I detta avsnitt får ni lyssna på Henrik och Anna diskutera Microsofts oändliga funktioner. I och med pandemin så kommer vi med största sannolikhet se annorlunda på hur vi arbetar när vi går tillbaka till normalt. Det kommer bli mer hybridarbete och det är viktigt att förbereda sig för detta. In och lyssna för att få ta del av intresanta insikter, tips och tankar framåt kring Det Nya Arbetslivet.
Transkribering av avsnitt:
Intro: HR Digitaliseringspodden levereras i samarbete med tidningen Personal och Ledarskap.
Anna Carlsson: Idag på självaste 17e maj får ni ta del av vårens sista poddavsnitt för efter det här tar podden sommarlov och kommer tillbaks i september med nya avsnitt. Nu under våren så har jag haft två avsnitt som handlat om kompetens och lärande och jag har under den rubriken fått frågan om jag inte kan ha ett avsnitt om det där Microsoft Viva och vad det innebär. För att svara på den frågan har jag Microsofts Henrik Byström på besök. Henrik ansvar för affärsområdet Modern Work and Security och leder dessutom arbetet kring konceptet: Det nya arbetslivet. Samtalet blev att handla om mycket mer än Viva, lärande och kompetens, utan också om digitalt samarbete, hur vår arbetsdag har påverkats under pandemin, vad som är möjligt med Microsoft 365 och slutligen vad Viva egentligen är. Ha nu en fin sommar så hörs vi igen i september och nu över till Henrik.
Anna Carlsson: Välkommen hit Henrik till HR Digitaliseringspodden.
Henrik Byström: Tack så mycket.
Anna Carlsson: Så idag Microsoft på besök. Jättekul, det finns mycket att prata om, men först kanske vi ska prata om vem du är som person, så vem är du Henrik?
Henrik Byström: När jag heter Henrik Byström och jobbar som affärsområdeschef på Microsoft för området som vi kallar för Modern Work and Security. Egentligen handlar det om moderna arbetssätt och även säkerheten relaterat till det. Sen leder ju också någonting på som vi på Microsoft kallar för det nya arbetslivet som är vårat koncept och våran tankeposition kring just de här förändrade arbetssätten och trenderna som går runt det.
Anna Carlsson: Har det varit länge då på Microsoft? Jag tyckte jag såg någonting sånt.
Henrik Byström: Men jag varit där sedan 2008, så jag har varit ganska där länge och senast i den här rollen har haft i fyra år. Man förändrar roller rätt så ofta på Microsoft och så där. Det är en del i utvecklingen.
Anna Carlsson: Jättespännande att få ha dig här. Just med det området som du ansvarar för. Första frågan jag tänkte på var att många tar ju för givet vad Microsoft är och vad ni gör egentligen, men om man skulle presentera Microsoft för någon som inte vet vad säger man om företaget? Vad har det för inriktning?
Henrik Byström: Jag skulle väl egentligen vilja börja i den mission som man har satt upp, som våran chef, när han tillträdde sätt till. Och det är att ''Empower every person and every organization on the planet to achieve more'' och det tycker jag är ganska mycket alltså. Vårt uppdrag är att hjälpa individer och organisationer att bli så duktiga som de kan bli och få ut det mesta möjliga av sin potential så att säga så och det gör ju vi då egentligen med digitalisering. Olika former av digitala verktyg, alltifrån hårdvara och våra molntjänster och vad det nu kan vara för någonting då arbetssätten och så där. Så det är egentligen det och i det så blir vi ett av världens främsta teknologibolag naturligtvis då. Och det kanske så man första hand tänker på oss som att man känner igen ett antal produktvarumärken och så där, men jag tycker att det som är det intressanta egentligen den mission som vi har tagit oss an.
Anna Carlsson: Ja, jag tänker när man pratar med HR och är på HR då är det mycket Excel kan jag säga. Så det är ju en produkt som finns nästan överallt upplever jag.
Henrik Byström: Det gäller hela Officepaketet som är ju naturligtvis väldigt välanvänt på de flesta arbetsplatser där ute och det har ju varit så väldigt länge. Kompletterats med Microsoft Teams, till exempel som många använder just nu då och har accelererat väldigt mycket under pandemiåret såklart. Windows känner ju många till naturligtvis man kanske inte är lika mycket känner till våra Surface produkter som är vår hårdvara. Så har vi hela vår molnplattform Azure som är handlar om hur man lagrar data i målet och så där. Sen finns det ju affärsstödsystemen som kallas för Dynamics då och som är alltifrån ekonomisystem och försäljningsstödsystem och vad det nu kan vara för någonting. Så att vi har ju en väldigt bred produktflora sen även Xbox i spelindustrin och allt. Så att vi har en väldigt, väldigt bred bas av olika produkter och tjänster. Men i slutändan handlar det om att sätta samman på något sätt så att kunderna kan få den verksamhetsnytta som de eftersöker liksom och det är därför tycker jag det är intressanta är egentligen att fundera på vad kan man använda grejerna till. För vi har produkter för i princip allt liksom det gäller bara hur vi sätter ihop dem så att vi får ut det vi vill ha ut.
Anna Carlsson: Och när jag tänker på Microsoft eller det här dök upp att jag skulle gärna vilja ha med er i podden och det handlar ju om Viva som ni lanserade i februari. Och det kommer en hel del frågor inom HR-grupper och HR-människor som frågar, vad är det? Vad innebär det? Och så vidare. Men jag tänker att du som då befinner dig på Microsoft, du kanske kan berätta. Ni har ju då många som nu börjar höra av sig från HR-sidan eller people-sidan också. Så vad är det man funderar över där och hur ser ni på det som händer just nu?
Henrik Byström: Nej, men precis. När man hör av sig till oss eller det man kanske börjar tänka på mycket när man efterfrågar oss. Det är just det som vi pratade om. Tidigare här i min andra del av min roll i det här nya arbetslivet. Microsoft har ju ända sedan 2012 här i Sverige jobbat och sett på arbete, inte som en plats man går till utan någonting man gör det och det kallade vi för det nya arbetslivet. Vi var tidiga ut och startade någonting som vi kallar det för att jobba hemmadagen som vi drev till exempel. Som var en uppmuntran då att verkligen prova på det här med att jobba hemifrån för att vi menade på att det går att göra jobb hemifrån. Då var det många som tyckte att vi var väldigt progressiva när vi kommer de här uttalandena och drev de här kampanjerna. Effekterna var påtagliga. Vi kunde se att folk uppskattar det här, att få jobba hemma. Vi såg det i form av ett bilköerna minskade i Stockholm till exempel under de här dagarna så att det fick en stor miljöpåverkan och som vi kunde påvisa verkligen värden av det. Men fortfarande så var det många som tyckte att det där var svårt. Det här naturligtvis satts helt på andra sidan i de här det här året med alla nu är hemma. Nu funderar man ju istället på hur kommer det bli att gå tillbaka? Och våra lärdomar under dom här åren har vi delat med oss av och vi har fortsatt att lära från andra. Vi har kanske träffat 150 000 besökare på vårt kontor som har kommit och lyssnat och tittat på vårt kontor hur vi har designat det och lyssnat in på era arbetssätten och hur ledarskapet och kulturen och hur man driver de här förändringarna. Och det är väl där i som man då möter oss tillbaka nu då kommer från HR till exempel då eller från ledningsgrupper eller IT avdelning eller vad det nu kan vara då. Och det som vi brukar sammanfatta det i att det finns en helig treenighet om man inte får bryta i det här och det är nog det som är det som är det absolut mest intressanta. Vi pratar om teknik, plats och människa i en samverkan här. Och tekniken till exempel då, Viva som du nämner, som är en av teknologierna är ju en del i det här, men du måste ju utgå ifrån vad människor har för behov. Vi har ju olika behov som människor, oavsett om vi vill mötas eller interagera eller om vi vill diskutera eller inspireras eller bara sitta fokuserade eller vad det nu ska göra. Eller kanske att vi har helt andra behov, kanske läs- och skrivsvårigheter. Vi kanske precis har kommit till landet och inte kan språket så bra. Vi kanske har synsvårigheter eller vad det nu kan vara för något behov vi har som människor och dem här behoven möter vi med ledarskap och kultur som är modern, coachande, öppen, inkluderande. Men också med modern teknologi och en modern syn på arbetsplatsen, den fysiska platsen. Och där är konversationen som vi har då med våra kunder och partners och som vi försöker dela med oss av också då och då blir teknikdelen en del i det och det kan vi komma tillbaka till sen.
