponerande 61, låga sjukskrivningstal och dessutom låg personalomsättning, är ganska ovanligt.
Ett viktigt verktyg i det arbetet är att de valt att implementera det heltäckade HR systemet Hailey HR. Fellowminds CHRO Kristian Randel beslöt att ta in Hailey HR tidigt i Hailey’s utvecklingsresa där Fellowmind fått möjlighet att vara rådgivare i hur systemet har utvecklats, till det Hailey HR som finns idag. I slutet av avsnittet berättar också Kristian om affärsvärdet som kommit från att ta in Hailey HR. Från Hailey hör ni Jenny Clark försäljningschef i Sverige.
Anna Carlsson: Välkomna till HR digitaliseringspodden Kristian och Jenny!
Kristian Randel: Tack så mycket!
Jenny Clark: Tackar!
Anna Carlsson: Ja, nu ska vi framför allt till att börja med få höra lite grann om din organisation och allt det där bra ni gör hos dig Kristian. Och sen gör ni mycket tillsammans med Hailey, och därför är du här också, Jenny.
Anna Carlsson: Men vi börjar med presentationer. Så Kristian kan inte du berätta vem du är? Hur det kommer sig, att du är där du är?
Kristian Randel: Ja, men absolut! Jag heter Kristian Randel. Jag är Cheif HR Officer i Fellowmind i Sverige. Vi är ju en del av en större koncern med ett par 1000 anställda i norra Europa, och jobbar i Sverige. Vi är 450 anställda nästan idag och jag var med och byggde upp det här. En del av den svenska delen där vi var 20 anställda 2008. Så att det har varit en väldigt, väldigt spännande resa och är en väldigt spännande att resa.
Anna Carlsson: Och personligen då?
Kristian Randel: Ja, jag är 48 år gammal. Jag bor nere i Skåne på en hästgård tillsammans med min fru Sara och våra två söner, som är 12 och 15 år gamla just nu. Jag är uppvuxen där och utgår idag från vårt malmökontor. Det är väl jag som privatperson. Jag är väldigt musik och väldigt arkitekturintresserad.
Anna Carlsson: Och inom HR då, hur hamnade du i rollen som du har?
Kristian Randel: Det är en bra fråga. Den får jag ju titt som tätt och det är ju som mycket annat i livet skulle jag säga, det är mycket bananskal. Så att jag egentligen civilekonom i grund och botten, och jobbade under 10 år ungefär som konsult inom bland annat affärssystem och sådant som Fellowmind levererar idag, som konsulter. Och när vi var ungefär 25 personer så startade jag upp ett traineeprogram för oss på den tiden, och sen har det egentligen bara gått därifrån. Och idag har jag ett team hos mig på ett antal personer som jobbar, jobbar med HR och stöttar våra chefer och medarbetare.
Anna Carlsson: Så från ekonom till HR. Fast det är inget långt steg, det är ganska vanligt faktiskt. Om man tittar utifrån vad man brukar ha så är det personalvetare programmet men nummer två, det är ju ekonomi.
Kristian Randel: Jag skulle säga det. Jag har stöter ganska ofta på folk som jobbar, branschkollegor som har just ekonombakgrunden. Jag tror att den är väldigt, väldigt viktig. Jag är otroligt syftes- och affärsdriven i allting det jag gör. Det tycker jag att alla ska vara som jobbar med HR såklart. För mig är det väldigt självklart och det tror jag har varit en framgångsfaktor för oss också, att ligga väldigt nära verksamheter.
Anna Carlsson: Men berätta lite mer om verksamheten. Vad är det för typ av anställda? Hur är ni strukturerade?
Kristian Randel: Ja, men Fellowmind idag, 2200 anställda finns det i ett antal länder då i norra Europa. Och vi jobbar med Microsofts system. Så deras affärsplattformer är det vi jobbar med. Implementera systemet för våra kunder på det som kallas för dynamics 365. Så det är affärssystem, det är BI det CRM:s och säljstöd och allt mellan himmel och jord. Mycket integrationslösningar. Vi har konsulter hos oss som är rätt så mycket mer specialister nu kanske än vad man var förr. Jobba konsultativt, vi har massa systemutvecklare och arkitekter och konsulter av olika slag. Väldigt många akademiker och i grund och botten. Många ekonomer, ingenjörer, lite datavetenskap och liknande också.
Anna Carlsson: Sen glömde ju jag, att jag skulle ju introducera dig också innan vi gick in på organisationen Jenny, så du får sitta här alldeles tyst. Du måste ju först få berätta vem du är, så kan vi komma tillbaka med lite fler frågor.
Jenny Clark: Jag är aldrig tyst, så det är bara bra att jag får vad var det ibland också.
Anna Carlsson: Men vem är du då?
Jenny Clark: Jenny Clark heter, jag jobbar som Sales Manager på Hailey HR. Jag bor i Hudiksvall och har jobbat som säljare innan jag gick in i rollen som Sales Manager, nu när vi växer. Jag har jobbat i Stockholm i många år tidigare. Men har bott i Hudik ett par år och är jätteglad för att vara med på den här resan från vårt lilla minikontor från Hudiksvall då.
Anna Carlsson: Så ni har ett litet kontor där? Eller är det hemmakontoret?
Jenny Clark: Nej det började med mig. Men nu är vi faktiskt 6 personer i Hudik så att nu har vi ett litet satellitkontor där i metropolen Hudiksvall. Annars är jag mycket nere i Stockholm såklart också då, där vi har huvudkontoret.
Anna Carlsson: Har ni fler kontor i andra städer också?
Jenny Clark: Inte i Sverige. Vi har kontor i Oslo och i Berlin annars, och sen bearbetar vi andra marknader från Stockholm då.
Anna Carlsson: Ja, men då kommer vi tillbaka. Sorry för det, jag är så intresserad av att höra vad Kristian har att säga. Men tillbaka till, ni är alltså konsulter?
Kristian Randel: Precis.
Anna Carlsson: Hur är ni strukturerade? Är ni traditionellt strukturerade med hierarkier och liknande eller vad skulle du säga?
Kristian Randel: Man skulle kunna säga att det är en blandning. Det är en väldigt intressant fråga, och det är ju det är en sådan fråga som man ställer sig idag. Om man hade gjort samma sak igen, och liksom startat upp bolaget från scratch till 400 eller 450 personer. Om man har gjort likadant och så? Men vi är ganska traditionellt uppbyggda när det gäller våra hierarkier. Försöker ha så egentligen korta informations- och beslutsvägar som möjligt. Vi Jobbar väldigt mycket med transparens ifrån vår svenska VD och våra vise presidence för våra områden, och liksom ut i organisationen för att hela tiden höra vad folk tycker och tänker om oss. Men, vi jobbar ju också väldigt mycket på projektbaserat. Så tar man våra kunder till exempel så kan det ju vara så att vi sätter i gång ett projektteam på 20 personer som jobbar i flera år mot samma kund. Och då jobbar man ju liksom i det projektteamet snarare. Så därför är det ganska blandat. Vi jobbar ju med en hel affärsplattform för Microsofts räkning mot kunder. Så att då behöver vi också kunna leverera tillsammans. Så tillsammans är ett grundord för oss.
