Under processen av att välja, köpa och implementera (dvs installera) sitt HR-system tänker man oftast inte på att också lägga tid på att planera för hur man skall sköta systemet när det väl är på plats. Det är upp till HR att se till att HR-systemet fortsätter att utvecklas och förändras i samklang med verksamheten. Den här frågan är något som Annika Lindholm på Länsförsäkringar brinner för och ger i detta avsnitt dig en hel del råd i hur du skall tänka. Annika har varit med och implementerat ett flertal HR-system och just på Länsförsäkringar är det SAP SuccessFactors som gäller.
Transkribering av poddavsnittet:
Välkommen till Säsong 4 av HR Digitaliseringspodden - med mig - Anna Carlsson!
Anna Carlsson: Jag vet att jag använder podden till att lyfta frågeställningar som jag tycker att ni ska fokusera på och idag är det verkligen ett sånt avsnitt. Vi pratar om ett område som många kanske inte tänker på - och speciellt kanske inte om man inte har ett HR system på plats ännu. Det är frågan om - Hur tar vi hand om HR-systemet efter att vi gått live. Många tror att ett HR-system i molnet är ett självspelande piano, men det är det inte. Det är upp till organisationen att se till att det fortsätter att utvecklas och förändras i samklang med verksamheten
Annika Lindholm som är HR Tech specialist på Länsförsäkringar (där man för övrigt inte kallar det ett HR system utan medarbetarsystemet) hon brinner för förvaltningsfrågan och delar i dagens avsnitt med sig om hur Länsförsäkringar jobbar med förvaltning och vad du bör tänka på.
Anna Carlsson: Dagens avsnitt sponsras av SAP SuccessFactors.
SAP SuccessFactors stärker kopplingen mellan HR och affärsverksamheten för att hjälpa organisationer att skapa en hållbar arbetsstyrka och en lönsam verksamhet. SAP SuccessFactors Human Experience Management-svit, det man förkortat kallar HXM-sviten hjälper både anställda och företag att bli sitt bästa genom att spänna över masterdata, lön, talanghantering, HR-analys, arbetskraftsplanering och individanpassade medarbetarupplevelser.
Vil du veta mer? Besök www.sap.com/successfactors
Anna Carlsson: Välkommen hit till HR Digitaliseringspodden, Annika.
Annika Lindholm: Tack så mycket.
Anna Carlsson: Vad kul att få ha dig här och prata. Vi ska prata faktiskt fokus på förvaltning. Men det finns ju mycket kanske att börja med så att. Först och främst, vem är du?
Annika Lindholm: Vem är jag? Jag jobbar på Länsförsäkringar som HR tech specialist och i min roll så är jag ansvarig för förvaltningen av våra HRIT system.
Anna Carlsson: Och var du för bakgrund då? Hur hamnade du på Länsförsäkringar?
Annika Lindholm: Ja bakgrund, ja, det är en bra fråga. Det jag ska. Jag brukar säga att jag fortfarande inte vet vad jag ska bli när jag blir stor och min karriär har väl varit lite bananskalsprincipen det har blivit, det har blivit! Det började med att jag var på Skanska på huvudkontoret där och som projektledare och fick då i mitt knä att göra en förstudie för ett globalt HR system och därifrån så ledde det ena till det andra och till slut satt jag som förvaltningsansvarig där och sen för ett par år sedan så bytte jag till Länsförsäkringar.
Anna Carlsson: Med spännande, men så du har ingen vad har du för har du pluggat någonting som har? Projektledning?
Annika Lindholm: Jo projektledning och sådana saker. Men nej, jag har inte någon utbildning inom IT eller HR, utan jag kommer från ett annat håll helt enkelt.
Anna Carlsson: Och HR system då har du då jobbat med sen hur många år har det blivit?
Annika Lindholm: Ja, sedan 2010 ja.
Anna Carlsson: Så du har god erfarenhet och kan man väl säga i den här branschen?
Annika Lindholm: Det har blivit ett par implementationer. Ja.
Anna Carlsson: Men, är du nu så vet jag att på länsförsäkring så har man SuccessFactors och det kommer vi ju tillbaks till.
