I veckans och säsongens andra avsnitt möter vi Patrik Reman, en passionerad HR-konsult med en bred och fascinerande bakgrund inom HR, digitalisering och AI.
Patrik delar med sig av sin resa från industrin till bemanningsbranschen och vidare till att bli en ledande röst inom HR och AI. Vi diskuterar de utmaningar som traditionella HR-processer står inför och hur nya digitala verktyg kan revolutionera sättet vi arbetar på. Digitalisering kan bland annat transformera HR-processer och effektivisera administrationen, vilket frigör tid för mer strategiska uppgifter och förbättrad medarbetarupplevelse.
Om du är nyfiken på hur AI kan integreras i HR-processer och vilka möjligheter som finns för att förbättra både effektivitet och medarbetarupplevelse, missa inte detta avsnitt!
Avsnittet finns också i en kortare version som du hittar här.
Transkribering av avsnittet:
Anna Carlsson: Åh vad härligt det är att vara tillbaka efter en lång skön ledighet!
Hoppas du har saknat podden och är spänd på våra nya avsnitt. Du fick ett första introavsnitt förra veckan med mig och Emira, och nu kommer en avsnittstyp du känner igen. Det vill säga jag, en gäst och ett ämne. Och gästen i avsnittet är ingen mindre än den fantastiska Patrik Reman. Han kallar sig en HR nörd och jag undrar alltid hur han har hunnit med och hinner med allt han gör. Och följer ni inte honom redan på sociala medier, då tycker jag verkligen att du ska göra det. Patrik är HR och ledarskapskonsult med gedigen erfarenhet inom industrin, offentlig sektor, kompetensförsörjning och HR. Han har också blivit utnämnd till en av top 250 most influencers persons in HR world wide. Under två på varandra följande år. Just nu har han ett uppdrag på Nacka kommun som HR utvecklare, och jag blir avundsjuk på dem som får nyttja Patriks breda kompetens. Vi har ett härligt samtal som i grunden skulle handla om Patriks AI erfarenheter, där han precis som jag ser AI som en del i arbetet att göra ett skifte inom HR, arbeta på nya sätt, nyttja tekniken där den fungerar bäst och tänka utanför boxen. Där är AI en viktig pusselbit. Men det finns så många andra saker du också behöver tänka på. Som självledarskap, förbättring av processer generellt och fokus på chefens behov. Vi spelade in detta avsnitt redan i våras och nu äntligen får ni lyssna på Patriks klokheter.
Och när du lyssnat klart så kanske du också vill ha hjälp att utveckla din HR med digitala hjälpmedel. Då vill jag tipsa om min och Thomas Ekelöfs kurs. Om du eller någon annan i ditt team vill ta två dagar i oktober för att tänka utanför boxen. Kursen heter HR Tech och AI för HR proffs och du hittar mer info på min hemsida och hrdigi.se. Som ni vet så är vi fortfarande alldeles för dåliga i Sverige att nyttja tech och AI inom HR. Du kan också höra av dig till mig på anna@hrdigi.se och diskutera era behov.
Anna Carlsson: Välkommen till HR Digitaliseringpodden Patrik!
Patrik Reman: Tack så jättemycket!
Anna Carlsson: När jag förberedde mig och gjorde i ordning manus och så där blev jag helt fascinerad över hela din breda bakgrund, portfölj, allt du gör. Så det ska bli jättekul att prata om det. Men framför allt ska vi prata lite om AI och processer och möjligheter. Men vi börjar alltid podden med att du får berätta. Vem är du Patrik?
Patrik Reman: Patrik Rehnman heter jag som sagt. Jobbar sedan ett år tillbaka ungefär som egen konsult inom HR, och det är något som jag kanske har funderat på ganska länge. Men jag är också en riktig HR nörd brukar jag säga. När jag har min fritid så läser jag forskningsrapporter och böcker om HR.
Anna Carlsson: Det är väldigt nördigt.
Patrik Reman: På dagtid så jobbar jag med HR och digitalisering och AI och sådant. Så det är det som mitt liv kretsar lite om.
Anna Carlsson: Och hur blev det HR då?
Patrik Reman: Det började med att jag började inom industrin och var chef i industrin. Och i slutet av 90 talet början av 2000 talet så var ju personalpolitiken inom industrin kanske lite hårdare än vad det är nu. Det var lite mer så här. Ja, man kan byta ut folk bara om de inte håller eller inte trivs eller så där. Jag började fundera ganska mycket på det där redan då. Hur kan man få folk att trivas mer på jobbet? Vad kan jag göra som chef? Så det var nog där redan som det här intresset för HR började faktiskt, just när jag var chef. För egentligen, jag hade inte så mycket teoretisk bakgrund. Utan jag blev chef helt enkelt.
Anna Carlsson: Ja men det är väl det vanliga att man på något sätt hamnar där för någon ser att man har potentialen.
Patrik Reman: Precis.
Anna Carlsson: Pluggade du sen HR? För nu läser du forskningsrapporter så då antar jag att du säkerligen har en riktigt ordentlig bakgrund också.
Patrik Reman: Jo men det har jag gjort efterhand. För jag jobbade som chef inom industrin. Jag jobbar inom tryckeriindustrin, och den flyttade ju till Asien och österut ganska mycket. Så jag såg att jag måste byta bana här om jag ska ha något jobb kvar. Då tänkte jag att jag vill nog jobba lite med rekrytering, HR eller någonting sådant. Och då fick jag ett jobb i bemanningsbranschen, och när jag jobbade där några år så passar jag på att plugga på distans samtidigt. Så att jag alltid har pluggat samtidigt som jag jobbat, så jag inte varit helt student på det sättet. Men jag har pluggat in på distans då. HR, både kandidat och master. Utomlands också. För på den tiden fanns det inte distans hela utbildningar i Sverige.
Anna Carlsson: Nej, jag förstår. Och när var det här? Hur länge sedan pratar vi om att vi bytte den här banan då?