Anna Carlsson: Så det är en mix av både traditionella och projekt relaterade?
Kristian Randel: Det kan man säga att det är, precis.
Anna Carlsson: Hur ser HR organisationen ut som stöttar det här då?
Kristian Randel: Det är också en bra fråga. Jag har ju varit väldigt mån om från början att våra chefer måste vara våra medarbetares största och främsta stöd. Liksom att en chef måste kunna odla en bra relation med sina medarbetare. Så mycket för mig i mitt team handlar ju om att supportera våra chefer, och indirekt naturligtvis medarbetarna. Men det har varit en väldigt bra framgång för oss. Vi jobbar mycket specialistbaserat numera. Jag har ju gått vägen själv, att vara 110 % generalist och allkonstnär, och det är väldigt roligt att jobba så i HR. Det är kul att öppna rekryteringsblocket att göra det, och sen så upp igen och sen så jobbar man med arbetsmiljö och sen jobbar man med någonting annat. Men det blir inte så effektivt. Så att jag har hos mig ett rekryterings team på 3 personer som sköter rekrytering till oss, som är superdedikerade. Otroligt duktiga relationsbyggare. Och jag har ett par HR-specialister som jobbar med till exempel då masterdata och HR system och annan typ av stöttning till vår medarbetare och chefer.
Anna Carlsson: Och under den här uppbyggnaden någonstans så behövde ni ett HR system. Vad var det som drev det?
Kristian Randel: Ja, det är ju så att i ett växande bolag så tror jag att man ofta ställer sig frågan. Har vi rätt systemstöd internt? För det är ju sin sak vad vi erbjuder kunderna. Och det är inte alltid så lätt att får gehör för det heller. Utan man sitter med sitt Excel ark som jag tror alla har gjort någon gång i tiden och liksom, här har vi våra anställda, här är de. De får fler och fler kolumner och fler och fler rader och sen plötsligt, klipp till nästa scen så inser man att det går ju inte att göra så här längre. Excel är ju egentligen världens sämsta verktyg för att man missbrukar det så kopiöst.
Anna Carlsson: Ja alla gör det, även jag.
Kristian Randel: Nej, men så är det ju. Så att vi började ju titta på HR system för jag skulle säga, från början är det nog 3–4 år sedan. Och sen så börjar vi på riktigt liksom gå in i den marknaden för 2 år sedan lite drygt tror jag, 2,5 kanske. Och har ju sen dess varit kund hos helio köra helg som HR system.
Anna Carlsson: Och vad var det som gjorde att ni hamnade där? Vad var det för drivkrafter utifrån vad era behov och vad ni vill uppnå med systemet?
Kristian Randel: Men jag tror så här. Att jag kommer från konsultsidan och har både för och nackdelar. Jag tror de fördelarna jag har haft med mig därifrån har varit att man har en bra förståelse för hur systemleverantörer funkar, och vad man som kund bör titta efter. Och där och då för oss så var det ju viktigt att hitta ett system som vi kunde växa i. Marknaden är ju enligt min bok i alla fall lite fragmenterad. Det finns en del stora, mer större drakar och sen finns det lokala spelare. Så brukar det vara på de olika länderna och marknaderna. Men vi insåg ganska snabbt att vi är idag 450 anställda. Jag tycker fortfarande vi är små och väldigt familjära.
Anna Carlsson: Det tror jag inte många tycker.
Kristian Randel: Nej, jag, jag är fullt medveten om det. Men jag har liksom det som ett mantra i huvudet, att vi vill vara det här. Liksom arbetsgivarna att känna sig hemma hos. Och då är det också viktigt att om vi går i bräschen för teknik och digitalisering hos våra kunder, så måste vi göra det internt. Så att för mig var det ju väldigt viktigt att hitta ett system som var, inte bara snyggt naturligtvis, utan som var väldigt, väldigt flexibelt. Och då menar inte jag anpassningsbart i kod utan liksom att vi kan växa i. Ett system där vi ser att vi har en partner som vi kan kroka arm med och som har en roadmap som passar oss. Som inte är ett system som finns här idag som finns och sedan inte finns mer. Utan en leverantör som verkligen förstår HR också. Så att det var ganska många av bitarna som behövde falla på plats och det var ett ganska enkelt val om jag skulle riktigt ärlig. Det kan jag säga.
Jenny Clark: Men jag tänker där också Kristian, ni kom ju in väldigt tidigt i vår utveckling. Vi är ju ett ungt bolag fortfarande, så att se en kund som vågar satsa på modernt, användarvänligt och vilka kanske vi var som bolag eller plattform redan då. Det är ju jättekul att se var vi är idag tillsammans. Vad vi har åstadkommit under de här åren. För det var ju tidigt ni satsade.
Kristian Randel: Det gäller jag med dig om. Och jag tror så här också. Det är klart att vi gjorde en riskanalys över det, liksom vad har vi för risk att gå in i det? Men jag tror det hade varit annorlunda för oss som vi hade haft ett system och bytt. Då har man lite annan ställning. När vi gick med er från 3 bolag i Sverige som gjorde en integrationsresa, hade inga system, hade ganska röriga masterdata eller i alla fall utspridd. Så var det väldigt självklart utifrån den aspekten, också som vi har pratat om innan processer. Alltså HR är ju väldigt mycket processbaserat. System är ju sällan det. System är väldigt funktionsbaserade, och det var ju en superviktig grej när vi gick in i Hailey. Det är ju egentligen hela worksflow hanteringen. Och där vi, där jag i alla fall kände tidigt att de fattar HR. De förstår vad vi pratar om för någonting och de är väldigt intresserade av ämnesområdet. Och det var väl liksom helt avgörande skulle jag säga.
Anna Carlsson: Jag tycker det är jätteintressant. Just att du nämner också vad ni gör och vad ni stödjer era kunder med. Och att det ska finnas en likhet mellan hur man då upplever som anställd. För det blir ju väldigt konstigt. Jag har ju varit i många bolag där man har en total diskrepans mellan. Ja, men det här vi är supermoderna. Men hur vi gör det här med medarbetar bemötandet? Nej, det lägger vi inte några pengar på. Och då blir det ju väldigt, ja inkonsekvent.
Kristian Randel: Jag håller helt med dig. Och vi pratar mycket om att "the audio must match the video" i Fellowmind. Och vår svenska VD pratar mycket om det också. Just det här med att om vi säger någonting så ska vi faktiskt leva efter det själva. Och det för mig är ganska självklart. Och det är ju inte bara med Hailey. Det är ju andra system i vår flora där vi ligger väldigt långt fram i digitaliseringen i Sverige. Där vi liksom bytte TA system och vi kör winning temps och pulsmätning och det har vi kört i ganska många år. Och där vi verkligen känner att vi ligger i framkant. Och verkligen hör vad våra användare vill och behöver liksom.
Anna Carlsson: Och en annan sak att tänka på också. Det här med att ni vågade ge er in i det tidigt. Det är någonting jag skulle vilja uppmana att man gör mer. För att det är, jag menar de nya systemen och nya lösningar som kommer på marknaden. Man kan för det första inte bemötas och ställa lika stora krav, Men samtidigt så får man en helt ny teknologi, som har lärt sig av alla andra.