Annika Lindholm: Ja
Anna Carlsson: Men är det har du bara hållit dig till ett system eller har det blivit olika, eller hur?
Annika Lindholm: Jag har jobbat med olika så jag har jobbat med andra system innan.
Anna Carlsson: Hur ser du det på det? Är det stor skillnad för jag brukar säga att det inte är det. Men håller du med mig? Alltså? Det praktiska jobbet att genomföra, men det beror lite på vilken roll man har. Vad tycker du?
Annika Lindholm: Nej, jag håller helt med dig där. Det är ingen större skillnad. De har sina styrkor och svagheter alla faktiskt. så att. Nej, det är och själva projektet att implementera eller att förvalta sen, vilket ju är det vi ska prata om och som jag tycker är verkligen viktigt att prata om är samma. det är samma sak.
Anna Carlsson: Så det här är ingenting som är specifikt bara då för SuccessFactors när vi pratar om det, utan det är samma modell som vi återkommer till.
Annika Lindholm: Ja,
Anna Carlsson: men vad bra. Det är bra att ta upp, passa på att ta upp det med någon som har jobbat med flera. Men Länsförsäkringar då. Kan du berätta lite om vilka det är vi känner väl till det säkert som försäkringsbolag, men i övrigt.
Annika Lindholm: Bank och försäkringsbolag? Nej, men det är består av. Nu ska vi se. 23 olika bolag. Ett för varje region i princip och sen en samarbetsorganisation där jag sitter då på Länsförsäkringar AB som är en serviceorganisation till resten av verksamheten.
Annika Lindholm: Men vi är lite annorlunda, för det är ju ett medlemsägt eller kundägt företag så inget aktiebolag eller nåt sånt och ganska decentraliserat får man ju säga, i det att varje bolag är ju unikt och sitt eget bolag och sitt eget varumärke inom gruppen då. Så det gör att det är lite speciellt att förvalta då och ha gemensamma processer där det finns så många olika viljor.
Anna Carlsson: Jag förstår det. Ja, nu ska vi inte gå in på det här alltför mycket, men jag tänker. Så äger man sitt eget ansvar men man är tvingade att köpa tjänsterna från servicebolaget, eller hur funkar det eller? skulle man lika gärna kunna gå utanför?
Annika Lindholm: Och vet du att jag vet faktiskt inte det. Nej, det är ingen som det är ingen, nu är alla med. Jag vet inte vad som skulle hända, men jag tänker mig att man nog kan.
Anna Carlsson: Ja, för jag tänker, det finns ju lite andra som ser ut så här. Men och det är ju lite olika hur man, hur man då kräver av sina bolag eller hur det ser ut. Men hur många anställda och hur många chefer i organisationen och vad är det för typ av medarbetare vet du det?
Annika Lindholm: Vi är väl knappt niotusen anställda? Och ja, hur många som är chefer vet jag faktiskt inte.
Anna Carlsson: Nej, du får gå hem och kolla exakt. Och det, men alla jobbar på kontor,
Annika Lindholm: Det är tjänstemän.
Anna Carlsson: Ja, men då kan vi börja. Ska vi ta lite grann om liksom bakgrund och hur man kom till där man är idag. Vi ska inte lägga alltför mycket på det förstås, men lite grann, historien.
Annika Lindholm: Ja, det började för ett par år sedan och det var innan jag var med så det var före min tid, men det började med att man gjorde en ganska gedigen förstudie och hade mycket intervjuer med olika grupperingar och funderade väldigt mycket på, vart vill vi som företag? Och målade upp en medarbetare resa som har varit väldigt viktig och är fortfarande väldigt viktig för oss. En målbild vart vi vill, vad vilka vi vill vara för våra medarbetare under hela medarbetarens livscykel så egentligen redan för kandidater och sen vidare då in under hela tiden. Man är men är med och även efteråt så att. Det har varit våran vägledning hela tiden. Det här, vilken upplevelse vill vi att medarbetaren ska ha i olika stadier.
Anna Carlsson: Det är ju jätteintressant. Är det som. Vad var det, vet du vad det var som triggade att man startade med det arbetet så där bakgrunden.