Patrik Reman: För 15 år sedan bytte jag till bemanningsbranschen. Då började jag sakta men säkert också plugga HR på distans, lite enstaka kurser i Sverige och sen program utomlands.
Anna Carlsson: Och så bemanning sa du. Hur har du? Hur har karriären utvecklats? Jag menar, nu är du ju HR chef. Vilken väg har du tagit dit?
Patrik Reman: Det var egentligen jobbat i bemanningsbranschen några år och som sagt, lärde mig väldigt mycket om det här med rekrytering och också väldigt låga marginaler. Hur man måste verkligen hålla effektivitet och hålla sin personal, alltså att trivas och så där. Sen läste jag ju samtidigt och kände att jag vill nog jobba helt med HR. Då kände jag så här, men jag söker rena HR tjänster som inte är chefstjänster. Jag söker till HR konsult. Och så fick jag ett jobb i Linköpings kommun som HR konsult. Och bara efter några månader så frågade de om, kan inte du starta upp en central rekryteringsenhet? För du har rekryterat så mycket. Så det var där det började egentligen.
Anna Carlsson: Superkul! Roligt att ha den här ordentliga bakgrunden också som chef. Jag har själv så kommit in på HR för att jag varit så engagerad i just det här med möjligheter, prestation, rätt person på rätt plats och liknande. Men vilka områden håller du på med då? För nu skriver du många böcker, du bloggar. Berätta lite mer.
Patrik Reman: Som sagt, intresset började med rekrytering, kompetensförsörjning. Men jag har hela tiden haft med mig det här ledarskapet från mitt eget chefskap. Så det har hela tiden varit med i bakgrunden lite grann. Så utåt sett kanske ser det ut som att jag bara hållit på med rekrytering, kompetensförsörjning och HR. Men jag har ju nästan alltid haft en ledande position på något sätt. Så jag har också kunnat testa mig fram mer och mer på vad säger teoretikerna, vad tror jag själv funkar och så där? Så det är egentligen ledarskap och sen kompetensförsörjning i första hand. Men sen har det blivit mer och mer med AI i hela HR processerna och få den röda tråden i HR processen. Att allting sitter ihop på något sätt. Så sakta men säkert har det byggt på till hela HR.
Anna Carlsson: Och sen har du hållit dig mycket inom kommunvärlden, eller?
Patrik Reman: Precis. Det har nog bara blivit så egentligen, att jag hamnar i kommunen efter bemanningsbranschen och sen så får man mycket kontakter där och man fortsätter att jobba. Man har skaffat sig nätverk och så får man tips om ett annat jobb och på den vägen har det varit lite grann.
Anna Carlsson: Sen är det väl bra. För jag tänker att de flesta som vill jobba med just det här med strategiskt och utveckla och förändra. De befinner sig oftast i den privata sektorn.
Patrik Reman: Ja precis.
Anna Carlsson: Så det finns inte så många som du eller?
Patrik Reman: Nej vi är inte jättemånga som jobbar så här. Men vi är ett gäng som finns i den kommunala världen och som flyttar runt lite grann och som har kontakt lite då och då. För det är ju också som sagt i kommunvärlden så det tar oftast lite längre tid och gör allting. Med regelverk och upphandlingar och sådana saker. Så det är lite speciellt att jobba med de här frågorna i den kommunala världen.
Anna Carlsson: Men kan du inte berätta lite. Hur fungerar en kommun då? Hur ser det egentligen ut med, vilka roller finns? Nu har jag lärt mig det. Men jag kom på det, det kanske inte alla andra vet. Man bor i en kommun, men vad är det egentligen för typ av verksamhet som man utövar där?
Patrik Reman: Det är ju också lite olika i olika kommuner. En del har ju allting i egen regi, till exempel allt från gatuskötsel, och parker och sådant där och städ och sådana saker. Och vissa har ju lagt ut det ganska mycket på entreprenad. Men grunduppdraget som alla har det ju skola, vård och omsorg. Och sen till det så kommer det de här stabsfunktionerna i kommunledningen då. Men sen är det ju många andra som också har, det ska ju vara kulturskola och sådana här saker också. Kultur och fritid och sådant som kanske inte är lagstadgat med som många vill ha. Så det är väldigt brett inom vad man kan göra. Det kan ju vara någon som jobbar i bibliotek, någon som jobbar med gatuskötsel och någon som är ingenjör och ska fundera på hur ska staden se ut om 30 år. Så det är en otroligt stor bredd i de här olika rollerna.
Anna Carlsson: Vilken kommun jobbar åt just nu?
Patrik Reman: Just nu jobbar jag i Nacka kommun som är ett av mina uppdrag. Jätteroligt!
Anna Carlsson: Det vet jag för jag har ju bott där precis men inte nu längre. Men jag har ju haft med dem här i podden för ungefär ett år sedan. De berättar lite grann om alla de olika satsningar som finns där. Men det ska bli jättekul att höra dina perspektiv och inte bara Nacka kommun, utan det blir väl alla andra platser som du har träffat på, alla människor du träffar på.
Patrik Reman: Ja.
Anna Carlsson: Vi tänkte vi skulle prata lite om AI generellt. Jag är nyfiken så där, jag menar, nu är det ju så hajpat. Det är hela tiden överallt. Så att jag egentligen kan fundera över, har vi för mycket fokus på AI? Hur länge har du haft fokus på AI?
Patrik Reman: Ja men det började nog 2016–2017, då börjar jag titta på AI. Det var ju mest inom rekrytering. Titta på vad är det som tar mest tid i rekrytering? Skulle AI kunna göra vissa saker? Eller skulle man kunna göra det med någon typ av maskininlärning eller automatisering? Så att AI var en av delarna där när jag tittade på hur kan man effektivisera det hela och också kvalitetshöja i rekryteringsprocessen egentligen.
Anna Carlsson: Hur tycker du, jag menar vad är din syn på AI då? Å ena sidan att du har tittat på det så länge, men vad tycker du?