Kristian Randel: Jag håller helt med dig om det, och det var så var det ju när vi tittade på system också. Det är ju ganska lätt att köra. Du vet ju själv som konsult, man kan köra en fin demo, fina PowerPoint och så när man börjar skrapa på ytan och börja titta på det ur ett användarperspektiv. För mig så var ju det också en sådan sak som man upptäckte ganska snabbt. Att marknaden är fylld, eller ja ganska fylld med system som har nått sin pik. De måste göra om de om det ska bli modernt. Och då menar jag inte bara gränssnittsmässigt utan även rent strukturmässigt.
Anna Carlsson: Jag brukar prata om det teknologiska arvet som man har med sig från historiskt. Men vi kommer tillbaka lite mer för jag tänker så här att vi ska prata om både vad ni har uppnått och vad ni faktiskt använder det till. Men vi kan väl prata lite Hailey först då. Så vad kommer Hailey HR ifrån och hur blev det så att man tog fram det här systemet?
Jenny Clark: Ja. Nej men våra grundare är entreprenörer ut i fingerspetsarna och de letade HR system till sina egna bolag, och har köpt massa HR system genom åren. De upplevde till slut att systemfloran blev extrem. Man skulle ha 7 till 10 olika system för att leva upp till den kravställning de hade på vilken digitalisering de ville göra för sina medarbetare. Det var väldigt dyra system, det var väldigt svårt administrativt att underhålla systemen. Implementationerna var också väldigt omfattande och krångliga. Så att de som entreprenörer som de är, om de har svårt att hitta då bör ju andra också ha svårt att hitta. Så då föddes Hailey egentligen. Så man började med några kunder. Vi jobbar väldigt nära våra kunder, så att man började med en väldigt liten produkt och började kolla, okej men vad behöver vi göra mer? Ja, men vi måste kunna logga in. Okej, vad skulle man ha gjort när man kommer in? Så att vi har jobbat från en miniminivariant till där vi är idag, och fått förtroende på vägen efter GDPR kom.
Anna Carlsson: Så vilket år började man?
Jenny Clark: Ja man grundades 2020, så att vi är drygt 3 år gamla. Så det har gått väldigt fort. Men samtidigt så när vi pratar om den här nya tekniken att vi har ju ett jättevärde i att vi använder den nya tekniken. Vi använder en ny typ av arkitektur och ett tänk att jobba med systemutveckling för att inte hamna där många av andra system hamnar. Att man inte kan utveckla sig vidare. Så vi jobbar med mikrotjänster. Vi har anpassat in då efter GDPR så att allt är mappat för det. Så att vi liksom försöker ha med oss det från grunden då. Och sen det här att försöka få så många system som möjligt att ha en master, masterdata i vår fokus. Att ha en sanning och sen integrera det i stället till Microsoft eller Google eller till lönesystemen eller till övriga plattformar eller verktyg som man använder. Så det är därifrån vi kommer. Och vi ville bygga ett HR system som både HR och medarbetarna faktiskt vill använda. För där finns det en diskrepans idag. Det finns massa funktioner i alla HR system, men hur stor del faktiskt används? Och hur stor del uppskattas? Och hur förstår man de här olika funktionerna?
Anna Carlsson: Och det kan man ju tänka att de första HR systemen som kom de var ju byggda för HR skull. Det handlade ju ingenting om medarbetar det har ju kommit på. De senare åren just att man vänder på det här och tittar utifrån medarbetarens perspektiv, kanske först eller chefernas perspektiv för att det är ju de som får den stora arbetsbördan, så det är ju en otrolig fördel att kunna få bygga det utifrån det.
Jenny Clark: Ja, användarvänligheten är ju vårt A och O. Alltså simplicity är ju vårt grundord. Vi vill ha en komplex backen, en komplex baksida med hur vi jobbar med tekniken, eller vilken typ av avancerad uppsättning vi jobbar med. Men det är ju för att det måste vara 1, 2 klick. Det måste vara så enkelt som det bara går för annars kommer det inte användas, och det vet vi. Jag vet inte om du har erfarenhet av det med system?
Jenny Clark: Jo men jag sitter och flinar lite grann för det är ju naturligtvis så, så är det ju alltså. Man har ju ett attentionspan som inte är så stort. Det är ju även så för mig såklart. Och jag vill också knyta an till det också, att det var ju det vi märkte när vi började titta och själva klicka runt och dema systemet. Det var ju just att det har väldigt mycket funktionalitet. Men det är inte så komplicerat och det tycker jag är väldigt bra. Och sen upptäckte jag ju också snabbt att i min roll så är det ofta man får frågor på inte det som är idag, utan hur såg det ut för 2 månader sedan? För ett halvår sedan? För 2 år sedan? Och just den. Nu blir det kanske tekniskt, men det eventbaserade sättet att bygga system på, där vi alltid har transaktioner på allting som händer. Så data finns alltid där, och det är en sådan otrolig styrka.
Anna Carlsson: Så du menar att när du utvärderar, det fanns inte i de äldre systemen?
Kristian Randel: Nej, det gjorde du ju inte. Och sen så som jag sa tidigare, vi tänker mycket process. Så tittar man rent effektivitetsmässigt så kan man ju säga det att, jag pratade med en av mina kollegor, en av mina HR-generalister. Och jag tror att hon sa till mig att hon hade 140 worksflows i gång ungefär samtidigt nu. Där hon ju får stöttning i Hailey för allting som ska hända i våra workflows. Det är ju helt omöjligt att göra när vi tar emot så mycket nyanställda hela tiden. Alltså vi har ju liksom extrema effektivitetsvinster idag också.
Kristian Randel: Innan vi pratar värdet, vad använder ni? Vad är det som är viktigast? Ja, men workflows då.
Kristian Randel: Man kan säga det är att det finns en röd tråd i detta. Det vill säga från det att vi har signerat ett nytt avtal. Och då menar vi, vi räknar väl kanske ha signerat 90–100 avtal i år i alla fall kanske, någonstans där. På nya anställningar så finns ju allting o Hailey för oss. Det vill säga att från avtalsskrivning med alla avtalsmallar där vi vet att allting blir rätt från början. Så att det inte finns en massa versioner av det i någons dator liksom. Till att vi hjälper till att onboarda våra nya medarbetare via våra worksflows med tasks till alla människor som ska göra någonting, en chef eller jag eller någon annan. Och sen så hanterar vi ju våra medarbetare genom hela livscykeln i systemet. Det vill säga allting som finns knutet på en medarbetare. Om det är ett dokument i ett avtal eller ett sjukskrivnings dokument eller om det är ett utvecklingssamtal eller vad du vill. Så har vi det på respektive medarbetare. Vi jobbar ju otroligt mycket med det under hela livscykeln på våra medarbetare.
Anna Carlsson: Är det någon speciell? Ja, du nämnde ju worksflows. Men vad är det något så här speciellt?
Kristian Randel: Jag ska berätta det. Jag har väldigt roligt exempel som jag brukar säga. Det är att första gången man går in på ett på en på en person i Hailey för att titta på kompensationsfliken, och så här vad tjänar folk? Så är lönen utblurrad, så du kan inte se den. Så du kan sitta i ett öppet landskap och faktiskt titta på känsliga data utan att det syns. Och när jag klickar på de, då rensas det bort så ser jag vad lönebiten är. Det är en sådan liten skräpsak egentligen, men där man inser att här har någon tänkt till. Och sådant stöter jag på nästan varannan vecka känns det som. Jag går in i Hailey och tänker, det här har inte jag sett innan? Gud, vad smart. Liksom då har de hittat på en grej till.