Anna Carlsson: Tekniken är ju egentligen bara ungefär, vad jag brukar säga, ungefär 10% av de beslut och förändringar i sin verksamhet man vill göra. Men däremot så möjliggör det olika sätt att arbeta.
Henrik Byström: Jo, men så är det ju om man tittar på att de här trenderna kring aktivitetsbaserade kontor och aktivitetsbaserade arbetssätt och så där. Att de är där de är nu och de trendade ju redan innan vi hade pandemin här och de är ju faktiskt i grunden teknologidrivna. Därför att när vi fick förmågan att kunna röra oss på kontoret och jobba på och sätta oss, där vi inte var tvingade till en fast plats. Vi hade en bärbar dator, vi hade molntjänster, vi hade konnektivitet i form av wifi eller 4G eller vad det nu kan vara någonting. Så började vi märka, så jag kan ju sitta och jobba på olika platser. Jag kan sitta i matsalen eller jag kan sitta på det här skrivbordet eller jag kan vara i mötesrummet. Jag bara går omkring här eller jag kan vara hemma och så där. Det var ju där i det som det där drevs igång efter en lång tid och teknologiutveckling och då började man i sin tur utmana kontoren och säga att ska vi inte ha kontor då som uppmuntrar till att man faktiskt har olika syn på var jag gör mitt arbete. Jag måste ju inte sitta på samma skrivbord hela tiden, för det verkar inte folk vilja göra nu. De går ju runt för att de vill hitta sin inspirationsyta som passar dem och det i sin tur förändrar naturligtvis synen på hur ska vi leda? Hur ska vi driva kultur i det här? Så att tekniken i det här fallet har varit en väldigt stark drivkraft till att vi är där vi är nu och det har varit en möjliggörare under pandemin absolut. Hade det här hänt för 15 år sedan hade det varit oerhört mycket svårare.
Anna Carlsson: Absolut. För då fanns inte teknologin på samma sätt. Men du som har jobbat med det här länge om ni börjar prata om det här med att jobba hemmadagar och det är nästan tio år sedan. Vad har varit de största sakerna att överbrygga? Är det ledarskapets förståelse eller är det att börja samarbeta i digital teknik eller?
Henrik Byström: Såhär jag svarar jag på ledarskapet direkt för det är den viktigaste frågan. Men det finns också själva transformationen i sig att driva förändring. Och varför jag säger ja på ledarskapet är för att den vanligaste frågan som jag fick innan pandemin på alla möten jag hade när jag träffade ledare. Så sa dem så här: ''men hur vet du att folk gör sitt jobb om de inte är runt omkring dig?'' Och då sa jag till dem att, ''men hur vet att de gör sitt jobb bara för att de är på kontoret?'' Det har ju inte med det att göra utan det måste ju ha en ny syn, en modern syn på vad förväntningarna är både från dig som arbetsgivare, till medarbetaren och från medarbetaren till dig som organisation. Vad förväntar sig medarbetaren att få för stöd och hjälp och så där för att de ska kunna nå sina mål? Och vad är målen som ni ska åstadkomma? Det förväntar sig arbetsgivaren då från medarbetaren. Och har man dem klara, då spelar det ingen roll vad jag gör arbetet eller när jag gör det, utan då är det ju en helt annan typ av coachning som sker snarare än att man går. Sen kan det finnas en stor styrka av att ha människor runt omkring sig, för det ser vi ju nu också att vi vill ju tillbaka och vara på kontoren också, inte bara vara distans. Men det var en viktig fråga. Och sen då den andra delen var egentligen att driva den här kulturen, alltså transformationen, att förändra folks beteende. Många var väldigt vana vid att man gick till samma plats. Man satte sig i sin trygghetszon runt sina närmsta kollegor och så där. Och vågade riktigt inte riktigt utmana det här nya sättet att jobba och där har vi jobbat ganska mycket i våran organisation med det här och det är där också som jag har sett att de största utmaningarna ligger. Och det är inte genom att driva det här under en period när vi för in det här nya sättet att jobba utan att driva det med kontinuitet över tid. Och fortsätta att förändra sätten att arbeta och lära av det som vi har gått igenom, ta till oss det, anpassa oss och så vidare och så vidare. Så vi fortsätter, så det har varit de två stora grejerna. Tekniken är det enkla är det rullar vi ut på nolltid. Många tycker att det är jättesvårt att rulla ut teknik och det blir fel och det är dyrt och allt sånt så kan det vara. Men det är fortfarande det enkla. Det är svårare att driva folks beteende.
Anna Carlsson: Och då tror jag också det är individernas beteende, inte bara om du nu säger ledarskapet så sa du ja direkt, men det är ju också jag ser ju alla de organisationer och företag jag möter så jobbar man inte digitalt alltså på riktigt, för det finns ju otroligt mycket möjligheter idag att arbeta tillsammans kring olika. Ja, nu har vi pushats in att vi har möten och kan jobba tillsammans fast vi inte sitter på samma plats och vi har vant oss vid att det finns olika konstellationer. Men själva samarbetet kring det skrivna för det är ju mycket ni jobbar med olika plattformar för att kunna hantera det här med asynkront och synkront samarbete digitalt tänker jag, men har du sett någon? Vad har hänt nu i den här processen? Har det påskyndats också?