Patrik Reman: Ja men jag kan ju säga att jag använder AI som en daglig assistent till mig själv i mitt eget yrke och även mitt eget liv om man säger. Men som sagt, jag ser ju också. Senaste året har hajpen verkligen växt. Och då kommer det också några saker. Att det kommer system och sådant som kanske inte funkar så bra för att man vill snabbt tjäna pengar. Och det är också viktigt att veta, vad använder jag för verktyg och varför ska jag använda det här? Och vem är det som äger det? Och vart tar min data vägen någonstans? Och så där. Så att det är de frågorna som jag tycker har kommit mer på sista tiden också. Kan jag använda det här systemet egentligen? Man vill kanske, man vet inte riktigt. Kan jag använda det? Eller vilket land är det som står bakom till exempel? Det är ju sådana frågor också nu.
Anna Carlsson: Men hur ser det ut inom kommun om man börjar titta på att nyttja AI? För jag träffar också på flera som arbetar i kommunala roller på HR. Man är både försiktig men nyfiken. Men använder man AI generellt?
Patrik Reman: Ja, det tycker jag. Det är också väldigt olika hur man gör det. Och det handlar nog mycket om hur man som person är också, om man är nyfiken på det och kanske har börjat prova hemma. Då kanske man inser att det här kan jag använda för att hjälpa mig i arbetet också. Och då är det ju viktigt också i en kommun att man vet vad du får lov att använda i jobbet. Vilka verktyg är godkända och hur får jag lov att använda det och på vilket sätt? Det kan också bli en stoppkloss. Att man vet att det här skulle vara jättebra för mig. Men jag får inte använda det än, för att vi inte är klara med hur vi ska använda det i arbetet. Men det är många som gör det redan. Det kan vara småsaker som sagt, att hjälpa till med och kanske fixa till en text eller en annonstext eller få förslag på nya intervjufrågor som kanske matchar en roll mycket bättre. Så många börjar kanske på den nivån lite grann.
Anna Carlsson: För det här med vad man får använda och inte. Hur ser det ut i just nu i den kommunala verksamheten? Kan man använda sig av AI verktyg som ChatGPT eller Gemini eller någon av de andra?
Patrik Reman: Ja, det kan man. Men det är viktigt också att som sagt verkligen kolla av med sin egen IT eller digitaliserings enhet. Hur ser det ut? Vad måste vi tänka på? Och det är många som har till exempel Microsoft paketet. Då kan vi använda Copilot nu oftast för det börjar nu implementeras i det paketet för alla företag. Men då är det också viktigt. Vad får jag lov att mata in för någonting? Jag kanske inte ska mata in personallistor eller lönelistor och sådant. Utan vad är det vi kan använda? Där behöver man också ha en dialog. Och det har gått mycket snabbare än många tänkt, Så det här är inte färdigt på många ställen heller.
Anna Carlsson: Är det många som säger nej så länge? Att det är lättare att säga, nej men använd det inte.
Patrik Reman: Jo, så är det ju. Jag har hört när folk frågar men hur kan jag använda det? För man har sagt nej i min organisation. Då brukar jag säga, börja att prova hemma då så att du i alla fall hänger med lite grann. Och prova några saker hemma så att du inte bara sitter och väntar, utan försök hålla koll privat i stället tills de säger att ja, nu är det okej att köra.
Anna Carlsson: Jag reflekterade här innan du kom. För här satt jag och förberedde en presentation som jag ska hålla, och då satt jag och förde en dialog. Jag använder Gemini väldigt mycket, Googles version. För då kan man få både länkar och man får ChatGPT fast också med hänvisningar till var de hämtar informationen och mer nutida än vad ChatGPT bjuder. Så sitter jag där och för en dialog med i min presentation. Men hur säger du om det här? Vilka ord kan jag använda? För jag ska göra på engelska, och så är det terminologi och grejer. Jag tycker det är helt. Det fanns ju inte på kartan bara för en kort tid sen.
Patrik Reman: Jo, det är ju det. Jag har kört ChatGPT. Men det är också för att det var det jag började med. Så det har blivit att jag har hängt kvar där. Men sen provar väldigt många andra system också. Men det är ju som du säger, man kan prata med den i telefon till exempel. Om man säger någonting och prata jättelångt. Men sammanställ det jag har sagt så det blir lite lätt att tolka sen för mig själv. Och förut fick man sitta och skriva ner allt sådant här och kanske inte fick riktigt som man ville få fram av det man sa. men AI:n kan ju sortera ut det som är viktigt och få det så att det blir tydligt.
Anna Carlsson: Ja precis. Och skriver det bättre än vad kanske vi, du och jag kunnat formulera oss.
Patrik Reman: Ja, helt klart.
Anna Carlsson: Men om man backar bandet och tittar på hur det här med HR processer har utvecklats. Du har ju titta mycket på just det. För å ena sidan, vi har ett verktyg nu som jag brukar kalla för en schweizisk armékniv som man har. Det är massor av olika saker, men det funkar bara för vissa aktiviteter ändå. Men om man börjar titta på egentligen uppdraget som HR och hur man har förändrats över åren, där har du tittat väldigt mycket. Kan inte du dela med dig lite av det?
Patrik Reman: Ja, absolut. Det som jag tittar mycket på är ju både organisationen inom HR men också hur processerna ser ut. För att det man har gjort tillbaka i tiden är mycket att man har delat upp det i olika, att man har en rehab process och man har en löneprocess och man har en rekryteringsprocess. Och det som jag pratar mycket för är att man måste se det som en HR process, för att allting ska haka i varandra. Alltså gör man fel. Skriver man fel information i annonsen till exempel. Då blir det fel hela vägen. Och då kanske man får mer rehab ärenden. Det måste finnas en röd tråd i det där. Så man kan inte dela upp det så som man kanske har gjort mycket tidigare. Och också att man kanske också varit indelad i olika avdelningar. Man har tre stycken som bara jobbar med rehab men som inte har koll på vad de andra gör. Då blir det ju så, då får man med stuprören. Och det räcker oftast att det finns i organisationen om man behöver ta det inom HR också. Utan då är det viktigt att ha det att man ser också, var är mitt arbete i hela processen? Vad det jag gör och vad påverkar det sen? Vad blir jag påverkad av innan till exempel? Så man får en förståelse. Vad har jag för del av allting? För den har nog varit lite dålig tidigare tror jag. Jobbar man på mindre företag där man är ensam HR. Då har man ju allting.