Anna Carlsson: Men ni som tidig kund i det här. Ni har jobbat tillsammans en hel del också då?
Kristian Randel: Det har vi ju. Vi har ju haft förmånen att göra det och det är klart att som gammal konsult så är det ju lätt att man sätter i gång sin egen hjärna när det gäller liksom, vad skulle man kunna göra det här systemet för någonting? Så vi har haft förmånen att få lov att jobba lite grann tillsammans med Hailey också när det gäller vissa moduler. Inte utifrån ett Fellowmind-perspektiv, utan snarare utifrån ett mycket bredare HR perspektiv. Men vi har försökt att bjuda tillbaka på vår erfarenhet när det gäller rent operativt. Hur gör man saker och hur funkar det i olika processer?
Jenny Clark: Och där var det ju till exempel lönerevisionen som vi har byggt in i systemet, att skippa Excel filerna. För det är ju att skicka runt med rättigheter, och vem får se vad? Och lönerevisionen är en jätterisk säkerhetsmässigt, som alla gör i Excel. Och sen byter någon chef mitt IPD. Och det är så här, den funktionaliteten där var ju Kristian och hans team väldigt generös med sin erfarenhet av hur man jobbar idag, eller vilken effekt man hade velat haft eller så där. Så att vi har ju också fått jättemycket feedback från Kristians team som är väldigt kunniga inom både HR, och inom IT vilket har gjort att det har varit ett superbollplank för oss att testa ny funktionalitet. Vi har byggt OKR:s nu, där ni var väldigt tongivande i det. Så att jag tror att vissa är ju features säger OKAR:s och mål. Det är en feature. Lönerevisionen är en feature. Men jag tror att det som vi också gör på Hailey, vi kanske inte har alla features. Men du kan göra det mesta med egna fält, med worksflows, med triggers. Så jag tror att vi bygger en plattform där du får nästan sätta, vad vill du ha för effekt? Och sen kan vi sätta upp det på olika sätt med, ja men då gör vi ett eget fält med datumtrigger som gör ett workflow som säger att vi ska signa ett dokument. Så att man får liksom se helheten lite i det där.
Kristian Randel: Jag håller med, och det fick vi också lära oss kan man ju säga. För det är ju lätt att tänka eftersom du säger, att nu vill vi ha en specialmodul för oss. Men via worksflows kommer man ju komma runt väldigt mycket på ett väldigt smidigt sätt. Och sen ska jag också säga då, ta då lön som exempel för att alla tycker det är jobbigt med lönerevisioner. Och det har ju blivit en fantastisk modul när det gäller just datorsäkerheten. Inga omskickade Excel ark som kommer på vift eller lösenord som inte finns längre och som glöms bort och allting, utan allting finns i systemet. Allting händer där, alla tester görs där. Och det görs på ett korrekt sätt med flera testnivåer och så vidare. Men, vill jag bara gå in och ändra lönen på någon? Ja då kan jag göra det i stället, om jag nu inte vill ha en hel process för det. Så att det är ju väldigt flexibelt på det viset.
Jenny Clark: När du frågar om varför vi finns och så där för att alla HR system säger ju att de har onboarding. Alla HR system säger att de har dokument och ett medarbetssamtal. Men jag tror vi jobbar med så nära med våra kunder här. Hur gör man en onboarding? Vad kan hända under en onboarding? Någon kan sluta. Vad ska trigga vad? Vad är manuellt? Vad är datum styrt vs vad är händelsestyrt vs vad är något annat? Så att jag tror att för oss, jag som säljer HR system och möter många kunder som tycker är jättesvårt att köpa HR system. Jag har full respekt för att alla säger i stort sett samma saker. Men det är ju där vi vill gå in och liksom se hur kan man göra det här? Och vi erbjuder demokonton, vi kan sitta tillsammans, man kan få trycka själva. För att det är en djungel där ute. Jag tror att det finns väldigt många som säger samma saker, men sen är frågan hur djupt man ska gå in på de olika områdena? Men djupet krävs även om man är så här, "vi är ett bolag som inte behöver så mycket". Men vill man väl fortfarande inte att det är enkelt? Och att det funkar över tid? Så att det är en balans där.
Kristian Randel: Ja men sen tror jag också som användare av system så är det ju också väldigt trevligt att. För Hailey blir det lite grann som Spotify i den bemärkelsen att det händer mycket ganska ofta, det vill säga att ni jobbar sprintbaserat och liksom utvecklar saker hela tiden. Så du behöver inte sitta där och vänta på 3 månader till så ska vi komma en ny uppdatering. Utan det händer lite pö om på. Det tror jag är rätt sätt att göra det på också. För de som användare så blir det ju liksom en spännande del också av att veta att det händer grejer hela tiden. Det var ju också viktigt att förmedla när vi valde systemet. Det är ju inte det systemet vi köper idag som är det vi har imorgon, eller i alla fall vill jag inte att det ska vara så. Utan vi vill ju ha en utvecklande produkt.
Anna Carlsson: Så att jag får lite uppfattning att det är lite grann att, ja men då kan man bygga själv, saker som man vill ha. Och sen börjar ni samla ihop det och göra någon modul kanske då utifrån det? Är det så som utvecklingen har gått till nästan?
Jenny Clark: Ja, det beror på. Vi bygger på kundkrav, vilket innebär att vi lyssnar in hela tiden för en customers access som jobbar väldigt nära. Hos oss har man ju en dedikerad costumer success person som man jobbar väldigt nära. Nu fokuserar vi på det här. Så de blir ju best practice stödet i systemet. Eftersom det är väldigt flexibelt så vill man ju säkerställa att man har en partner som kan hjälpa en att navigera det här, och veta hur man planerar och så där. Men sen så är det så att om vi hela tiden rekommenderar en kund att göra ett eget fält med det här, fast det är egentligen inte till för det. Men det går att göra det. Ja, men då måste vi bygga en funktionalitet för det. För det är ju mycket så vi har jobbat ju, att så här men nu verkar vi att alla verkar lägga egna fält på utbildningar till exempel eller kompetenser, men det är inte riktigt gjort för det. Ska vi inte bygga kompetenser då i stället? Så att det kommer ju med hur kunderna använder systemet, hur de vill använda systemet och vad vi känner att vi vill. Så här, det kommer nya saker hela tiden som vi vill vara med på tåget. Så att vi har ju alltid vårt eget öra mot marken, men självklart ut mot potentiella kunder och befintliga kunder så att vi förstår marknaden.
Anna Carlsson: Men täcker ni alla HR? nej. Svårt att säga nej, men är det några områden som ni har valt att inte ingå i er produkt?