Annika Lindholm: Ja, det är ju en vilja att naturligtvis vara en god arbetsgivare så klart. Att tillhandahålla den bästa medarbetarresan vi kan tillhandahålla. men sen handlar det ju också om andra saker som att vi måste ju vara ett stark starkt Employer brand för att kunna rekrytera. Det handlar om att kunna. Vara digitalisera mer ha mer personal data så att det var ju många saker som sammanstrålade I den här ambitionen. Men min uppfattning är att det är till största delen handlar om att man vill vara en god arbetsgivare för att kunna rekrytera och behålla sin personal.
Anna Carlsson: Och jag ska säga att det där är ju inte riktigt självklart att man får den här möjligheten att göra det, att det är någonting som startar projekten, oftast är det andra saker. Men är den då en också ett väldigt tydligt stöd i ledningen kring hur man alltså. För det måste ju finnas ett behov och en drivkraft då från ledningen för att göra den här typen av resa.
Annika Lindholm: Svårt att svara på för det som sagt hela resan, det hela det arbetet togs fram innan mig så jag vet inte riktigt hur engagerad man var. Men det här är ändå det som fortfarande är våran drivkraft.
Anna Carlsson: Ja, jag ska inte ställa massa frågor, så när började du på?
Annika Lindholm: Det är ganska precis 2 år sedan nu.
Anna Carlsson: 2 år sedan och vad är vi nu? 2022 så 2020 och projektet startade ungefär då också.
Annika Lindholm: Ett par månader före, ja. Så jag kom in då var det full fräs på projektet och så jag sladdade in och tog över som projektledare. Så det var full fart från första stund verkligen?
Anna Carlsson: Ja. För jag tänker på ett projekt som jag har varit delaktig i, att det är just det här att då kommer man på. Jäklar, vi måste ha någon som kan ta hand om det här och ta över i förvaltningen framöver och faktiskt äga det här från början.
Annika Lindholm: Precis, så är det tyvärr på många ställen. Här var man nog medveten om det och hade fått goda råd att det är bra att ni tar in någon tidigt som kan driva det här ja.
Anna Carlsson: Och då kom du in och tog över. Men. Jag tänker lite grann på det här med bara produkten som ni använder. Var du någon del? Du har ingen del i det valet heller då eller?
Annika Lindholm: Nej, nej. Utan det var ett faktum när jag kommer ja precis,
Anna Carlsson: Men vad är det ni gjorde i projektet? Om vi tittar lite bara på implementationsprojekt och hur det såg ut?
Annika Lindholm: Ja vi, det var ju en så kallad big bang implementation, det vill säga vi hade ett gemensamt on prem system som man då drog egentligen ut proppen och stoppa i den proppen på det nya. så det var verkligen en cut på alla processer samtidigt, så det var ingen smyg att vi börjar med det här och så bygger vi på utan det var allt på en gång.
Annika Lindholm: Och.
Annika Lindholm: Projektplanen tidsplanen var väldigt vi kallar en sportig, det vill säga det var väldigt tight och vi hade vi jobbade hela tiden mot klockan. Men ja, vi gick live på i stort sett på utsatt tid. Jag tror vi är ganska tidigt la på några veckor där vi insåg att det var inget bra datum vi hade satt. men i princip så höll vi tidplanen på exakt så att. Ja, det gick, det gick vägen, men sen är man ju aldrig klar när man går live med den här typen av molnsystem.
Anna Carlsson: Det är bra att du lyfter det, för det är ju precis det som vi ska fokusera på. Men hur många om man tänker då lite på projektet, för det är ändå det som går in i förvaltningen. Vad har ni implementerat? Vad gjordes i projektet, hur mycket processer, hur mycket data, hur många varianter, hur komplext är det, hur många språk är det, den där typen av frågeställningar?
Annika Lindholm: Vi har bara 2 språk. Det är engelska och svenska, för vi är ju till största delen ett svenskt bolag, även om vi har lite verksamhet utomlands. Men absolut, det är en fördel. För ju fler språk, ju mer komplext. Vi har core, det vill säga employee central, heter det ju inom SuccessFactors. Men ett core såklart allt i grunden. Sen har vi då prestation och mål vi har onboarding, rekrytering, offboarding. Lärande. Så det är väl de modulerna.
Anna Carlsson: Och allt det här gick igång.