Henrik Byström: Nej men det stora arbetet här ligger nog egentligen i självledarskapet och den coachande ledarstilen för det gör ju att om vi då kommer överens med, säg att du är min chef och så kommer vi överens om att Henrik det här är vad jag vill att du ska åstadkomma tillsammans, du är ansvarig att driva de här sakerna i mål. Då är det ju viktigt att jag får en tillräckligt strategiskt tankemönster på hur löser jag den här uppgiften på bästa sätt. Vad behöver jag ha för tekniska verktyg? Vilken människor behöver jag träffa? Vad behöver jag produkt? Hur ser planen ut här? Hur gör vi det här jobbet liksom? Och det är kanske lite annat sätt än om att du hade sagt så här, kan du skriva den här rapporten om det här? Den ska vara klar på fredag. Där har vi liksom en skillnad. Det innebär att jag måste ta ett helt annat ansvar för mitt arbete och det leder till en förändrad transformation, det kan vara svårare för mig då att ta mig an det om jag inte har gjort det förut liksom och då behöver jag en annan coachning i det. Men i det finns det ju också verktygen att vi får stöd av digitala verktyg för att leda och följa upp arbetet. Och här kan man ju se till exempel något som jag gärna lyfter fram är ju det här med möten som du pratade om. Vi bokar in möten på rad nu, de ligger hela dagen. De är cirka 30 minuter långa. Vi ser i konsumtionsdatat att de har ökat faktiskt med 10 minuter under det här året så att de är lite längre nu än vad de var i början på pandemin. Men de ligger dikt an varandra hela tiden. Det i sin tur gör att vi inte hinner med att göra höra förarbete och efterarbete på mötena så att vi jobbar längre på kvällarna, kanske på helgerna också för att slutföra det här, vilket gör att vi jobbar mer. Och det här behöver ju då fånga, det kan vi komma tillbaka till lite sen. Men ett annat sätt att se på det är att om vi då tittar på ett möte för det den helhet som det är. Mötet är ju inte bara när det tar plats själva mötet, utan vi har ju förberedelserna inför mötet när vi sätter agendan. Vi läser på material. Vi förberedde dokumentation och sånt där som vi ska inför mötet, vilka ska vara med, varför ska de vara med. Så skickar vi ut inbjudan om det och vill att de är med. Sen har vi mötet med videomötet, alltihopa vad det är. Sen kommer ju efterarbetet när vi ska följa upp de här aktiviteterna som vi har tagit beslut om. Vi har kanske spelat in mötet så att folk som inte kunde vara med kan ta del av det och engagerar sig och vi fortsätter att jobba kring de här dokumenten och presentationerna och så där. Och det där är hela mötets livscykel liksom och det måste vi då ha tid för i våra kalendrar, vilket gör att vi själva måste ju fundera på vilka möten ska jag vara med på som faktiskt gör skillnad och jag som mötesinbjudare måste ju fundera på vilka ska jag verkligen ha med som gör skillnad och varför vill jag att de är med? Och det är därför också som Microsoft Teams som plattform är gjord som en samarbetsplattform och inte bara för en möteslösningar, utan det är ju mycket bredare än så. Så att det där är liksom just hur tekniken, kulturen och hur det hänger samman liksom.
Anna Carlsson: Och då tänker jag att bara som en bisats är ju att jag alltid räknar med ungefär att ett möte tar tre timmar. Om det är en timme så det är tre gånger tiden cirka för- och efterarbete och uppföljning och aktiviteter som ska genomföras. Men det man säger då utifrån det här sättet att se på hur man arbetar och leder arbete, då tänker jag att då för att kunna verkligen få använda den här kraften i plattformar som finns nu och också tänka på individerna som ska utföra. Det måste ju komma top down en förståelse också för vad den digitala tekniken kan stödja med för att lyckas med det här för det finns ju då massor av stödverktyg, funktioner, data.
Henrik Byström: Och här kommer vi tillbaka till egentligen vad ledningen behöver, var HR kommer in och du nämnde Viva innan. En del är ju faktiskt att jag nämnde att vi vet ju hur våra medarbetare jobbar. Vi har gjort studier på det där och där vi ser att dom jobbar tre timmar längre per vecka. De jobbar på kvällarna mer. De jobbar på helgerna mer. Den här insikten har vi fått genom att vi analyserar användandet av datat. Vi anonymiserar data och läser in det i en plattform som heter Workplace Analytics. Det den gör att titta på möten som vi har, vilka vi interagerar med och annat och sånt där så vi kan få hjälp av alla de digitala spåren utan att kunna peka ut en enskild individ. Men som grupp så kan vi få den här insikten och så kan vi se då att till exempel folk jobbar mer och längre och så där. Då kan ju ledningen i sin tur ta till sig det här och säga så här, det här måste vi göra någonting åt. Så det vi har gjort på Microsoft till exempel är att vi har skickat ut från HR ett nytt coachingprogram till ledarna som säger så här ni behöver i er ett i ett samtal med era medarbetare ta upp den här frågan om att de måste ha en balans mellan arbete och fritid. Vi har skickat ut coachingtips till medarbetarna att försök, tänk på det här, se till att vara noga med att balansera så att du får tid för både och liksom. Vi har också jobbat med någonting som vi kallar för Wellbeing Days om vi nu lägger ner mycket mer tid så behöver vi också få vara mer lediga. Ett sätt för ledningen att adressera det här, det är att man talar om för oss att du får ta några dagar ledigt. Du får några extra dagar ledigt därför att vi vet att du jobbar så mycket så passar på att ta ledigt och det där pushar man då från ledningen och säger att ta ut de här, för vi vill inte att ni går sönder. Ni är för värdefulla för oss och det har man gjort därför att man har fått insikten från de digitala spåren och kunnat omvända det till insikter som man då kan ta beslut på och agera i sitt ledarskap. Och det kommer från plattformen som heter Workplace Analytics som är en del av Viva kan man säga då eller Viva blir en del av det där eller hänger ihop.
Anna Carlsson: Finns det även innan Viva, finns det redan eller är sådana saker som ni provar själva först och sen släpper som lösningar?
Henrik Byström: Alltså innan Viva kom så hade vi två tjänster eller det finns ju två tjänster redan ute och dels den som heter My Analytics som är för dig som person och då är det bara du som ser ditt eget data och kan dra slutsatser om det. Det finns hos alla kunder som har Office 365 idag. Jag själv brukar gå in i den där och titta på hur jag spenderar min tid, har jag tid för fokus till exempel. Hur jobbar jag med mitt nätverk? Har jag min samarbetstid? Kommer i tid till mötena eller multitaskar jag på möten och sitter och skickar massa epost och sådant där. Vilket jag kan lära mig av då och förändra mitt beteende som person då och det kan jag få ifrån My Analytics. Det är bara jag som kan se det datat. Ingenting hindrar ju att jag vänder på skärmen när jag har ett till ett med min chef och säga hej titta, jag har så mycket att göra, vi behöver få balans. Jag använder det också i mitt ledarskap. För att jag kan titta på så här, vilket nätverk har jag? Vilka samarbete är mest med och minst med och så där. Och då kan ju se då så att jag har ungefär jämn fördelning i mitt team så att jag inte förfördelar några personer eller om jag håller på att tappa kontakten med någon person så kan jag fånga upp den och säga så här, det här syns inte, nu vet ju inte kanske den då att vi gick till lunch tillsammans fysiskt liksom. Det står inte i någon kalender, kanske någonstans och då syns det inte som ett digitalt spår, men jag kan ändå använda det som insikter, så det gör jag.
Anna Carlsson: Det vet ju själv om du har gått på lunch.
Henrik Byström: Men då får jag en signal om det i alla fall, ja vi åt ju lunch. Där är inte rätt. Men så de tjänsterna My Analytics och Workplace Analytics som är då för på gruppnivå avanonymiserat. De fanns ju sedan tidigare då det vi gjorde med Vivalanseringen var att vi kopplade ihop ett antal andra förmågor och bland annat så har vi då Viva Insights som egentligen blir en kompletterande förmåga på de här delarna vid ett annat gränssnitt med lite ytterligare förmågor kring då. Till exempel möjligheten att kunna köra meditationsfilm till exempel eller att kunna ge feedback tillbaka till AI-motorn och säga så här idag mår jag bra, idag mår jag inte så bra. Och då kan AI-motorn successivt kanske lära sig att dagar som du har fullt med möten och inte hinner med att återhämta dig. Så trycker du på att du inte mår bra. Medan dagar när du har balans då tycker du att du är glad. Då kan vi hjälpas åt att boka in mer fokustid i kalendern här och så där. Så den typen av nya delar kom in då i Viva och den här tjänsten kommer vi fortsätta utvecklas naturligtvis då, men det Viva Insights-delen. Sen finns det andra delar i Viva också.