Anna Carlsson: Ja då ser man ju påverkan och konsekvens av alla sina aktiviteter och vad man inte kan göra och så där.
Patrik Reman: Men även där så har jag sett att många delat upp det. För man är van att dela upp det. Här är min rehab process och här är min rekryteringsprocess. Men du är ju själv i ett litet företag, du har väl en process? Du säger väl inte till någon annan. Nu kommer min andra person och ska göra det i processen. Så man måste tänka lite annorlunda tror jag för att det inte ska bli så komplext. Det behöver inte vara så komplext oftast.
Anna Carlsson: Hur ska man jobba med det? Jag vet att du har pratat om lean, men jag kan inget om lean egentligen. Kan du inte berätta om lean och påverkan på processer?
Patrik Reman: Precis. Det här har jag tagit med mig från industrin. Så det är väldigt tacksam för, att jag har tagit med mig processtänket. Det som jag brukar säga förenklat litegrann, är att lean är att man ska göra det som behövs. Man ska mäta det som behövs och sen ska man hela tiden hitta ständiga förbättringar som man kan göra. Det här med ständiga förbättringar är något som jag också har jobbat med jättemycket i de team som jag haft. Att man hela tiden, i allt ifrån småsaker. Att det här är lite krångligt i systemet, jag klickar alltid fel, här blir det alltid något krångel eller när vi ska göra den här saken så skulle vi kunna göra det på ett bättre sätt. Så att man skriver ner det här och sätter också, vem ska ansvara för det och när ska vi göra det? I de här olika teamen som jag gjort de här ständiga förbättringarna så tycker man kanske, men vi har inte gjort så mycket, det har inte blivit så många. Då brukar jag i slutet av varje år göra så att man tittar på hur många punkter vi haft. Och det brukar vara flera hundra punkter. Det kan vara små och stora punkter som man har åtgärdat. Det här är en del i att jobba med lean. Att man gör inget onödigt, man rapporterar bara det som behövs rapporteras och sen hela tiden försöker förfina sin process. Allt ifrån småsaker till att vi kanske har möten varje vecka, men vi kanske bara behöver ha det varannan vecka. Det kan vara en del i ständig förbättring, att vi inte har kommit på så mycket nytt till nästa vecka så vi behöver inte ha det varje vecka. Så det kan vara olika saker som påverkar.
Anna Carlsson: Och då tänker jag på litegrann, hur det hänger ihop processerna? För nu pratar du om process fast vi samtidigt säger att allt hänger ihop. Är det egentligen att lean påverkar alla aktiviteter man gör?
Patrik Reman: Precis, det är ju lite så. Och också det här med som sagt att man måste se det som en process lite grann. En HR process helt enkelt. Och att man också ser att har man ständiga förbättringar, kan det också vara så att här tar mitt ansvarsområde slut. Men hur ska jag lämna över det till nästa så den vet var mitt ansvarsområde tar slut och deras börjar? Så det inte blir något glapp någonstans. För det är också risken om man delar upp det i olika processer, att vem gör det här emellan då? Som chefen kanske förväntar sig att HR ska göra men som ingen på HR gör. För det står inte i någon process att man ska göra det.
Anna Carlsson: Jag får väldiga associationer när vi pratar om det här till employee experience, när man pratar om att sätta medarbetaren i centrum. Medarbetaren, vilket kan vara chefen i centrum. Så man börjar se på hela rollen och arbetet man gör. Och då är ju HR bara en del av alla aktiviteter som pågår. Hur tar man sig an den? Och vilken roll tror du att HR ska ha i det här då?
Patrik Reman: Jag tror att HR kan vara ganska drivande i det här att få med sig de andra funktionerna i ett företag. För om HR fixar en bra HR process, så är det ganska lätt att plocka in. Men var ska ekonomi hoppa in någonstans och vad har vi utbyte med ekonomi? Det kanske är lön och i budget och sådana saker. Var ska IT och digitalisering in någonstans? Till exempel i onboardingprocessen och i utbildningar, men också i rekrytering eller om vi ska upphandla nya system. Så att man får det här hela tiden. Vem har ansvar för vad? Så att det inte finns något glapp, för glapp finns det väldigt ofta idag i många processer. Man vet inte. Jag trodde att du skulle göra det här. Eller så är det hamnar i chefens knä oftast också. Att det är ingen av de här stödfunktionerna som vill göra de här sakerna. Då får chefen sitta som spindeln i nätet och fixa ihop de här olika sakerna.
Anna Carlsson: Man måste göra här tillsammans helt enkelt. Så hur får man det? Jag känner ju inte att det kanske är en naturlig roll som en HR person tar. Utan man har oftast sin process som man äger och vill göra bra och följa alla regler. Men hur får du till ett team som jobbar på det här sättet?
Patrik Reman: Det handlar mycket om det här med självstyrande team. Att man får ett mål, man får ett uppdrag. Och också tydligt, vad är mitt mandat i det här teamet och som deltagare i teamet? För det är då man släpper lös lite grann, det här med att man hittar på nya saker och man kan komma med nya förslag på saker, man gör förbättringar och sådant. Och i stället för att jag som chef ska säga, nu ska du göra exakt efter den här processen och så får du rapportera till mig hela tiden vad du gör. Målet är att i ert team så om tre månader ska ni har kommit hit, om fem månader ska ni kommit hit. Det kan vara allt ifrån nöjdhet från chefer, nödigt från kandidater och allting. Och så jobbar de ju med det här och hitta själva också olika lösningar. Vad funkar bäst just i det här teamet med de medlemmarna som är där? Så när man släpper lös teamen och inte är peka med hela handen chef, då händer det jättemycket saker. Och jag tror det är då man kommer fram till det här. För då kommer man fram till att ja men här behöver ekonomi vara med, här behöver vi ha kontakt med IT för att vi då löser vi det här mycket bättre.