Jenny Clark: Ja det måste det ju vara, vi behöver sätta ramar liksom. Vi har ju gett oss från i början av att vara core HR masterdata, det vill säga nu har vi från anställning. Vi har inget rekryteringssystem, utan vi anställer via Hailey och vi hämtar in personuppgifter, skickar ut avtal, preboarding, onboarding medarbetarsamtal, lönerevision, mål, certifikat. Och sen all masterdata däremellan. Vad är det för typ av förändringar som lön behöver? Vad vill vi tracka på? Risk of leaving kanske, det vill vi alltid se varje månad vad som har hänt. Så att det är mycket datahantering och analytics skulle jag säga. Och sen så har vi ju visselblåsning nu också som vi också erbjuder gratis om man vill ha bara den. Så att man får tillgång till plattformen. Så det har ju varit viktigt nu att informera de mindre kunderna, att det är lägre. Så att det vi har sagt, jag skrattade åt det innan för jag sa till Kristian, jag hade tydligen sagt till honom innan. Att LMS kommer vi inte göra, alltså learning managementsystem. Men så här, vi börjar lyfta på alla stenar. Ja, jag ska inte säga att vi kommer göra det, men jag ska heller inte säga att vi inte kommer göra det. För att vi är där våra kunder är och känner vi att vi har täckt de andra lådorna. Men då kollar vi åt alla håll just nu där våra kunder vill att vi kollar. Vi byggde ju service till exempel, fast att vi vet att många har ett annat undersökningsverktyg, men många hade också inte det. Så då är det så här ja, men då adderar vi det till vår flora. Så att jag på det här bolaget vågar inte jag säga nej längre. Jag hade tydligen sagt det.
Kristian Randel: Ja exakt. Men jag tror att det är väl också ett tecken på något, det vill säga att man har ett agilt arbetssätt utifrån marknaden också. Jag menar, tar man just LMS som ett exempel så skulle jag vilja säga att för mig som användare så är det ju rimligt att man har det i ett HR system. För att där har du all grunddata ändå, med vem är det vi pratar om? Och vem har vi utbildat och så. Men sen tycker jag också som användare får man ju också ha respekt för att, det är sällan bra att köpa ett system som ska fixa allt.
Anna Carlsson: Det blir lite mellanmjölk.
Kristian Randel: Då blir det mycket mellanmjölk så ja, jag tycker att där måste man hela tiden titta på gränsdragningarna. Det tycker jag är rimligt när det blir konstant.
Anna Carlsson: Och då är det tillbaka igen om man inte har så höga krav på just det området. Är man specialiserad? Det är ju varje val man ska göra, är det här en plattform för oss generellt? Men vi behöver det här som är unikt. Men då har ni valt inte ATS då i eran plattform helt enkelt?
Jenny Clark: Precis. Om du frågar mig idag.
Jenny Clark: Men du sa learning också nu då? Eller skills?
Jenny Clark: Ja, det är ett område vi har touchat på. Vi har lagt in certifikat och att man kan få påminnelser, när man gick det och så där. Och vi kan öka med egna fält och påminnelser, eller man kanske vill att vi internt på Hailey lägger upp vilka som har gått vilka GDPR utbildningar, för att vi har det i vår policy internt. Så att man kan använda Hailey till väldigt mycket. Men sen som du säger, vissa väljer att ha ett LMS för att bygga egna utbildningar med liksom olika delar, men då kan man använda det. Men vi försöker vara liksom grunden precis som du säger, vi vill vara base. Vi ser ju Hailey som steg ett. För att nu det många kunder har gjort är ju att köpa edge liksom i vartenda område, men man har ingen masterdata system. Så då hamnar man i en liten tokig situation för då ska du uppdatera alla de här 12 systemen. Med vilken masterdata? Och någon ska uppdatera det och så där så att ja.
Kristian Randel: Och det tror jag, det är ju också väldigt viktigt att påpeka det att i grund och botten är det ett masterdatystem. Vi bestämde oss väldigt tidigt för att nu får det här vara mastern på riktigt. Det vill säga att vill vi ha data på en medarbetare någon annanstans, då får vi hämta ut det därifrån. Alltså, det är ju väldigt att vi integrerar med med Hailey om i princip vad som helst ska säga. Men att man gör det så, alltså att man inte dubbelregistrerar eller hanterar det på flera olika ställen. Till exempel payroll, att har man ändrat lönerna? Ja, men då är det ju Hailey och det är därför man plockar ut det till vårt paywallsystem.
Anna Carlsson: Men vad har hänt nu när ni har använt Hailey? Vilka fördelar? Vilka förändringar har ni gjort?
Kristian Randel: Det som är rätt roligt är ju så här. Min resa då vi var 20 anställda 2008 och fram till att man är ungefär 100 anställda så kunde jag mentalt i min hjärna liksom flyga runt på våra kontor och liksom peka ut vad folk satt och vad de hette. Så hade jag blivit av med det här i Excel arket så hade det inte gjort så mycket. Vi kunde nog nästan lönerna i huvudet också på folk. Men sen är det ju som så här, 150 anställda, 200 anställda, det går ju inte längre. Så jag skulle säga det att, en grej man kanske glömmer bort. Det är ju datasäkerhet och GDPR som vi ju har väldigt höga krav eller hårda krav på oss. Och det måste man ju bara ha koll på. Det görs ju automatiskt liksom. Man kan ju sitta ibland en helg och undra, men var tog den datan vägen? Just det den rensades automatiskt. Vad bra då slapp jag göra det. Men för mig ur mitt användarperspektiv så handlar det ju väldigt mycket om analytics hela tiden. Och det är just att veta om och ha stöd i att allting är som jag vill ha det, och är strukturerat som jag vill ha det. Och att jag hela tiden kan svara på frågor. Vår typ av bolag i vår typ av koncern som hela tiden växer så kommer det helt nya krav hela tiden. Och det gör ju att vi som kund använder mycket kastornfält i Hailey för att kunna spara just vår data som ju som kanske inte alla andra kunder har knutit till en medarbetare. Så att för mig har det blivit stor skillnad. Och som sagt mina kollegor som är inne där och jobbar och mer operativt sparar ju enormt mycket tid. Jag hade inte riktigt förstått det från början om jag ska vara riktigt ärlig.
Anna Carlsson: Har du några bra, några konkreta exempel på det?
Kristian Randel: Ja, men jag skulle ju säga att jag har ju en kollega som är ansvarig för all masterdata, som är systemansvarig för Hailey. Och det jobbet hon gör idag på 450 anställda, det gjorde hon ju själv innan Hailey i Excel hela tiden så att säga. Och det hade ju aldrig gått. Jag hade fått ta minst en heltidsanställd till som bara jobbar med den typen av uppgifter. Alltså allt det här tajmandet och fixande och trixande som var workflows gör automatiskt just idag, även om måste hålla koll på att folk gör saker såklart. Men att ha den backbonen att luta sig på är ju fantastiskt. För upplevelsen också för våra användare. Det är också en sådan grej. Jag tror alla i min roll brottas med en onboarding process. Är man någonsin nöjd över den? Är den färdig liksom? Men vi har kommit så himla långt i att allting är kvalitetsmässigt på plats nu, och det fungerar och det funkar alltid och det funkar likadant för alla nya medarbetare. Det vill säga att det inte bygger på att en chef är superskillad på det och någon annan inte är så duktig på det, utan alla får samma upplevelse.
Anna Carlsson: Alla blir knuffade igenom så att det blir samma kvalité?