Anna Carlsson: Det är ju många som lyssnar på den här podden som kanske inte sitter i HR-ledning och sitter och diskuterar OS365 och var man befinner sig. Men hur ser det generellt ut? Alltså hur vet man om man har tillgång till den här typen av tjänster? För jag tror inte själv att om man jobbar med någon helt annan fråga, tar reda på vad som är möjligt, utan det måste antingen jobbas med att förstå och sen komma ut med att använd det här möjligheten.
Henrik Byström: Det är en bra fråga. Till att börja med alla kunder som har Office 365 har tillgång till den här My Analytics-tjänsten då. Workplace Analytics-tjänsten är en del man får köpa till My Analytics-tjänsten, om IT avdelningen har slagit på den, så finns den där och om man inte vet riktigt hur man ska tackla eller hur man ska jobba med det här så kan man ju dels ta kontakt med någon av våra partners som man får hjälp av. De kan det här väldigt bra och kan hjälpa en coacha och så vidare. Vi försöker naturligtvis sprida information från våra hemsidor och så där, men sen samlar vi också upp en hel del mer konceptuellt material runt det här på våran hemsida: detnyaarbetslivet.se och där kan det finnas en del inspiration också. Så får man väl ta kontakt med någon på Microsoft annars.
Anna Carlsson: Jag tror att man ska jobba lite närmare IT-avdelningen på sitt eget företag.
Henrik Byström: Så är det ju. De har ju oftast väldigt bra kunskap. Om man inte har det så kan man ju fråga dem, du jag hörde om det här, jag har läst om det här, hur kan vi göra det här? Och de vet ju vilka partners som finns där ute och så där. Så att det är faktiskt som du säger väldigt viktigt att i den här transformationen, det här handlar inte om att det är IT-teknik. Utan det svåra är ju förändringar av beteenden och då behöver vi skapa ett förändringsprogram runt det. Där IT ska vara med självklart. HR ska ju vara med självklart. IT tar hand om IT-grejerna, HR tar hand om onboardingprogram och ledarskapsprogram och det. Finansavdelningen kanske ska vara med. Vi behöver kanske ha pengar att investera i förändringen, vi vill göra med verksamhetsmänniskor som förstår behoven av verksamheten, försäljning eller produktion eller vad det nu kan vara för någonting så att man har olika delar ifrån verksamheten med i det här förändringsinitiativet då så att det inte bara blir en IT eller HR eller en enskild pusselbit utan den ska ligga i någon form av mer strategiskt plan kring hur vi driver kultur ledarskap och transformation.
Anna Carlsson: Liksom men traditionellt så tror jag nog att just Microsofts produkter har legat väldigt mycket ansvar hos IT och det här är ju en stor förändring då. När skedde det här? Hur länge har det varit, så att säga, mer som ni har drivit på att man ska jobba tätare tillsammans för att få ut nyttan av verktygen?
Henrik Byström: Dels är det naturligtvis att vi har kommunicerat på ett annat sätt med kunderna, men sen är det faktiskt också en genomgående trend som har skett. Det kan man se också från oberoende undersökningsinstitut som till exempel Radar Research som är ett sånt där. De har ju många år pratat om att det har skett en förflyttning av att teknologi och IT-tjänster köps in mer från verksamheten direkt än från IT-avdelningen, så att den här förflyttningen har ju skett generellt sett i branschen. För oss är det ju så att vi har ju konstaterat att om vi ska verkligen nå den här visionen av att Empower every person and organisation to achieve more så måste vi ju hjälpa kunderna att komma igång och använda våra tjänster och förstå vad som finns där inne. Så det är ett initiativ som vi har drivit under ja i alla fall gått i fem år och då behöver vi ju att jobba med hur vi utbildar folk, hur vi driver förändringen, hur vi jobbar med ledningsgrupper och verksamheter för att dem ska sätta grejerna i bruk på ett bra sätt. Få bättre förståelse för vad de behöver och vi har också coachat våra partners så att de jobbar på samma sätt. Så IT-avdelningen är fortfarande också väldigt viktig naturligtvis att de har ju väldigt hög teknisk kompetens, men när vi ska omsätta det här till verksamhetsbehov och nyttor därute så behöver vi jobba tillsammans med verksamheten oavsett om det är HR eller finans eller produktion eller försäljning eller vad det är för något.
Anna Carlsson: Om man tänker på, vet alla detta? Det låter ju som en guldgruva som man har. Man kan säkert ha massor av olika lösningar som inte vet hur man ska använda. Jag tänker på man brukar slänga sig med ord, produktord, som ja, men vi använder Teams, vi använder SharePoint, vi använder också vidare. Vad är egentligen nyttan med varje av de här komponenterna? Kan du reda ut det lite så där så att man vet jaha, så om jag använt det ordet vi har det, då har jag också det här.
Anna Carlsson: Ja men då kan man säga, vi pratar mycket om Microsoft 365 som är plattform av tjänster. Det innehåller ju allt ifrån själva Windowsoperativet som du har på din PC där det är operativsystemet som kör och det känner man kanske igen. Windows när man har klickat på startknappen och så där. Sen innehåller det då Office 365 tjänsterna och de i sin tur många tjänster. Det är ju din klient som du har Word, Excel och Powerpoint och vad det nu kan vara för någonting som du har för att jobba med liksom dokumentproduktion och såna saker. Sen är det ju Teams som är plattformen för att ha möten, samarbeten där delar och jobbar med kanaler och sådana saker, men det finns även andra molntjänster som Yammer för som är ett socialt nätverk på jobbet, kan man säga. Det finns Stream som är en videolösning för att liksom distribuera videos. Det kan ju vara i lärande syfte eller att alla möten vi spelar in hamnar i den här streamingtjänsten då. Det finns tjänster som Planner för att följa upp aktiviteter till exempel. Det finns Forms för att göra olika formulär. Så det finns ju en väldigt massa olika, men där kan man ju se då när man klickar på den här som vi brukar kalla lilla våfflan uppe i vänstra hörnet på sin Office 365 portal. Och alla dem där hänger ju väldigt väl ihop naturligtvis som en helhet då och ofta bygger man ju ihop dem så att du kan ju ha till exempel ett Yammerflöde i din Teamskanal i Teams där du har ditt arbetsteam och så där. Men ofta pratar man om olika sätt att föra kommunikation. Man brukar prata om den inre loopen och den yttre loopen. Inre loopen är ju det närmsta teamet, arbetsgruppen som man har som man kommunicerar väldigt tätt med varandra ganska nära. Det blir ofta en ganska informell kommunikation och så där. Pratar man sen för hela bolaget eller lite större sammanhang, liksom att man har kunskapsform eller sånt där. Då är det Yammer som är tjänsten. Där har kanske då som i vårt fall vår VD, Satya Nadella. Han har sina som han kallas CEO Connections, det vill säga sitt möte med hela bolaget. Dessa strömmar han ut där till exempel och vi kan prata med honom och hans team där. Men det kan också vara att jag kan ställa en fråga till någon om, jag vet inte den här grejen i Office 365, då finns det någon stjärna där ute i världen som kommer svara mig och hjälpa mig då. Och då är det en bredare kommunikation. Så det är lite olika, inre och yttre loopen då. Och så har vi eposten emellan med Outlook. Som vi använder för att skicka olika typer av epostmeddelanden som är mer riktad liksom. Vi skickar ett brev till ett par stycken eller vi vill redigera det lite så där. Så där har du hela Office 365 plattformen som har och där ligger ju SharePoint som du nämnde också till exempel som en del. Den sista delen är ju hur vi hanterar säkerhetsbitarna och hanterar enheterna. Det vill säga att vi kan se till att det finns rätt produkter ute och att du får ut ett Officepaket till exempel eller något annat. Det kan vara att hur vi hanterar antivirus och alla de här identitets- och inloggningsfunktionen och sånt där. Det ligger i det som heter Enterprise Mobility Security. Allt det här ingår i Microsoft 365 plattformen, så det är väldigt många produkter tjänster och det är svårt att få koll på. Så att det är där också som återigen det här samverkan med IT- avdelningen blir naturligtvis viktig för de kan ju de här grejerna och kan de inte så vet de hur man tar reda på det. Men däremot så är det frågan återigen så här, hur kopplar vi det till verksamhetens behov liksom och översätter vad de har behov av i de här olika teknologierna liksom.