Anna Carlsson: Och förlåt kompensation också. Kompensation gick vi dock inte live med faktiskt. Det kom ett år senare så den började om ett knappt år.
Anna Carlsson: Ja, ja, den är ju också ganska komplex. Det här med kompensation. Bara en följdfråga till det om ni tittar på de här olika bolagen om det är 23 bolag har de olika avtal då också i.
Annika Lindholm: Nej
Anna Carlsson: Det var ju skönt. Någon fördel i alla fall? Ja, men om vi då ska gå in på det här med förvaltning och verkligen titta på. Vad? För vi vill lägga fokus på det, för det är så otroligt viktigt och glöms ofta bort. För det brukar jag prata om här i podden och olika det här påminna om att det är bara början på resan. Så vad hände, hur tänkte. Ska vi börja i änden vad tänkte du när du kom ombord och hur du planerar det för framtiden?
Annika Lindholm: Ja, men det viktiga är ju att sätta förväntningarna så att man är tydlig med att det inte kommer vara perfekt när man går live för det kan det inte vara. Jag tror inte att det är fysiskt möjligt. Det är en grund du lägger en grund, en grund som du sen får jobba vidare med under en lång tid framöver. Ja, men egentligen tar det ju aldrig slut. Det är ju ett projekt. Men det är ett projekt som faktiskt aldrig tar slut för att det fortsätter sen i en förvaltning. Och det viktiga där är tror jag är att man försöker vara så tydlig man bara kan med att ni får inte allt på er önskelista. Det är inte perfekt, men nu är vi live. Det här är grunden. Det här är starten.
Annika Lindholm: Och det, det var väl det som var vår ledstjärna och som jag verkligen trummade in så fort jag kom in att så här måste vi tänka, det är good enough, nu går vi live. Och sedan måste man fortsätta jobba. Och det kräver ju också att man måste ha resurser som kan göra det och där gäller det att man får ledning och folk runt omkring att förstå att det kräver resurser, att förvalta den här typen av system, dels därför att du hela tiden måste jobba vidare, men också för att omvärlden hela tiden förändras. Systemet förändras. Kraven på oss för förändras och så vidare. Så att det handlar inte bara om att se till att man har kvar den nivå man hade när man gick live, utan man måste hela tiden förändra och förnya.
Annika Lindholm: Det jag kanske tycker att önska att vi kan hade kunnat gjort lite annorlunda från projektet. Det var att jag hade önskat att fler personer som var engagerade i projektet också kunde vara engagerade i förvaltningen, för det underlättar så väldigt mycket. Nu har jag absolut en jättebra person som var med i projektet och som är med nu med. Men vi har inte riktigt folk från alla processgrupper och det gjorde att vi tappade ganska mycket fart för då var vi tvungna att lära upp förvaltnings eller systemadministratörerna som vi kallar det för då. För dom hade inte varit med och fattat besluten kring de olika modulerna så att det tappade vi fart på.
Anna Carlsson: Så vilka var med? Hur såg projektteamen ut? Var det utifrån organisationen då som från HR som var med och IT som var med? Eller vilka var det som du då tappade på vägen kan man väl säga?
Annika Lindholm: Ja, Men framförallt HR då som drev det här och självklart god hjälp av implementations konsulter, men från Länsförsäkringar då, så. gick man ut och sa vilka vill man vara engagerade? Så vi hade en handfull personer för varje process som vi sa det här är en processgrupp. Ledda av en person som då tog lite huvudansvar.
Annika Lindholm: Sen hade dom också en referensgrupp som var lite bredare då där de kunde få mer information eller ställa frågor eller så vidare, så att den de grupperna har ju var ju väldigt, väldigt viktiga under projektet. Det var de som fattade alla besluten.
Annika Lindholm: Och även om vi försökte dela det så kunde man inte riktigt ta till sig vad som händer de andra processerna, vilket också ledde till en annan sak som jag tror vi hade kunnat gjort bättre, även om vi verkligen försökte och det är att det blir lätt silos. Och det märkte vi också väldigt tydligt sen att där hade vi faktiskt gjort lite missar att vi inte riktigt hade koll. Och det blir så om man sätter upp språk så att man kommunicerar på ett visst sätt med sina medarbetare eller med en kandidat. Och sen så är det en annan grupp som har tagit vid. Så här så var det inte riktigt alltid en röd tråd upptäckte vi, så det var också en sån här som. Vi, vi försökte tänka på det, men tidspress och så och allt gjorde att vi nådde inte riktigt hela vägen, så där fick vi sitta lite i efterhand och.