Anna Carlsson: Men om man då tänker på det vi började med, AI och digitalisering, data och analys. Hur hänger det ihop med det här? Hur ska man då få till det om man ger ansvar och tittar på ständiga förbättringar? Om vi då pratar om digitaliseringens påverkan. Det är ju oftast stora kliv, i alla fall i början. Hur hänger det ihop tycker du?
Patrik Reman: Jag tycker det hänger ihop med att vi måste försöka få bort ganska mycket av den här tidsödande administrationen, så att vi kan börja jobba mer tillsammans med de andra enheterna. För HR är ju ganska administrations tungt. Det är mycket data. Det är mycket saker som ska göras. Många personer oftast som ska ha lön och man ska göra mycket hela tiden. Och kan man digitalisera det här och automatisera och kanske också analysera med hjälp av AI, då frigör man jättemycket tid till att fundera på saker och prata med de andra stödfunktioner och med cheferna. Man kan ju få mer tid med cheferna och verkligen lyssna på vad är det egentligen du vill ha hjälp med? För ofta så antar man bara att det här hjälper HR dig med, i stället för fråga vad vill du att vi ska hjälpa dig med? Så man behöver ju ha tid att fråga tvärtom lite grann.
Anna Carlsson: För vi har ju den där också balansen mellan vad chefens roll är och vad HR:s roll är och ska vara. Ofta så ser jag ju inom offentlig sektor om jag tittade på siffrorna kring hur många medarbetare man har per chef, så är de otroligt höga också. Men hur kommer man till en bra strategi när det gäller digitalisering och AI? har du genomfört stora projekt på det området?
Patrik Reman: Ja, det har jag gjort. Och jag har också hjälpt andra att komma i gång med det här och tänka nytt lite grann. Och många är ju så här, men kan du inte hjälpa oss att göra en plan för vart vi ska vara om 2–3 år? Då säger jag, det här behöver ni börja med nu. Ni bör vara redan här om 2–3 månader kanske. Så det är också mycket, för att det händer så mycket så snabbt just nu. Så börjar man om 2–3 år då är man ju efter redan. Men det handlar också mycket om att glömma lite hur vi gör idag, utan tänka på hur vi skulle vara bäst om vi gjorde? Annars blir det lätt så att man idag skriver det på ett papper, då lägger jag in och skriver det i Word i stället. I stället för att tänka på hur kan vi göra på ett helt annat sätt? Det kan vara att prata med AI till exempel eller transkribering på möten eller sådana saker. Det är ju en annan typ av digitalisering där den också kanske kan komma med förslag på olika punkter som ska åtgärdas och vem som ska göra det. I stället för att vi ska sitta och skriva hela tiden och göra allting manuellt, så finns det många hjälpmedel.
Anna Carlsson: Så det är tillbaka igen till att vi måste vara det här med självstyrande. Då måste ju också alla medarbetarna ha en kunskap och släppa loss sin kreativa kraft i den här dialogen. Och någon måste visa, ja men ni får göra det här. Ni får tänka fritt. Sen har vi leverantörerna som då också ska kunna leverera. Vad ser du på de här olika perspektiven?
Patrik Reman: Det är ju det. För att man ska kunna jobba med lite mer självstyrande medarbetare och självstyrande team så måste man ju ha ganska god teoretisk kunskap om sin process eller bakgrund. Varför gör vi som vi gör? För annars är det helt omöjligt att kunna komma med förslag på hur vi ska göra saker bättre. Om man bara vet. Jag gör de här tio stegen varje vecka. Och så vet man inte varför gör jag dem. Jag har inte riktigt koll på varför jag gör de här arbetsuppgifterna. Då kommer det inte hända någonting. Men om man sakta men säkert bygger på med den teoretiska bakgrunden. Varför gör vi det här? För att förbättra för chefen och i slutändan för att vi ska minska sjukfrånvaron, för att det ska bli bättre miljö ute på arbetsplatserna till exempel. Så att man tar hela den vägen. Då börjar man ju komma i gång och tänka lite grann också. Det där tror jag är viktigt, att man också ger tid för den här utbildningen av sin personal. Det behöver inte ta mer än 5–10 minuter i veckan. Det kan vara korta små möten där man bara tar upp någonting. Det kan vara någon annan som har gjort någonting bra, som kan inspirera. Eller att man bara går igenom att nu har det kommit någon ny forskningsrapport. I stället för att de ska läsa de här 300 sidorna så kanske jag har läst den och sammanfatta det på 5 minuter. Att det här kan vi ta med oss i tanken framöver, att det är så här vi börjar.
Anna Carlsson: Så lyfta blicken och vara innovativ och tänka egentligen utanför. För det där ser jag väldigt mycket av. Oavsett kommun eller privata företag så har man ofta att man datoriserar det man redan gör. Inte tänker ja men här ska vi vara och på det här sättet skulle vi vilja arbeta. Vi skulle vilja få bort det här. Det här är ju en stor omställning. Hur ska vi få fler ledare och leda de här teamen på det sättet?
Patrik Reman: Det är nog att man måste nog våga släppa loss lite grann. Släppa sina chefer också lite grann. Kanske inte ha så mycket rapportering, utan har mer tydliga mål. För cheferna fastnar också i administrationen. Då har man har man inte tid att vara den där visionären som man kanske vill vara, som man trodde att man skulle hinna att vara någon gång. Så allting hänger ju ihop lite grann. För att man ska få bort all den administrationen, för att kunna bli mer kreativ så måste man ju börja också med digitaliseringen på riktigt och inte bara datorisera det man redan gör. Och så att det är en ganska stor omställning och det måste komma uppifrån att nu gör vi så här. Man måste också vara lite föregångare i det här. Att nu gör jag så och då kanske det sprider sig sakta men säkert neråt också.