Kristian Randel: Ja alla medarbetare som börjar hos oss får samma kvalitet och samma upplevelse vilket är jätteviktigt för mig.
Anna Carlsson: Jag tänker på analytics, nämnde du. Har du några speciella saker du tänker på där? Vilket värde för organisationen som helhet?
Kristian Randel: Ja men alltså för mig så analytics delarna är ju mest kanske vi på HR som använder själva, snarare än att verksamheten gör det. Men just att ta kontrollen på alla analyser och veta om att man har koll på dem. Och som jag sa tidigare, jag använder ju timeline väldigt mycket att gå tillbaka i tiden och titta på hur såg det ut där och då? Vi får ju många frågor som sagt på historik också. När ni var 200 personer, hur såg könsfördelningen ut då? Eller hur såg åldersfördelningen ut? Det är mycket sådant ju. Så att det använder jag ju nästan dagligen skulle jag säga.
Anna Carlsson: Men ni mår också väldigt bra som organisation har jag förstått. Kan du inte berätta lite? Har det här påverkat på något sätt?
Kristian Randel: Jo men det skulle jag säga. Alltså vi började jobba för ett antal år sedan. Väldigt, väldigt dedikerat med medarbetarnas välmående. Mycket kopplat till medarbetarengagemang. Vår bransch är ju som vissa andra också präglade av utmattningssymtom till vissa delar. Och jag började grotta i det. Det är nästan 10 år sedan nu, eller knappt i alla fall. Jag Började nörda ner mig lite grann i psykologin bakom det, och insåg att vi måste bli bättre på att ta hand om medarbetare och hur vi mår och så. Och då gick vi in och började jobba med winning term som pulsmätning för 4–5 år sedan, och utvecklade metodik för våra vara chefer hur vi jobbar med våra medarbetare när det gäller medarbetarengagemang. Det vill säga att man i sina team jobbar väldigt dedikerat för att förbättra olika områden som teamet vill bli bättre på. Och det har ju också blivit väldigt bra för oss. Vi har idag i Fellowmind i Sverige en NPS på 61 för hela Sverige.
Anna Carlsson: Ja, det är fantastiskt!
Kristian Randel: Ja, det är ju väldigt högt. Vi är otroligt stolta över våra chefer och våra medarbetar, hur de jobbar med detta. Och vi ser ju också väldigt mycket positivt med det. Dels sjukskrivningstal som har gått ner en hel del ska jag säga, inte minst när det gäller långtidssjukskrivningar. Vi har också en personalomsättning som har gått ner trots att vi då integrerade 3 bolag förra året och växer.
Anna Carlsson: Och är en bransch som egentligen växer.
Kristian Randel: Ja och är i en bransch, där den statistiken som jag fick ifrån Radar Group för ett tag sedan så var personalomsättningen någon prognos som förra året låg någonstans kring 18 % och Fellowmind man i Sverige ligger på 12 %.
Anna Carlsson: wow, ja.
Kristian Randel: Och det skulle jag säga har ganska stark koppling till jobbet vi gör med medarbetarengagemang, utan tvekan. så det är jätteroligt, väldigt roligt.
Anna Carlsson: Och har Hailey som plattform hjälp till där i det? Att vara den här som du ville ha när du utvärderar det. En enkelhet, en tydlighet att det blir samma profilering av bolaget som både internt och externt?
Kristian Randel: Absolut, det skulle jag definitivt säga. Och jag ska säga det att vi är ju väldigt datadrivna på HR sidan och det tycker jag man ska vara också. Vi gjorde mycket analyser ett tag på våra exitsamtal. Så här, varför slutar folk? Vad kan vi bli bättre på för att förlänga våra anställningar och så? För att folk ska trivas bättre hos oss. Och det är klart att under vår tillväxtresa så har ju onboardingfunktionen i sig, vi har dels gjort om det, men dels har vi stöd för den av Hailey på ett helt annat sätt än vad vi hade innan. Och det mäter vi också naturligtvis och vi har ju samtal efter 50 och 100 dagar med alla nyanställda för att utvärdera hur bra var vi egentligen på vår onboarding processer? Hur har det gått? Och vi få otroligt fin feedback på det. Både när det gäller HR:s funktion, men framför allt naturligtvis våra chefer så att det är jätteroligt.
Kristian Randel: Nej men jag tänkte bara, att det är ju det börjar med allting. Ett HR system kommer aldrig göra det här åt er. Och det tror jag vi är medvetna om, men det kommer ju från en ambition. Det kommer från en målsättning som man vill leverera på. Men det kommer också från då att du kan få stödet i att dag 30, dag 50 så går det här ut, då kommer det realiseras. Så jag tror att det kommer allt ifrån ambitionen, från ledningsgruppen. Hela er koncern är ju väldigt mån om era medarbetare. Och det genomsyrar ju hur mycket vikt ni lägger vid i de här processerna, och att det är avgörande att alla chefer förstår hur man ska hantera ett medarbetarärende på rätt sätt enligt Fellowmind. Lagar och regler, absolut. Men framför allt för vad vill du att folk går härifrån med och säger när man har lämnat Fellowmind? Vad ska man haft med sig på den resan? Så att det är ju systemet en möjliggörare för, att sprida ut. För att Kristian är en person, han har liksom snart 500 medarbetare. Ni är ju inte en jätte HR avdelning, men ni får ju ut effekten på ett otroligt sätt med den dedikationen ni gör i systemet. Så det tror jag att system kan hjälpa till med. Men det börjar alltid med en målsättning och ett engagemang.
Kristian Randel: Jag håller helt med dig om det. Och det är ju så här som gammal konsult, så det är ju som vilken implementation som helst liksom. Dels blir den ju aldrig bättre än vad grunddata är i sig. Så att fördelen för oss i Hailey projektet var ju också att man städar ju också en del i grunddatan, eller vi gjorde det i alla fall. Men självklart, man måste ju ha processerna på plats. Och sen är det ju systemet som stöttar det, helt rätt. Du har en väldigt viktig poäng. Så att går man in i den typen av projekt så måste man ju också förstå det tycker jag, att du måste ha ordning på din grunddata. Och har du inte det så måste du skaffa dig det, för att annars så blir det ändå inte bättre.
Anna Carlsson: Men för det jag ville bygga på där, det var det här med ledning, koncernledning. Hur ser de på det här med HR system, HR data och hur ser det ut i resten av koncernen?
Kristian Randel: Jag skulle säga så här, att vi är ju ett företag som ligger långt i framkant hos våra kunder och har ju också ambitionen att göra det själva i vår systemflora. Och det är någonting vi ser över hela tiden. Så att tar man winning temp till exempel så kör vi det i hela koncernen idag. Och vi kör samma rekryteringssystem. Och vi tittar ju såklart nu på Hailey också där vi har ytterligare några regioner eller ett par som är intresserade av att gå vidare. Och någon har också skrivit på. Så att det är klart att vi vill ju nyttja det i hela koncernen, och kunna dra nytta av att kunna hjälpa varandra över gränserna. Så att det är ju en viktig bit för oss också såklart.
Anna Carlsson: Nu har vi lyft en massa funktionalitet här, men vad är verkligen fördelarna? Och för vem? Jag tänker, vi har inte pratat någonting om vilken typ av kund, och vilken storlek som det här faktiskt passar för?