Anna Carlsson: För jag brukar alltid tänka att både oavsett om man nu inte har någonting så ska man fundera över vad är mina behov? Göra en omvärldsspaning men också då titta inne i sin egen verksamhet. Vad har vi redan som ni kan använda som vi redan har. För det händer ju om man kan dra likhetstecken så mycket kring rekrytering som man ägnar sig åt att gå ut efter en ny kandidat istället för att förstå vem man egentligen har anställd lite så är det här också.
Henrik Byström: Men så är det nog och jag tror att man det är nog bra att börja vända på det när man får inspiration om någonting så börja med att kolla vad man har, fråga IT-avdelningen. Har vi någonting som motsvarar det här? För det är ingen idé att hålla på att kosta på massa extrakostnader på någonting när vi redan har tekniken i huset utan använd den tekniken vi har. Då kan vi istället använda den de pengarna för att driva förändringen att få igång användningen och förändra våra beteenden och sånt där och det kostar ju också pengar.
Anna Carlsson: För att verkligen utnyttja alla de här olika möjligheter om man nu har valt den strategi kring hur man ska samarbeta, om du pratar inre och yttre kanaler till exempel, så behöver ju alla förstå och lära sig. Det här är ju ingenting man bara tar till sig, kanske om man jobbar på IT-bolag, jag vet inte.
Henrik Byström: Nja, jag tror man behöver hjälp om det här då och det är därför som vi har satt upp särskilda team som jobbar med våra kunder på det sättet, både i form av personal hos oss eller våra partners som är duktiga på det vi kallar för adoption, det vill säga att sätta produkterna i bruk utifrån de behov som kunderna har. Att få den här förståelsen för vad har jag i lådan egentligen som jag kan använda och så. För det finns väldigt mycket i lådan där som man kan använda och man kan börja där.
Anna Carlsson: Hur ser det ut ute på hos organisationer och företag här? Hur långt har alla kommit, har alla kommit dit att man använder 365 eller ligger det en process och hur många?
Henrik Byström: Men en bra fråga. Ja, så här i Sverige så är vi ett land som ligger ganska långt fram och låg ganska långt fram redan innan pandemin slog till vilket var bra för oss. Jag brukar säga det att de organisationer som hade påbörjat sin digitaliseringsresa var bättre förberedda. Och vi kan se att Sverige landade bättre för vi har varit ett land som har ganska hög användning av Office 365 tjänsterna och Microsoft Teams redan innan. Sen har det accelererat ändå under pandemin nu. Det ser vi, inte bara i att fler kunder som har rullat ut tjänsterna, men också att vi har mycket högre användning av tjänsterna i sin tur. Vi kan se av data, till exempel att vi har mer än dubbelt så många Teamsmöten, mer än dubbelt så många chattkonversationer, mer än dubbelt så många epost skickas idag så att vi har digitaliserat. Det digitala samarbetet har verkligen accelererat under det här året.
Anna Carlsson: Och det är Sverige då du menar?
Henrik Byström: Både Sverige och världen, men Sverige låg bra till ändå. Om man jämför med till exempel mina kolleger i Sydeuropa så hade de inte alls samma trend som hade varit under många år. De var inte lika högt digitaliserade som vi var. Det var inte lika vanligt med bärbara datorer till exempel, så de fick ju lite grann panik där och vart den accelererad försäljning av laptops och så nere i Sydeuropa jämfört med vad vi ser i Sverige och Norden för där har vi haft det under en längre tid. Så att det var bra att vi var ett land som använder molntjänster i högre utsträckning, för det har underlättat att för oss i den här tiden och vi ser att de organisationer som inte hade det har ju fått väldigt bråttom med att få till det här, för det blir ju väldigt stökigt annars liksom.
Anna Carlsson: Och det är lite intressant, för precis det här tog vi upp i förra avsnittet som släpptes kring Edtech, alltså teknologi, att vi har gjort så mycket och fick IT i skolan och. rullade ut PC till alla på något sätt tack vara möjligheterna som vi fick väldigt tidigt i Sverige.
Henrik Byström: Och det är ett bra exempel på det är ju Stockholms stads skolor som fick ställa om och har fullständig distansundervisning på gymnasierna med trettiotusen elever och femtusen lärare. De var ju förberedda på att de hade börjat använda Teams lite grann. De har inte förberedd på att det skulle komma en pandemi så att de måste bara göra det här nu. Men däremot när det väl är hände så sa de så här bra, nu kör vi igång det initiativet och det blev naturligtvis en stor omställning under de här veckorna när de skulle få alla lärare och elever och börja bedriva och ta emot distansundervisning och de behövde mycket hjälp såklart. Men de hade ändå liksom förberett resan så de var redo och hantera det här väldigt bra så att det. Ett typiskt sådant exempel.
Anna Carlsson: Och innan vi kommer in. Jag tänkte börja fråga dig lite om Viva generellt. Så tänker jag på, vad har hänt och vad ser ni? För ni ser ju då mycket siffror kring vad som händer. Du pratade om mötena och arbetstidsutvidgning, vad mer kan man dra för slutsatser av bra eller dåliga saker?