Anna Carlsson: Då reflekterar jag över den senaste rapporten, nu är det några månader sedan den kom från PWC. Det här med nyttjandet av degenerativ AI, och synen från VD:ar där bara 18 % i Sverige av VD:arna har en plan tänkt kring hur de ska införa AI organisationen. När omvärlden pratar att de är på 36 % tror jag, om jag kommer ihåg rätt i huvudet. Och vi vårt fantastiska innovativa land. Så jag känner att vi pratar så här och det låter ju enkelt. Men hur sjutton då?
Patrik Reman: Ja, precis, det är ju det. Och det är ju lite oroväckande att Sverige, som har varit framgångsland och utvecklat mycket teknologier och varit framstående i mycket verkar halka efter ganska mycket. Nu när det handlar om AI, då blev vi lite rädda på något sätt och backar tillbaka. Så här är det no viktigt som sagt att man försöker påverka kanske sin chef, om man känner att nu har vi provat lite grann här hemma privat och vi behöver nog komma i gång med det här på jobbet också. Och kanske också visa lite exempel på hur man skulle kunna göra. För allt måste inte komma uppifrån. Du kan också komma nerifrån och säga att vi tror att det här skulle vara bra för oss. Vi kanske kan spara in så här mycket tid eller vi kan få så här mycket mer tid ute hos våra chefer. Om vi nu pratar om HR till exempel. Det är svårt att säga emot. Vi kan få loss 2 timmar i veckan per person. Kan vi göra det eller inte? Det kostar kanske några hundra i månaden. De flesta skulle tycka att det är att det är jättebra. Men bara om man har en tanke bakom också. Varför och hur vi skulle göra. Då kan det komma från vem som helst egentligen den här tanken.
Anna Carlsson: Så det är tillbaka till självledarskap. Men vad har du för erfarenheter av att få till lite mer innovativt? Alltså inte bara datorisera en process. Vad har du jobbat med? Exempel från rekryteringsområde, kompetensförsörjning och liknande.
Patrik Reman: Jag har ju både jobbat själv och också hjälpt en del organisationer att titta på till exempel sin rekryteringsprocess från början till slut. Egentligen hela kompetensförsörjningen. Många när de tittar så säger de att det här vill vi ha digitalt och det här vill vi ha digitalt. Men så börjar man fundera på i stället, men kan man inte göra det helt nytt? Alltså från hur man söker jobb till exempel. Ta bort CV och personligt brev, utan låt kandidaten bara fylla i sitt namn och mejladress och att jag är intresserad. Och så börjar man där för att få in dem i systemet. Och sen så kan man göra saker. Då kan man skicka ut en AI intervju eller AI chatt som tar reda på en massa information som man behöver. Så man förser kandidaten med länkar och nu är det dags att göra det här. Så nu vill vi ha mer information av dig. Och sen när man känner att det är ingen match, då behöver man samla in mer information. I stället för att kandidaten ska sitta i 30 minuter och för varje jobb man söker och skriva personligt brev, svara på tusen frågor och fylla i vad man har för utbildningsbakgrund och sådant. Så kan det räcka med att bara ta in det absolut viktigaste först och sen bygger man på det här med olika typer av automatiseringar och även AI stöd. För att I rekrytering, det här är inte så populärt att säga bland rekryterare. Men ju längre fram i processen en människa kommer in och börjar tycka och tänka om vad som ska gå vidare, desto bättre är det. För det här mekaniska är ju det som verkligen ger rätt utfall på rätt personer. Vi har ju ett krav och en kravprofil och sen ska vi få en person som matchar det. Är det en människa som är med och börjar läsa CV och sådant så är det direkt tyckande, tänkande, bias och allt möjligt som dyker upp. Kan vi då skjuta fram det längre fram och se att här har vi fem slutkandidater som chefen och rekryteraren kan träffa. Då blir det oftast mer mångfald, mer inkluderande i det hela. Och då har man sparat in otroligt mycket tid för att AI kan göra det här på kanske 20 minuter, som det skulle ta en rekryterare att göra på tre veckor. Då har man också kapat tiden i rekryteringen för kandidaten. Så i stället för att de ska sitta och vänta i fyra veckor på att få reda på att du inte har gått vidare, så får de ju göra olika saker. Man håller i gång de, man håller de varma och de känner också att de får bidra med mer. Och man kan ju också låta alla göra de första stegen i stället för att man kapar bort 90 % i första stegen som man brukar göra efter CV. Så här får man tänka helt nytt att vad kan AI och automatisering hjälpa oss med? Det måste inte vara en rekryterare som är med och petar i allting. Rekryteraren kan övervaka alla steg och se att det blir rätt och övervaka så att automatiseringen är rätt inställd och sådana saker. Men man behöver inte sitta med på 100 intervjuer om det inte är absolut nödvändigt.
Anna Carlsson: Jag besökte personalvetare programmet. Nu är det en tid sen, men då provocerar jag lite genom att säga att om du ska gå här så ska du vara intresserad av data. Det handlar ju om människan. Men det handlar ju också lika mycket om att göra saker utifrån data, att kunna vara neutral. Och då tänker jag att då kommer det en ännu tidigare. Det handlar ju om kravprofilen. Hur sätter vi den? Jag hör ju om flera kommuner som sitter i situationen att de kan inte ens få några sökande. De måste tänka utanför kommungränserna. Vem skulle faktiskt titta på vilka skulle vilja jobba här? Det kanske en helt annan profil. Då är vi också där att ta hjälp av AI tjänster och andra tjänster för att först kanske gå bredare.