Jenny Clark: Det har ju också varierat. Vi är en extremt agil verksamhet måste jag säga, som har varit med också från att vi började sälja systemet. Så att jag har lärt mig. Jag är en HR person från grunden. Jag är personalvetare. Jag har varit ledare, jag vill ha ordning och reda, jag vill ha processer, jag vill ha steg. Så att jag har fått lära mig att tro på alla runt om, och det gör jag med hela mitt hjärta. Jag skulle följa dem vart de sa det skulle gå. alla är så otroligt kompetenta. Men det som vi är i nu, det är ju att vi har insett att vi matchar större företag nu. För att vi har byggt in en flexibilitet i roller och rättigheter, att man kan skära mellan länder mellan och mellan divisions. Så man kan göra väldigt mycket flexibilitet. Men vi vill alltid behålla det här enkla. Så att vi har ju kunder som är liksom 5 anställda. Vi har kanske en målgrupp någonstans mellan 200 och 1000 medarbetare kanske skulle jag säga just nu. Men det är idag om du frågar mig, men som sagt vi matchar lika bra för småbolagen. För att du alltid kan skala ner det. Du kan göra en checklista med 5 grejer du ska göra, nothing more. Så att jag tror att små kunder uppskattar att det är enkelt och dynamiskt. Men de större kunderna, när de faktiskt kollar nu när vi sitter i många lite större upphandlingar med koncerner och vi kollar på vad utmaningen är där. Så där inser vi att de förut har behövt köpa stora, krångliga, riktigt dyra system. Och vi inser att, men då kan ni använda Hailey liksom. Så nu lyssnar vi in lite och ser vart är vår övre gräns? Vi vill inte bli för krångliga för våra mindre kunder. Men jag tror definitivt kring några 1000 i globala tillväxtbolag bör inte vara några konstigheter, redan nu. Och då är vi 3 år gamla så att vi kanske kommer branscha åt alla håll på sikt. Men simplicity kommer vi inte släppa. Vi vill inte att det blir för krångligt, men komplexiteten krävs för internationella bolag.
Kristian Randel: Jag tror också det. Jag tycker att Hailey är ett system, också som du sa att du inte behöver använda allting. Och det är också så att det är ju rätt roligt när man tittar på offerter i ett offertstadie. Om man tittar på implementationsfas. Då man själv har jobbat som konsult i ganska många år så har man ju lite koll på vad det borde ta i tid, om det kostar någonting. Och då insåg man ganska snabbt att vi har ju masterdata idag och den ska läsas in i ett system, och det är väldigt enkelt att göra. Då ska man inte behöva betala en halv miljon bara för att få in det i ett system. Och sen så smågrejer och ibland. Som jag ändå tyckte i den fasen att vi hade ju ett up and running på nolltid, när man själv har datan för det. Så att man kan börja smått, det tycker jag alltid man ska göra i de flesta systemen. Börja göra det i faser för att nyttja en del av systemet i taget.
Jenny Clark: Och offerstadiet också som du nämner, att vi har ju valt att ha ett paket. Vi vill att det ska vara enkelt att köpa Hailey också. Det är otroligt svårt att läsa offerter från HR system. Jag har mina kunder som kartlägger nu, och det kostar det, men sen kanske det kostar mer, sen eventuellt så är det en månadskostnad på det här om du väljer den här, men då kommer du inte få den här supporten. Det är jättejättesvårt att göra en faktiskt bra planering för HR till ledningsgruppen. Och så här, hur vet vi vad vi behöver? Så vi har gjort ett paket det. Det kostar det här per medarbetare. Det är ett paket använda allt eller inte. Vi har räknat med att du inte kommer använda allt, men vi har också prissatt det så att, vi vill inte begränsa våra kunder och ta bort funktionalitet, för vi bygger så for. Så att i början gjorde vi lite det att ja men det blir ett tillägg, och det blir bara administration för alla.
Kristian Randel: Jag tror det är helt rätt väg att gå. För jag känner väldigt mycket igen det från offertstadiet, just som du säger att svårt att benchmarka vissa system för att det är som du säger. Men väljer man detta får du inte det här, och då kostar det ditten och datten, och här är den brytpunkten för det och så vidare. Så att som användare och köpare är det ju väldigt smidigt på det. viset.
Anna Carlsson: Och mer fördelar som ni har vet jag kring säkerhet. Har du lust att berätta om det?
Jenny Clark: Jag har ju genomsyrat från början. GDPR och datasäkerhet, det såg vi ju på marknaden. Våra grundare och våra chefer inom det tekniska området har ju full koll på vad de andra systemen har för plattformar och vart de lagrar sin data och så där. Så att vi valde ganska snabbt att vi vill vara en leverantör som tar hänsyn, från anställningsförfarandet. Alltså hur plockar vi in personuppgifterna? Det rings om det idag eller man skriver ner det på någon lapp eller det mejlas för att HR då ska kunna lägga in det i anställningsavtalet. Så bara anställningen är en GDPR liksom, craziness. Och sen såklart rensningen och så vidare. Så att det har vi mappat upp, så det är en del i det här. Men sen också hur vi lagrar vår data. Vi har flyttat över vår lagring till en finsk leverantör i Europa för att säkerställa schrems II, det kommer väl bli schrems III snart. Eller liksom kontroverserna mellan GDPR och USA. Så att vi hanterar ju väldigt känsliga uppgifter, så vi tog ställning tidigt. Så vi jobbar med jättemånga försäkringsbolag, många som ligger under finansinspektionen, många fintech bolag, IT bolag, vi har säkerhetsbolag och advokatfirmor som väljer Hailey på grund av det här. Sen ska ju såklart funktionaliteten och verksamhetsstödet finnas där. Men jag tror inte vi hade varit på den positionen på marknaden efter 3 år om vi inte hade gjort det här vägvalet i början. Så att vi är jättestolta över GDPR datasäkerhet. Det är inte det mest avgörande för alla i valet. Man vill ha en snygg dashboard, man vill ha det man vill ha i sin onboarding. Men gör man ett val av masterdata system, så hoppas man ju inte byta det på några år. Då vill man ju kanske vara kvar i den plattformen. Så att vi vill vara en trygg leverantör. Och sen så absolut bygger vi så fort vi kan på alla övriga.
Kristian Randel: Det känns lite som att många har glömt bort GDPR. Men det är ju oftast de i min position som sitter med ansvaret för masterdatan, och skulle någonting hända så är det ju oftast mitt ansvar i det här fallet. Så att det är en jätteviktig punkt, och den var ju viktig för oss då. Och ut ur ett koncernperspektiv nu så har det ju också varit ännu viktigare.
Anna Carlsson: Och just nu när vi spelar in det här så har vi ett litet fönster att andra klarar sig väl utifrån de nya avtalen mellan Europa och USA. Men vi vet ju inte ens när vi när vi släpper ut den här om en månad, om det kommer vara så. Vad har schrems gjort då?