Henrik Byström: Det vi kan säga är att nästan alla studier jag har läst oavsett om de kommer från oss eller från kontorbolag eller vad det kan vara för någonting. Så pekar alla på att vi tycker att det här är rätt bra ändå att jobba på distans. Om vi vill fortsätta att göra det, men vi vill inte bara jobba på distans utan vi vill jobba i en hybrid kontext så att vi vill jobba lite på kontoret och lite någon annanstans, om det är sommarstugan eller på resa eller hemma eller vad det nu är för någonting. I stort sett när jag läser så vill ingen bara vara på kontoret, men däremot finns det de som kan tänka sig bara vara hemma men den är väldigt liten den gruppen. Så att det kan vi förbereda oss på och där är största skillnaden mot när pandemin kom för då hade vi inte riktigt chansen att förbereda oss på det där. Men nu har vi chansen att förbereda oss på den hybrida kontexten och vad det betyder för oss som organisation. Så det är nånting som jag uppmuntrar alla att göra. Den andra delen som är ju att när vi nu har gått in i det här så har vi försökt få till de här nya sätten att arbeta så gott vi har kunnat under den här perioden, vilket har gjort att vi tar möten nu jätteofta. Även om vi ser att vi har mycket fler spontankommunikationer också med varandra så har vi möten hela dagarna och vi gjorde faktiskt en undersökning där vi mätte hjärnverksamheten på människor som satt i möten. Och några av de här fick då ha möten efter varandra utan paus och bara nästa möte, nästa möte, nästa möte och den andra gruppen fick ha 10 minuters paus. Och för att det skulle vara jämförbart så hade gjorde alla en stund som meditation då på samma sätt under den här pausen. Och det är ju säkert ingen överraskning att de som hade pausen mellan mötena mådde väldigt mycket bättre. Men det här är ju då en lärdom att vi då behöver gå tillbaka, coachar folk och säga så här, se till och få in paus. Planera in fem minuters paus och avsluta mötet lite tidigare. Det går ganska enkelt att ställa in det i Outlook faktiskt. Och vi har också försökt förenkla det så att det ska finnas standardinställningar där. För det är en sådan lärdom att man blir utmattad av att sitta framför skärmen och man blir helt enkelt inte fokuserad på de sista mötena för man orkar inte. Så att det är ju en sådan lärdom som vi har. Att hitta det här sättet av den hybrida kontexten, att kanske våga ta mötet gående ute till exempel. Det går mycket, alltså att ta ett teamamöten på mobilen är inga problem eller med ett par bra hörlurar så kan man gå och ta promenaden och få lite luft samtidigt. Så att våga förändra och jobba med det här, få in pauserna, få in fokustiden, läs kalendern och säg att här har jag min fokustid. Det är sådana lärdomar som vi ser också väldigt tydligt då.
Anna Carlsson: Hur är det med kreativiteten? Den brukar oftast diskuteras. Hur fungerar det här? Har ni sett någonting på den delen? Hur vi är innovativa?
Henrik Byström: Jo, men det är bra. Det vi kan se är att under distansarbetet så sluter vi nätverket närmre oss, det vill säga att vi jobbar mera i silos och än vad vi jobbade tidigare där vi hade ett större externt nätverk. Det finns ganska intressant mätdata på det från till exempel Nya Zeeland som har gått lite olika vågor när de stängde ner så ser vi direkt att nätverket knyts samman till ett mycket mindre nätverk och när de öppnar upp igen så också breddas hela nätverketskontexten. Och att vi har ett brett nätverk och använder hela organisationens eller externa kontakters potential, alltså det fulla nätverkets potential det accelererar innovation. Så det är någonting som vi behöver jobba med och någonting som det här kontoret faktiskt spelar väldigt stor roll då och att vi träffar folk som vi kanske inte hade ramlat på annars och så där och börjar prata med dem och så. Så att det är någonting som vi behöver jobba med och där också de här sociala nätverken på jobbet. I form av till exempel Yammer, kan vara en sån funktion som vi kan jobba med, men då måste vi förstå hur vi ska göra och hur vi ska använda dem. Hur blir det här en naturlig del av vårt arbetssätt och så. Och vi kanske behöver jobba mer med kreativa workshops på distans. Vi kan utgå från att det kommer att behöva bli så i och med att några kommer ju alltid vara på borta och några är på kontoret och då måste vi hitta det här sättet att bedriva kreativa workshops i en hybrid kontext till exempel. Men vi ser att under pandemin när är alla bara jobbar på distans så sluter vi nätverket vilket har en negativ effekt på innovationsframdrift då.
Anna Carlsson: Jag har gjort några riktigt bra workshops nu med spännande digitala verktyg också, men det är ju verkligen att det måste man ju lära sig, så det är ju ingenting vem som helst kan göra. Det som vi vana vid är att kanske göra workshops när vi alla är ett rum och det är gula lappar och det är så. Men att ändra det digital den är tuff, men det går ju det.
Henrik Byström: Också, det går ju också, men då bygger det också på, jag brukar säga det att jag minns faktiskt inte ett möte som jag haft de senaste fyra åren där alla människor har varit i samma rum samtidigt. Det är alltid någon som är på distans, men däremot så det jag får höra nu från många andra verksamheter där ute är att de konstaterar att inte deras mötesrum till exempel är förberedda för att ha den här typen av möten då. Man kanske inte ens har skärmar eller så i varenda konferensrum. Man kanske inte har möjlighet att koppla upp möten på distans i konferensrummen. Man kanske inte har de här digitala whiteboards funktionerna Surface Hub eller vad det kan vara. Och det är någonting som vi kan förbereda oss då för en återkomst här så att vi ser till att de möjligheterna finns att och samtidigt så som du säger så måste vi lära oss att jobba med till exempel om Microsoft Whiteboardfunktionen då med penna och alltihopa det här liksom hur man gör en digital workshop kreativ på ett konstruktivt sätt liksom. Hur jobbar med breakout rooms och flyttar ut folk och in och så där. Det är en teknik liksom och det måste vi lära oss. Då är vi tillbaka igen att det egentligen är svåra. Tekniken är inte det svåra, men vi måste förstå hur vi använder den.
Anna Carlsson: Så Viva om vi kommer in på det som var upptakten till det här mötet och träffen. Det är nånting ni lanserat . Finns Viva redan nu och vad innebär Viva?
Henrik Byström: Bra fråga! Viva i sin tur är idag ett ramverk där vi har fyra tjänster som vi har annonserat. Den ena pratade vi nyss om, Viva Insights. Den finns under utrullning nu i vad vi kallar för public preview, alltså att man kan börja ladda ner och jobba med. Man kan köra igång den, men alla tjänster finns inte där riktigt i den och så där. Utan det kommer komma mycket mer sen. Och Viva Insights till exempel då jobbar ju mycket med det här du ska få insikt av hur du kan få mer hållbart arbetsliv. Vi pratade innan om det här med feedbacken, om hur mår du och kunna ge den feedbacken, meditation där vi har samarbete med headspace. Du får tips om att få in fokustiden eller den här digitala pendlingstiden. Tidigare pendlade ju vi till jobbet med bussen eller med bilen eller så där, men nu går vi direkt från köksbordet till arbetsbordet och så där, men då kan man få hjälp att få in det där som man får den här ställtiden som vi pratar om. Att liksom ställa om från arbetslivet fritid. De delarna hanteras i Viva Insights då och då kan man söka där i sin Teams appar så kan man söka och hitta man Insights där och då kan man ta ner den och börja kika på det och den blir ju som en skal över de här mina My Analytics. En annan del är Viva Learning. Med Viva Learning försöker vi knyta ihop då att underlätta för det livslånga lärandet i organisationen bara för att man gått ut universitetet så har man inte lärt sig allt utan tvärtom så behöver man ju fortsätta lära sig hela tiden och världen förändras och då måste vi lära oss efter som takten förändras. Idag har man kanske något sånt här learning managementsystem eller någonting sånt där det kan man då knyta in i den här. Men det finns ju många andra delar. Det finns ju till exempel Microsoft Learn som har massa kurser. Det finns Linkedin learning. Det finns en massa olika sådana här SAP, Successfactors, Cornerstone eller andra sådana där vi har samarbeten så knyter man in de här i den här Viva learning så att det blir enkelt för medarbetarna att kunna hitta utbildningar, veta vilken man ska ta, vilka som är rekommenderade och bra att använda. Och här kommer vi också bygga in gränssnitt så att externa partners kan bygga in sina lärande plattformar så att det blir lätt att komma in i det där då. Här kan man ju till exempel också koppla ihop det med Teamskanalerna så att säga att vi har ett samarbetsteam då för våran avdelning. Men när vi då ska vara med i det här teamet så är det bra att man till exempel har gått den här kursen i complience, hur vi gör vissa processer eller säkerhetsrutiner eller annat. Eller vi förväntar oss att alla har de här grundkunskaperna så då ligger de i en tab i Teams som jag som medarbetare ni kan komma in och säga ja, men då tar jag de här utbildningarna så här pratar ju samma språk som de andra i teamet. Så det är Viva Learning, att vi försöker knyta ihop och underlätta lärande.