Patrik Reman: Jo, men det är ju det. Och också det här med att titta på. Man kanske man säger att det inte finns den kompetensen vi vill ha. Då får man ta in det som är närmast i kompetens och sen får man ju ha ett utbildningspaket som också AI kan hjälpa till med. Man kan ha AI baserade utbildningar för de som kommer in och man kanske också får beställa utbildningar från universiteten som matchar. Så att den här kandidaten matchar till 75 %. Resten kommer vi inte få utan då får vi ju själva betala deras utbildning medan de jobbar. Det är också ett nytt sätt att se på det. Men när det blir så här så måste man också ha mycket data. Alltså forskning. Vad är det som säger, vilka är det som funkar i den här rollen? För det finns ju jättemycket data, men ofta så jobbar man ju inte utifrån den. Vilka är det som är framgångsrika chefer inom vård och omsorg? Det finns jättemycket data på det och det finns jättemycket data på vem som också funkar att jobba som olika typer av yrken. Och jobbar man efter det som finns och AI kan hjälpa en att bearbeta all den här datan, då kommer man komma väldigt rätt.
Anna Carlsson: Man måste bara kunna ta ett steg tillbaka och få tid för att göra den här förändringen. Det upplever jag att vi oftast. Vi springer för snabbt så att vi inte tar den här tiden att fundera efter. Ja men hur skulle vi faktiskt kunna göra ett skifte här? Med den teknologi som finns? Jag tyckte det var jätteintressant. ICA har varit med i podden och de pratade om att de gör ett initiativ för ICA Banken, där de tittar på hur de ska kunna omskola internt för att de inte får tag på det var mycket Tech resurser. Och genom att omskola internt så öppnar de upp för roller som är enklare att rekrytera till. Har man sådana tänk inom kommun också? Finns det möjligheter till det?
Patrik Reman: Ja, det är många kommuner som har börjat tänkt så och också som har provat, till exempel inom vård och omsorg och förskolor och sådant här. När man har haft svårt att hitta kanske förskollärare och barnskötare. Då kanske man får hitta på en annan roll som är lite enklare, för de behöver ju kanske vara fler. Fast alla kanske inte behöver vara förskollärare. Eller alla kanske inte måste vara fullt utbildade i allting, utan det kan finnas olika stödfunktioner. Så kommer man ju tillbaka lite som man tar bort i många kommuner. Det här med administratörer och assistenter. Det kanske behövs, för nu hittar man inte alla de där fullt utbildade längre. Och samtidigt som cheferna har väldigt många anställda. Det kanske behövs en assistent, kanske 1–5 chefer i alla fall, som kan göra mycket av det här administrativa så man någon gång kommer ifatt och kan börja bli den här innovativa chefen. Så att det kommer att spara pengar i längden. Även om det ser ut som att det kostar mer så kommer det inte göra det i längden.
Anna Carlsson: Så digitaliseringen kan även skapa en bättre arbetsmiljö för cheferna?
Patrik Reman: Ja absolut.
Anna Carlsson: Om man tänker helhet och börjar arbeta om. Men är det någon som har bestämt att det ska se ut så här? För jag kan ju bli jätte frustrerad när jag tittar och ser att, vi har inga assistenter. Vi har precis att alla ska ha en hög kompetens. Man kan ju tänka inom polisen eller andra områden också att vi överutnyttjar den kompetenta klicken där.
Patrik Reman: Ja. Jag tror man tittar för mycket på siffrorna just nu. Alltså går vi plus eller minus i år i budgeten. Man måste nog titta mer långsiktigt och det är också lite så här. Man ser ju oftast i fyraårsperioden till nästa val. Och då ska man helst få en budget i balans till nästa val för att man ska kunna bli omvald. Det här kan ju vara lite nackdel ibland, för ibland kanske man behöver se ännu längre på det här och mycket mer långsiktigt. Och då är det ju viktigt som sagt att man har en ganska bred politisk uppslutning bakom det. Om man säger att nu ska vi minska antalet anställda per chef och nu ska vi sätta in stödåtgärder på de här olika, till exempel socialsekreterare som är väldigt pressade. De kanske ska få assistenter eller någon som stöttar dem i olika frågor. Så att man hittar det här och lägger lite mer pengar på det. För i slutändan så kommer det ju som sagt att bära sig ändå. För det kommer att bli minskad personalomsättning, minskad sjukfrånvaro och sådana här saker. Som en följd av det här. Men det kommer ju inte ske kanske direkt första året, utan det kommer att ske sakta men säkert. Så man måste ju våga satsa. Och just nu som sagt är det lite kärvt läge för alla kommuner och regioner. Då kan det vara svårt att få i gång sådant där. Men då ska man ju titta på i stället. Vad kan vi då ersätta med AI automatiseringar i stället? För att också samtidigt ändå minska sjukfrånvaro och personalomsättning.
Anna Carlsson: Och passa på att lära sig. För att vi måste. Jag såg någon. Johannes Sundlo hade gjort någon undersökning. Jag kommer inte ihåg hur många procent men det var med många som inte ens har provat ChatGPT. Jag menar då är det en lång startsträcka.
Patrik Reman: Det är ganska lång startsträcka ja, helt klart. Och det är därför jag försöker skriva mycket om det på olika sociala medier också så att man får i gång det här. Men våga prova i alla fall, börja någonstans.
Anna Carlsson: Jag är ju likadan själv så jag kan ju sitta här och prata om värdet av digitalisering och jag har alltid levt i världen. Men sen när jag själv ska ändra mig så är det ju en tröskel och man måste göra det. Man måste avsätta tid och faktiskt få det gjort.
Patrik Reman: Det är ju så. Som jag sa i början, jag använder ChatGPT för det var det började med. Och då finns det en tröskel om jag ska byta till något annat, då är det en tröskel för då måste jag lära om. Det kommer ju alltid att finnas där för alla människor. Men bara man fortsatt är lite nyfiken och börjar prova lite småsaker. Många telefoner idag har ju ganska mycket automatiseringsfunktioner och sådant. Så man kan börja smått. Man behöver inte börja med. Nu ska jag använda AI i hela mitt liv. Eller jag ska ha smarta hem eller sådana saker.