Jenny Clark: Och jag tror att där har vi ju så otroligt duktiga kunder inom alla områden. Så vi har ju experter inom alla områden i vår kundbas, som kommer till oss och säger "men jag tror att ni skulle behöva det här också", "det att eran policy" eller "vi önskar att ni hanterar på det här sättet i stället", "vi har hört att den här leverantören faktiskt matchar kraven på det här nu". Så att vi är ju väldigt öppna med att vi vill vara längst fram på det här området. Och det tror jag har gjort att vi har fått stort förtroende från ja, men från Kivra, från AMF, från Fellowmind men också Revolution Race och andra moderna bolag som kollar på, kanske samma saker som Kristian har kollat på. Vi vill vara kvar länge. Hur kan vi säkerställa det? Då är ju tekniken datassäkerhet en grej. Men också kanske utvecklingstakten. Snackar man lite kunder som har varit med ett tag, lova lite, leverera mycket. Det är ju verkligen det. Vi är ju nästan HR personer alla som jobbar på Hailey. Så vi vill ju verkligen inte lova för mycket. Men just nu så kan vi lova ganska mycket för det händer väldigt mycket väldigt fort. Så det är ju skönt nu när vi ser det trackrecordet och ja, ha kunder som kan bevisa det.
Kristian Randel: Det är ju det vi märkte tidigt också, att vi pratar samma språk. Och det är en jätteviktig bit, även om man har som jag haft förmånen att även fått prata om lite utvecklare så. Dels är de ju väldigt skillade, och det ska de ju vara. Men de är ju väldigt intresserade av processerna och det är ju oftast det som avgör om man får en bra produkt. Att man den som faktiskt skapar koden och förstår vad det är till för och vad är det ska lösa för problem. Så att det är jätteroligt, verkligen.
Anna Carlsson: Jag vet att vi har pratat om tidigare att du tycker att man inte riktigt vet hur man ska upphandla eller ställa frågorna. Så en sak är ju det här kring säkerhet. Är det något annat du tänker på? Som du kan tipsa om att kunder ska kolla på?
Jenny Clark: Det är ju framför allt användarvänligheten och det är väldigt svårt att se i en första demo. Så där vill jag alltid, har dem visat dig hur du gör anställningen? Har de visat dig hur GDPR rensas? Har de visat dig de här delarna? Så att oftast är det back and force när man när man kollar på olika system och så. Så att faktiskt få se och kanske till och med testa själv, hur skulle det arbetsflödet se ut, och hur kan du anpassa det? Eller för vem? Så att användarvänligheten finns där det är svårt i en inköpsprocess om man inte själv är inne och kollar på det. Men sen också vår customer success. Alltså de är, jag tror att vi hade 10 av 10 eller något på förra undersökningen av en upplevelse av onboarding. Vi fick inte använda det för att vara chefer tyckte det var för få, men annars har vi ju 9,4 kanske i snitt eller så. Och det är ju för att upplevelsen att göra en systemimplementation, om man har gjort det tidigare. Det är inte 9 eller 10, utan det brukar inte vara det man förväntar sig eller det man har blivit lovad. Så jag tror att vi försöker vara väldigt tydliga med vad krävs, ungefär hur lång tid tar det? Men sen framför allt att de är närvarande. De är otroligt kunniga i systemet, de är tillgängliga och man har sin dedikerade kontaktperson. Så jag tror att utöver systemet och hur vi växer och att det kommer fort och att det är bra grejer och så där, så är ju också huret, ett extremt viktigt i upplevelsen att vara i partnerskap med oss eller vara hos oss.
Anna Carlsson: Har ni några nyheter som kommer framöver i produkten som du vill nämna här? Får du det? Det är ju så där hemligt alltid.
Jenny Clark: När det här kommer ut, då kan det redan vara liksom long gone, och vi har massa andra grejer på gång. Nej, men vi har extremt mycket på gång, Mycket kopplat till performance. Vi har ju fokuserat mycket på core HR masterdata men har ju insett att våra kunder vill ha mer performance. Då har vi öppnat upp det. Så det har vi fokuserat väldigt mycket på nu.
Anna Carlsson: Nu sitter Kristian och nickar här.
Jenny Clark: Ja, yes. och det är ju ett brett begrepp, men i det så kommer ju massa olika. 360 reviews och man vill kunna jobba mer med olika typer av feedback cycles. Men utöka egentligen performance delarna. Vad har vi för kompetensutveckling? Vad har vi för utveckling av våra medarbetare egentligen? Karriärutveckling och så vidare. Men annars så jobbar vi ju med ny teknologi så klart. Liksom AI har vi redan implementerat i systemet, men där är vi väldigt försiktiga också för att inte kompromissa med hur vi har valt att jobba med datasäkerheten. Så idag så använder vi AI för att generera templates och lite andra grejer som finns. Och det kommer jättemycket att kopplas till bottar mot teams och slack som vi redan har, men också mycket andra AI delar. Så att vi är ju såklart med i den teknologin, men också vill vara säkra på att vi inte matar för mycket information åt olika håll. Utan vi försöker sätta upp det på ett sätt som är användbart för kunderna, och lyssnar in där då. Men annars som jag sa, det är mycket nyheter som vi har sagt nej till innan som vi kanske nu börjar öppna och kika på och så där. Så att ja, jag vågar inte säga mer än så men definitivt mer medarbetarupplevelse, mer chefsupplevelse. Men vi har ju såklart behövt börja med masterdatan, HR filtreringar och lönerevisioner. Men nu börjar vi bli mogna för att jobba ännu mer med medarbetarupplevelsen. Vilket ska bli supersuperkul.
Anna Carlsson: Det tror jag nu alla fått med sig den här dialogen, att ni brinner för det här. Det kommer direkt från hjärtat alltihop. Men Kristian, har du några medskick till lyssnarna nu när de har lyssnat på den här historien om er och om Hailey?
Kristian Randel: Ja men alltså, jag kan ju ge lite tips och trix ifrån från den vyn som jag har haft. Det vill säga på sidan att köpa ett HR system. Och jag tycker att det finns vissa saker man ska tänka lite extra på. En sak är att välja ett system man kan växa i. Alla bolag växer inte lika mycket som Fellowmind, men vissa växer mer och vissa växer mindre. Men just att få ordning på, vad är det vi behöver idag? Men också vad behöver vi framåt? Så att man hittar en bra partner i det. Jag tycker det är viktigt att man inte fastnar i alla de här specialarna som händer en gång om året, det vi kallar för edge cases. Utan vi löser dem huvudsakliga processerna i ett system. För det blir oftast bäst av det också, att man också inte har för komplicerat processer själva. Jag tycker man ska tänka på att välja en leverantör som inte bara har ett bra system. Utan den första gången man ställs på ett test, det är ju faktiskt där man behöver ringa supporten eller få tag på en customer success person. Det är extremt viktigt för det är ju det är där det verkligen avgör. Det tycker jag man ska titta extra noga på också. Och det sista är att titta på system som stöttar dina processer och inte bara funktioner. Det är det som gör att du får den största effektivitetsvinsten. Vi HR människor måste vara lika duktiga som alla andra på att bygga businesscase till vår ledningsgrupp eller VD, som tittar på hur kapar vi risker eller hur gör vi så att vi blir mindre beroende av människorna? Och hur gör vi för att effektivisera oss? Bara genom en systemlösning.
Anna Carlsson: Superbra avslutning, tack så jättemycket för att ni kom hit.
Kristian Randel: Tack själv, jätteroligt att vara här.
Jenny Clark: Tusen tack.