Anna Carlsson: Man pratar inom HR väldigt mycket nu om medarbetarupplevelsen. Att det är väldigt fokus på att det ska vara enkelt, du ska hitta det du behöver från en plats. Den plats du använder så då hänger ju det här väldigt mycket ihop med det.
Henrik Byström: Och då kommer man in på den tredje delen i det som vi kallar för connection. Så det handlar ju om information, alltså det vi samlar upp från intranät eller från olika kommunikationstrådar Yammer eller Teams eller att nu har du en påminnelse, glöm inte att attestera den här fakturan eller man pratat om personliga skräddarsydda intranät tidigare så där. Här får vi hjälp av att knyta upp den här informationen, men i alla de här tjänsterna så är det ju AI inblandat också. Så vi får ju hjälp av AI-motorn som lyfter upp och säger så här, det här är nog intressant för dig också. Här hittar du mer information om det och du borde kanske ta kontakt med den här personen och så. Och det knyts in i det som heter Viva Connections då. Och den sista delen är Viva Topics som handlar om hur vi kan få hjälp att få kunskap och insikt om begrepp och termer och sådana saker. Säg att jag återigen är nyanställd här och så är det en massa olika termer som jag inte riktigt har kunskap om. Då kommer då markeras liksom så där så att det kan jag hovra över den där och så får jag reda på vad betyder det här begreppet, vilka människor på firman kan de här sakerna som jag kan fråga om, var finns det mer dokument och presentationer? Kanske så jag kan fördjupa mig i det här materialet och såna saker, då kommer genereras då AI-motorn har så att säga indexerat upp det här så att det blir lätt för dig att få det där. Så det är fyra olika delar och alltihopa knyts ihop. Precis som du säger medarbetarupplevelsen är precis det vi kallar Employee Experience plattform, det är det precis.
Anna Carlsson: Då är jag rätt ute då.
Henrik Byström: Och det är vad Viva är egentligen då. Och sen så får vi se hur det här utvecklas framåt då naturligtvis men.
Anna Carlsson: Hur fungerar det? Jag brukar ju ifrågasätta mycket kring AI så är det ju också. Det finns regelverk. Det finns GDPR-regelverket här i Sverige. Vi har allt kring AI och språk, alla olika språk man då pratar. Hur ligger det till? Finns det för svenska och klarar AI-motorn av det?
Henrik Byström: Ja, Viva Topics finns i dagsläget på engelska. De finns på de andra stora språk än spanska och så där. Finns inte på svenska än men det kommer säkert komma på sikt, men just nu så är det engelska då. När det gäller de andra där så är ju de egentligen ganska språkoberoende så att det har inte så mycket med det att göra. Men i övrigt så gäller ju samma alltså regelverk för hur vi hanterar kundernas data som gäller i alla fall liksom GDPR till exempel hanteras av de generella reglerna. Det är en maskin som läser förvisso men någon Microsoftanställd kan inte liksom läsa det där datat eller så utan det har du rätt att se informationen så kommer det också få rätten att läsa det men annars så har du inte det liksom utan det styrs av de regelverk man sätter upp i organisationen helt enkelt. Och likadant så vilar man ju på de regelverk som vi har satt upp. Vi är ju intresserade av kundernas data i sig. Vi har ju en annan finansieringsmodell liksom. Vi tar ju betalt för att man använder tjänsten, inte för att till exempel göra reklam på det eller så där. Utan vi är helt ointresserade av datat och vi kan inte ens läsa data.
Anna Carlsson: Och hur ser ni att det här kommer kunna, när kommer man kunna använda det? Ja, vissa delar som du säger finns tillgängliga.
Henrik Byström: Insights håller ju på att rulla ut nu. Connections finns ju på plats också nu. Learning är också nu i tidigt skede. Det finns vissa de här gränssnitten kopplade redan. Topics finns och Topics är en tillvalstjänst. Men det kommer hända ganska mycket i det närmsta kvartalet halvåret skulle jag säga. Jag brukar rekommendera folk att lyssna in på våra stora konferenser som vi annonserar bland annat bildkonferensen. Den är ganska teknisk konferens, men har man sin IT-avdelning så kan man sätta dem att kika på de där presentationerna. Där kommer det att komma mycket nytt också.
Anna Carlsson: Men det bygger också mycket på att man måste ha gått igenom vissa steg. Man måste ha material i en form och tillgänglighet i plattformen.
Henrik Byström: Precis, så är det. Om man tar hela den här insiktsspåret så handlar det mycket om att vi lägger ju ett AI-lager ovanpå digitala spår. Det alltså Microsoft Graph som ligger under. När du bokar ett möte med en person eller så där någonstans så blir det ett digitalt spår, du och jag ska ha ett möte och sen chattar vi ju varandra och då har vi ett digitalt spår där och sen har vi dokument och så där. Det där i sin tur är det som vi sedan applicerar AI på. Så att det vi gör är egentligen att vi har hittat ett sätt att föda tillbaka de här insikterna från digitala spåren tillbaka till organisationen så att de kan driva förändring av det istället för att bara ligger där helt oanvänt. Men fortfarande är värt att betona att det är inga individuella data eller nåt sånt delas ut till någon utan det handlar om konceptuella frågor.
Anna Carlsson: Har du några exempel på några kunder som har gjort det här bra och kommit långt? Vad är det för typ och vad de gjort?
Henrik Byström: Om man tar Workplace Analytics så är det fortfarande relativt i sin linda. Det är ju som du säger, det bygger ju på att man har börjat använda tjänsterna ganska mycket så mycket som man får lite digitala spår analysera, annars så har vi ju inget data och läsa. Det finns en hel del bra exempel på en sajt som heter insights.office.com där man kan se olika exempel på bland annat våra egna exempel då både från oss som jag berättade om innan att vi jobbar mer och längre och så där. Men även då ifrån våra danska kollegor som har gjort en post där om hur man gör och det finns ett antal olika kundcase en som ligger där. För man kan ju använda den här typen av insikter för att titta på till exempel en försäljning. Varför går försäljningen väldigt bra i vissa team, men inte i andra? Finns det någonting i det här och sen kan vi se att det där teamet har väldigt många externa möten medan i det här teamet jobbar väldigt mycket internt. Finns det någon koppling här liksom? Så den typen av insikter kan man ju också dra. Man kan relatera till andra verksamhetsbehov, så att det ena kan ju vara utifrån de här HR-processerna med hållbart arbetsliv. Det andra kan ju vara hur vi ska accelerera vår försäljning eller hur kan vi få en bättre produktion? Det finns ju olika många sätt att ta vara på den här datat och använda det för att göra smarta grejer på helt enkelt.