Anna Carlsson: Nej det har inte jag lyckats med heller. Men just det här att kunna. Att vi måste förändra våra arbetsplatser. Jag tänker att det måste ju också komma ett nyfiket intresse uppifrån. Från ledning, från styrning, från politiken. Jag tycker att vi är för mycket i just nu, här och nu beteende överallt.
Patrik Reman: Precis. Och det blir ju gärna så tror jag också när det är som sagt kärvt ekonomiskt läge. Det mesta man pratar om är neddragningar i regioner, kommuner har anställningsstopp och så är det oroligheter runt om i världen och så är det oroligheter i Sverige. Då är det svårt att säga, men nu ska vi vara innovativa och vi ska digitalisera och prova AI. Men jag tror att det är det man måste göra samtidigt. Man kan inte vänta med det och säga att det får vi göra sen när vi ordnat upp saker. För att jag tror det finns mer tid att ordna upp allting om vi också ser till att göra det som vi är bäst på. Och det är inte att sitta och jobba administrativt och mata in saker i system.
Anna Carlsson: Det är lite som att man låter saker och ting förfalla och det blir värre. Det blir svårare och svårare att ta klivet att renovera om man inte gör det på en gång och underhåller hela tiden. Så på något sätt måste vi ta den där kostnaden som samhälle tycker jag. För att vi ska få till det här så att vi kan jobba och har mer data tillgängligt för att för att kunna ta beslut och veta vad vi ska åtgärda. Har du funderat någonting på det nya hållbarhets direktivet om det påverkar det här? Om det kommer göra någon skillnad?
Patrik Reman: Ja, det tror jag. Det är mycket sådant här som kommer påverka. Det kommer ju hela tiden olika lagar och regler som påverkar. Jag minns ju när GDPR kom och alla tyckte att nu kommer vi inte kunna göra någonting längre. Men det gick ju jättebra det med. Men också att man kanske börjar tänka på lite nya sätt. Också det här med lagar om AI och sådana saker. Jag tror det är ganska bra att man försöker styra upp det lite grann, för annars blir det också lite svart hål. Man vet inte riktigt. Vågar jag prova det här systemet eller vågar jag göra någonting? Jag tror det är ganska viktigt att ha den här styrningen i olika saker också. Att man berättar att det här är viktigt nu. Och också det här med transparens om löner och sådana saker tror jag också är viktigt. För ju mer transparens vi får i allting, desto bättre blir det tror jag. Och också som sagt, vad gör vi av vår tid och vad gör vi av pengarna som är skattepengar och så där så att det blir transparens hela vägen? Jag tror det är jätteviktigt.
Anna Carlsson: Så sätta lampan på de här olika. Genom de regelverk som kommer så måste vi belysa, hur fungerar det här? Och få hjälpen att kanske ta oss ur och jobba på ett annat sätt. Tänk vilket samhälle vi kunde ha om vi fick till det här som du och jag vill.
Patrik Reman: Ja, verkligen.
Anna Carlsson: Men sen också hålla ögonen på att vi inkluderar de som kan allt det här med säkerhet. Så att vi inte använder någonting som läcker utanför, som inte följer regelverken.
Patrik Reman: Det är jätteviktigt att inte springa för fort heller. Så att man verkligen har koll på vad är det jag använder och varför. Och vem är det som har vinning på det här? För många verktyg är gratis. Hur kan de vara gratis och varför är de det? Jo, det är ju för att den data som matas in är det ju någon som kan tjäna pengar på.
Anna Carlsson: Precis.
Patrik Reman: Så är det ju och de flesta tänker inte så. De tänker åh vad bra ett gratisprogram, då slipper jag betala för det. Men ibland är det bra att betala. Som jag har betalversionen för ChatGPT, jag kan stänga av att allting jag matar in inte går in i deras servrar och allt för att lära upp igen. Utan jag vill ju att det ska processa bara för mig.
Anna Carlsson: Men jag funderar lite på hur ska man då komma i gång? Har du konkreta råd som du skulle kunna skicka med? För det här är ju väldigt. Nu kommer vi in på väldigt stora perspektiv som vi önskade att vi kunde få till. Men var börjar man?
Patrik Reman: Jag tycker man kan börja med som sagt och kanske följa några stycken på sociala medier, som pratar om hur man kan använda det inom, det behöver inte vara just HR kanske utan det yrke man har. Finns det någon som har börjat använda AI? Då kan man följa och se lite grann men hur gör de då? För det gör ju jag också. Jag följer sådana som använder det AI inom HR också för att se. För jag hinner ju inte med att testa allt.
Anna Carlsson: Eller hur!
Patrik Reman: Det är helt omöjligt idag att hinna med. Då får man ju också input. Jaha, gjorde det så där eller använde du det där. Det kan ju vara samma program som man använder på helt olika sätt och helt olika sätt att se det på. Så det är ju ett sätt att börja. Och sen också fråga kollegor. Använder du AI? Kan du visa mig? Om man inte alls har börjat, be någon visa bara. För då blir ju tröskeln mycket mindre än om man ska försöka själv. Och sen som sagt, det är bara att prova och se vad funkar för mig? Funkar det att ha det i telefon att jag pratar med den? Vill jag skriva inifrån min dator? Eller vad vill jag ha det till? Och var kan jag ha nytta av det kanske i privatlivet också? Så att jag tror det finns, om man tittar utifrån bara och tar bort den här rädslan lite grann.
Anna Carlsson: Det är bara att prova.
Patrik Reman: Ja, precis.
Anna Carlsson: Men det var väl ett bra slutord för dagens inspelning. Tack jättemycket! Tack så jättemycket för att du kom hit.
Patrik Reman: Tack så mycket själv!