Anna Carlsson: Så om du hade fått ett tänka drömscenario för att kunna få bästa lösning på plats och bästa förvaltning efteråt. Vad hade du? Hade du gjort projektet lite annorlunda då?
Annika Lindholm: Ja, men det är så är det ju alltid. Ja att man i efterhand skulle velat göra om hm. Jag skulle nog helst velat haft en person i varje processgrupp som sen var ansvarig för den processen i förvaltning, men det var inte möjligt.
Anna Carlsson: Och då menar du, ansvarar för processen inte att vara specialist på systemet?
Annika Lindholm: Jo, jag menar egentligen både och kanske. Nej, jag menade nog specialist på systemet i det här fallet faktiskt, för det är det är mycket att sätta sig in i även om man har jättebra förvaltningshjälp och det behöver man. Jag tror ju personligen att det är väldigt svårt att förvalta ett sådant här komplext system om du inte har en först implementationspartner och sen förvaltningspartner som är extern. Eftersom du behöver folk som är certifierade i systemen, men jag menar hos oss så tappade vi fart. Inte så mycket på processen kanske utan mer då att vi det tog tid att lära upp oss själva då i systemförvaltningsgruppen och förstå hur besluten hade fattats.
Anna Carlsson: För de som lyssnar så tänker att vi kanske ska bara prata om lite grann. Hur sådana här system fungerar egentligen, vilka delar som finns och vad är skillnaden?
Anna Carlsson: Om man till exempel har ett on premise lönesystem idag och förstå vad skillnaden är och gå över till ett Saas system som det här är som är i molnet kan du förklara det.
Annika Lindholm: Oj, jag kan göra ett försök. Ja, så det blir ju min tolkning av det. Den stora skillnaden på ett on prem system är ju att du dels så sätter du agendan lite själv det är, det är företaget själv oftast it avdelningen som bestämmer när det ska göras uppdateringar och när man gör någonting så är det oftast ett projekt. Man kanske måste samla en väldigt mycket kraft, både från HR och IT då i det här fallet för att göra en förändring. Och det krävs ganska mycket, men sen har du det, då har du precis customiserat efter vad dina behov, men i en Saas eller molntjänst så är det ju leverantören som håller i taktpinnen när det gäller utvecklingen av systemet. Så skiftet går ju väldigt mycket från att det har varit IT som kanske sitter i förarsätet när det gäller systemförvaltningen till att det mer blir affären i det här fallet HR som måste hålla i taktpinnen, även om IT fortfarande är viktiga så får de en helt annan roll. Det är inte de som bestämmer om när uppgraderingen ska ske eller patcher och så vidare, utan det är leverantören. Men det är också HR som måste bestämma vad av det som leverantören tillhandahåller som vi faktiskt anammar, så det blir på ett helt annat sätt, HR som måste hålla kontakt med leverantören där det tidigare ofta var på IT bordet att hålla den kontakten med leverantören och man höll väldigt mycket II ja, men tidplaner och hur och när och var men det skiftet är ganska markant. sen kan det fortfarande vara så att det är en it avdelning som sköter det här, det måste inte vara affären men det måste ändå drivas från HR. Jag vet att vissa företag organiserar sig så att den här funktionen ligger under IT i mitt fall så är det HR och jag tycker att det kanske är den naturliga, men jag vet att det görs på båda sätten. men man måste förstå att det är ett skifte i tänket om vem som driver förvaltningen om det är IT specialister eller om det då är HR specialister och det här drar mer åt det HR hållet då.