Anna Carlsson: Detta är ju superintressant. Jag är ju lite nördig och tycker sånt här är otroligt spännande, hela tiden med respekt för individens information och vad som är möjligt. Men det här, jag tycker det här låter jättespännande. Nu gör jag ju egen så jag kan ju inte riktigt göra det här på samma sätt, se på team och så utan det får jag ju försöka jobba med att andra provar på och tar in i sin verksamhet. Men om du skulle drömma dig fram om fem år, vad tror du skulle hända på arbetsplatserna om de använder den här typen av?
Henrik Byström: Jag tror att om man tittar på vad som kommer hända, jag vågar faktiskt vara lite förutspående här. Vad som kommer hända är att och som jag verkligen hoppas kommer hända är att vi tar vara på de digitala spåren att vi använder dem för att driva förändrade arbetssätt och ett hållbart arbetsliv. Vi har ju medarbetarundersökning, vi pratar med folk och vi får kunskap och insikter på massa sätt. Men ta vara på de här digitala spåren för de kan ge väldigt mycket bra insikter och det är jag övertygad om kommer att hända. Det är ju som du säger. Man behöver ju ha en lite större organisation, alltså åtminstone vara en grupp av någon liten substans eftersom vi har anonymiserade datat. I annat fall man ska kunna lämna ut, det är inte syftet utan vi ska titta på grupper. Så det är jag helt övertygad om. Det andra som jag tror kommer hända. Det är digitalisering av alla de som inte jobbar på kontor och det är ändå den största delen av de anställda i Sverige, alltså de som jobbar i butiker, i fabriker, i äldreomsorgen eller kör buss eller sjukvårdspersonal eller alla som jobbar på vad vi kallar då frontline workers och de som är på distans. Där har man börjat investera i digital teknik på olika sätt för att de ska kunna göra ett bättre jobb och det är helt övertygad om kommer att accelerera väldigt mycket den närmsta tiden.
Anna Carlsson: Ja, det är spännande, för det är ju en kategori som hamnar lite utanför.
Henrik Byström: Men det är de som vet vad de äldre faller. Det är de som vet vad produktionsstörningarna blir. Det är de som möter kunden först i butiken. Det är de som har insikterna om vad kunderna frågar efter och så där. Och kan vi inte få tillbaka de insikterna till kunskap så blev väldigt svårt att driva ny innovation och förändring, utan det kan ju inte vi sitta på någon sorts huvudkontor gissa oss till. Utan kan vi få ett engagemang från den här personalen med feedback på där de känner så här jag vill vara med och bidra. Jag är en del av den här organisationen och jag är viktig och utför här ute i det yttersta ledet. Jag vill ge min feedback tillbaka och det är det jag tror kommer hända. Här ser vi väldigt mycket. Man pratar i till exempel retails alltså butiksledare så pratar mycket om Brand Ambassadors alltså, det vill säga att man är ju en varumärkets ambassadör när folk kommer in. Den första de möter är ju en butiksanställd och beroende på hur de får det bemötandet så påverkar det ju min upplevelse som kund av hela varumärket. Kan vi då underlätta för dem att göra ett bättre jobb när de behandlar mig som kund eller som patient eller som trafikant eller vad det är för någonting så är det klart att det kommer få en stor verksamhetseffekt.
Anna Carlsson: Och inte försöka få dem att förändra och börjar göra en massa nya saker som tar tid, för det är ju också en balansgång här när man använder digitala hjälpmedel kan det också bli också i den typen av arbetsplatser eller roller där man plötsligt ska börja dokumentera saker. Då har vi ju det negativa.
Henrik Byström: Precis utan tvärtom, men om man vänder på det och säger så här, i butikerna idag finns det ju ofta någon form av terminal någonstans och så står jag prata med någon som hjälper mig så ska vi gå bort till den där terminalen och då är det en upptagen av någon annan anställd som står och jobbar med det. Varför har de inte en digital enhet själva där vi kan stanna kvar där vi är och titta på den och jobba tillsammans och säger jaha, du sökte den där skjortan det fanns inte, men jag vet att den finns på Drottninggatan. Ska lägga undan åt dig till Drottninggatan där så går ett pling till Drottninggatan som säger, ja, absolut, jag hänger undan den. Istället för att gå till en telefon och ringa det. Det är det här som är hela liksom att vi förändrar hela beteendet och när vi som kund ofta är väldigt pålästa innan vi kommer in till och med att vi har sett att den här skjortan ska finnas i den här butiken och då undrar vi, finns den här? Finns den i flera färger? Vi vet vi om det då så kan vi börja jobba på ett helt annat sätt eller så vet du vad den finns inte du kan få mig på måndag, prova den här storleken så hörs vi, vi skickar hem den till dig så har du den imorgon. Det är det här som är det som förändrar, det som sker så mycket och det sker ju alla branscher, oavsett om det är i butikerna eller om det är äldreomsorgen eller vad det kan vara någonstans liksom.
Anna Carlsson: Men summering tänker jag nu att en uppmaning till alla de som lyssnar här, ta reda på vad ni har och vad planerna är. Engagera dig tillsammans med de som jobbar med era produkter, Microsoftprodukter och se till att man får ut nyttan av det.
Henrik Byström: Ja, men absolut, och jag tycker att man ska börja verkligen förbered återkomsten. Oavsett om den sker i höst eller om ett år eller om tre år. Det vet vi ju inte, men förbered det så att ni vet hur ni ska tackla det här, både i form av vad förväntar sig medarbetarna. De kanske förväntar sig att de kommer kunna jobba vidare på hybridkontext. Har ni tagit beslut om det är ledningsgrupperna? Hur jobbar ni med det för att coacha medarbetarna då? Hur ser ni till att kontinuerligt ett bra ledarskap? Hur förbereder ni för att kunna ha möten på konstruktivt sätt? Hur förbereder de fysiska lokalerna? Allt det här, förbered de bitarna för det här. Vi står inför det, men vi kan förbereda oss och ta hjälp när det gäller teknikplattformar, prata med IT, prata med våra partners, prata med oss så hjälps vi åt och så att det blir så bra som möjligt och inspiration finns det ju hur mycket som helst. Både på LinkedIn learning eller Youtube eller på våra hemsidor eller så. Men en bra plats kan ju börja vara på detnyaarbetslivet.se där vi samlar upp en del insikter då.
Anna Carlsson: Tack så jättemycket, Henrik för att du kom hit.
Henrik Byström: Tack för att jag fick vara med. Jättekul!
Anna Carlsson: Vad kul att du lyssnade på det här avsnittet av HR Digitaliseringspodden. Jag som driver podden heter Anna Carlsson och jobbar till vardags som konsult, projektledare och inspiratör inom området digitalisering med framförallt inriktning på HR, medarbetare och ledare. Som alltid vill jag gärna ha tips och råd på teman och personer till podden och då hör du av dig till mig på anna@hrdigitaliseringspodden.se. Eller så hittar du mig på LinkedIn via HR Digitaliseringspodden egna sida hoppas vi hörs snart igen.