Anna Carlsson: Och när man tänker då på jämförelsen mellan ett som är liksom installerat på plats, ett on premise system som vi kallar dem så är det ju att där både att man själv bestämmer och utvecklar systemet själv. Men då det som man tappar där är ju då att om när omvärlden utvecklas snabbt som den gör väldigt nu, då får du ju inte det utan du måste ju själv på något sätt. Antingen köpa det från leverantören köpa till saker eller att du själv måste utveckla och sen underhålla det och se till att det fungerar. Så att. Det finns ju då en fördel i en sån här snabb förändringsresa som pågår med att man vill göra nya saker, att man får med sig det in. Men man har väl också ett val som mottagare att man kan välja när man slår på funktioner och det kan ju likadant gärna självdö som system om man inte tar emot de här olika uppgraderingarna.
Annika Lindholm: Nej, men exakt precis så. Och med en Saas tjänst eller det som molntjänst? Ja, jag säger lite både och. Det heter ju tekniskt är det Saas, men vi brukar säga moln nej, men i en molntjänst så absolut du kan bestämma själv. Vill vad du anammar var du ta till dig? Men ibland så bestämmer också leverantörerna att det här måste alla ta. Nu har ni till det här datumet på er att ta till er den här nya funktionen? Det kan vara ett nytt utseende nytt UI, det kan vara ny funktionalitet, det kan också vara någonting IT tekniskt som du måste ha någon ny förutsättning för och där är det jätteviktigt att man då har med IT på banan. Så att det inte alltför långa beslutsprocesser inom IT innan man kan få till en ny och vad det nu kan vara en port som ska öppnas eller vad det nu är. Det är olika saker. Men ibland kommer det nya tekniska förutsättningar som du inte kan blunda för utan som du måste ha för att kunna använda systemet helt enkelt. Så att det är de förutsättningar man har men väldigt mycket av funktionaliteten väljer och vrakar det är jag brukar säga lite att det kan vara som en lego låda du får en ritning, men du kan också frångå den, men när du gör det om du gör liksom allt för mycket avsteg från den väg som leverantören har tänkt sig, så blir det också svårare att förvalta sen så det får man ju ha i bakhuvudet. Men du kan göra ganska mycket även med en molntjänst. Som skiljer sig så varje implementation är ju olik.
Anna Carlsson: Ja, för det gäller ju också att förstå att man gör ju sin egen version. Fast grunden är gemensam. Det här kan nog vara lite svårt att.
Annika Lindholm: Det är svårt att förstå.
Anna Carlsson: Har vi något exempel, kan man jämföra med något? Alltså. Jag har inte hittat något bra.
Annika Lindholm: Nej, jag försöker väl ibland med min lego låda då säga att visst är du kan du kan välja de gröna legobitarna även om det står om röda men så småningom så är det så har du grävt en grop till själv där det handlar om att nu finns det inte längre den färgen du kanske hade velat ha eller? Och då blir det plötsligt röda pluppar bland de gröna. Så det är lite så här att du kan till en viss gräns absolut göra din egen version, men gör man för mycket avsteg så blir det också, då börjar det svaja lite bygget det. Och om man gör mer och mer risker visst du kan sätta en balkong där men plötsligt så kom det torn och då kommer balkongen vara i vägen alltså. Ja, det är lite så jag försöker tänka att det ser det som ett bygge där du sitter med dina lego bitar och visst kan du bygga ihop dem annorlunda än ritningen, men tänk dig för lite grann, men vi gör det, alla gör det. Och det är också därför det kan vara svårt att säga, men kan vi inte bara ta in någon utomstående expert som tittar på om vi kan göra det här bättre? Det kan man alltid göra, men det är inte så lätt för någon att bara ta en titt och säga, utan det är väldigt mycket att sätta sig in i för en för en för att varje uppsättning är unik.
Anna Carlsson: Och den är anpassad efter era behov, era önskemål er framtid och hur era processer som ni vill ha för framtiden. Ja. Men hur den här relationen då. Vilka roller som finns och hur man ska jobba tillsammans med IT, hur, hur, hur, hur gör ni och hur tänkte ni när ni byggde upp det och hur har ni med er alla?
Annika Lindholm: För att det också måste jag säga det har vi inte berört, men det är otroligt viktigt att man har en lokal förankring i förvaltningen av den här typen av tjänst. Kanske mycket därför att du kan inte ha för många varianter. Du kan inte göra för mycket lokala anpassningar utan det är det är ganska mycket försöka att hitta gemensamma nämnare så att du kan bygga upp en gemensam process och när vi som vi har 23 och bolag som vi har ganska individuella och unika krav, tycker de alltid själva i alla fall och det har dom till viss del, absolut och då måste man ju titta på det. men. Det är en process. Med små, små, små möjligheter till variationer och där gäller ju att man har en lokal förankring. Den är otroligt viktig så för oss en jätteviktig del i våran förvaltning är att vi har en lokal nyckelperson för varje process i varje bolag. Sen kan det vara samma person som är ansvarig för alla processer om det är ett mindre bolag eller det kan vara flera olika personer, men att ha dem som bollplank naturligtvis, men också för att få ut kommunikationen. Men för att få deras input. Dom är otroligt viktiga kravställare, för det är dom som vet verkligheten i sin organisation och som kan då göra oss uppmärksamma på vad som fungerar och vad som kanske behöver förbättras. Sen har vi ju inte en processägare i och med att vi är så decentraliserade. Det hade ju varit drömmen och det är många företag har ju en ett huvudkontor med en processägare för att kanske varje process eller så motsvarande.
Annika Lindholm: Den lyxen har inte vi riktigt, men då har vi löst det genom att vi har satt ihop process grupper som återigen hjälper oss att fatta rätt beslut utifrån sina verkligheter. Men då sitter de inte med sitt lokala bolags hatt, utan då försöker man tänka grupp i dom i dom mötena.
Anna Carlsson: Så dom sitter i ett bolag men har tagit på sig en lite större hatt som samordnare för ett en process eller processområde som learning och development till exempel.
Annika Lindholm: Och då till exempel inför prestations eller mål och prestations processen. Så till exempel då. Så kan vi sitta och ha massa möten med dem där vi diskuterar. Vi har fått in de här önskemålen från våra nyckelanvändare under året. Det här är de nyheterna som finns i systemet.
Annika Lindholm: Och så diskuterar vi. Hur kan vi bäst anpassa nästa process då och för inför nästa års årscykel? Och då hjälper de oss att fatta rätt beslut förhoppningsvis. Och är det så att vi står för det gör man ju ibland att man står inför ett vägval att nu har man 2 2 val och det får konsekvenser för alla. Vi måste ha samma process, ja då då? Då gäller det att man försöker hitta en konsensus och hittills har ju inte jag hamnat i den situationen att vi inte har lyckats nå konsensus, men gör vi det då får då får vi ju gå till en styrgrupp som hjälper oss att fatta beslut. Jag hoppas att vi ska slippa det för ofta så kan man resonera sig fram till en lösning.
Anna Carlsson: Och det här, och jag kan ju bara dra paralleller om man är nu inte i olika bolag som ni är, men man kan ju lika gärna vara olika länder olika andra typer av delar som man har så att det.
Annika Lindholm: Vara olika varumärken inom samma koncern och så vidare
Anna Carlsson: Så att man förstår att det är relevant. Det handlar ju om att hitta det här, att den här samarbetsformen. Så att det blir som att som du säger då att fortsätta att driva ett projekt med personer som är involverade och engagerade. Den här den som är samordnare. Den ska då också. Den är också har den så har den en viss arbetstid som den lägger på den här. Hur, hur fungerar det hos er i liksom fördelning av arbetstid?
Annika Lindholm: Nyckelpersonerna och även de här process grupperna. De får ju lägga lite tid på det här så klart och för nyckelpersonerna så är ju det en del av deras HR roll oftast.
Annika Lindholm: Och det är ju samma personer som sen då ett en handfull som ingår i de här protestgrupperna. Och ja, det blir ju lite tid men inte jättemycket. Nu har jag svårt att estimera exakt hur mycket tid de lägger, men kanske någon timme i månaden med lite mer intensivt om det inför uppstarten av en årscykel som lönerevision eller som prestation och så vidare. Det är ju årscykler, då kan det vara lite mer intensivt precis innan man lanserar och sen kanske är lite mindre resten av året.
Anna Carlsson: Fast det hade det ju i och för sig varit ändå.
Annika Lindholm: Ja. Precis, så det är ingen större skillnad
Anna Carlsson: Nej, det är bara hur man genomför det.
Annika Lindholm: På vilket sätt?
Anna Carlsson: Men en sak jag glömde fråga, hur stor är HR organisationen? Hur, hur många personer är ni, vet du det?
Annika Lindholm: Nej, faktiskt inte i gruppen. Nej, det vet jag inte. Men jag vet hur många vi är som sitter på den centrala förvaltningen av systemet då, för det är ju min grupp och där är vi. Nu är vi 5 personer som är de som då är systemadministratörer. Man kan kalla det olika saker men som är de som kan och som hjälper till och lösa problem och driva utveckling. Och sen har vi då en extern förvaltningspartner också med och jag tror att de är 5, 6 personer där också som är våra dedikerade personer som vi jobbar med. Och vi ser dom som en förlängning av vårt eget team, för det är så man måste se det och jag tror inte man ska nöja sig med något callcenter, i alla fall inte vi eller den typen av komplexa problem eller utmaningar som vi kan ha utan det man behöver dedikerade personer som kan oss som företag och vår uppsättning så vi har dem på i många av dem på heltid som bara jobbar med oss.
Anna Carlsson: Och nu har vi pratat om HR sidan, men hur ser det ut med IT och samarbete med andra delar av organisationen?
Annika Lindholm: Ja det är jätteviktigt, verkligen viktigt. Så är det bra att du tar upp det. Det är självklart, även om jag säger att när man går från on prem till en molntjänst så förskjuts kanske vissa arbetsuppgifter över kanske lite mer på HR, men IT är ju fortsatt jätteviktiga och vi har en halvtids resurs som sitter som vi ser som en del av vårat team också som sitter på IT och som hjälper oss med alla de utmaningar som vi som vi har som är mer IT relaterade och sen har ju han en hel organisation i ryggen och självklart har vi en IT förvaltare också som jätteviktig person för oss som är ja, lite min parhäst kanske på många sätt.
Anna Carlsson: Men det är inte så att det är jättemånga på IT som är inblandade.
Annika Lindholm: Nej
Anna Carlsson: Och vilken typ av frågeställningar är det som IT då tar hand om i ett sådant här arbete?
Annika Lindholm: Men det kan ju vara när man får nya tekniska förutsättningar från leverantören. För det händer. Det kan vara att man vill utforska någonting nytt tekniskt eller någon ny funktionalitet? Men det handlar också om integrationer så klart.
Anna Carlsson: Ja integrationer ja, det är ju en komplex del.
Annika Lindholm: Det är en hel podd för sig, tror jag.
Anna Carlsson: Men en fråga där, hur så lön? Ni har säkert ett lönesystem då som ni integrerat till eller fler?
Annika Lindholm: Ett lönesystem som vi integrerar till.
Anna Carlsson: Ja, men vad skönt då och vilka andra? Vad har ni för integrationer i övrigt till andra lösningar?
Annika Lindholm: Ja vi har ju till access management eller ja så att vi har det. Det var de 2. Det och lönesystemet är de 2 absolut viktigaste integrationerna man vill ha till en handfull till integrationer internt.
Anna Carlsson: Så att det hänger ihop. ja, så att det hänger ihop med medarbetare att de finns i båda systemen alltid och så vidare. Det finns en sak som jag tänkte på som jag skulle tagit upp tidigare. Det var faktiskt att ni kallar det för medarbetarsystem och inte ett HR system så det tycker jag är jättecoolt. Men frågan är om jag säger det. Det är ingen som kommer förstå vad jag pratar om tänker jag.
Annika Lindholm: Nej, vi har ju drivit det hårt och det är ju en del av det här att vi satte den här medarbetar resan, den kartan och den målbilden så är det ju viktigt att poängtera att det här är inte ett system som ska serva, HR. Utan det här är ett system som ska serva våra medarbetare som ska hjälpa dom i deras utveckling i deras vardag, men också naturligtvis hjälpa företaget att vara mer regelverksuppfyllnad och allt vad det nu är. Så självklart hjälper även HR. Det är ju vårat verktyg, men det är till för medarbetarna.
Anna Carlsson: Ja, jag tycker det här är så klokt. Men när ni drog en inte när ni drog igång projektet. Men när ni lanserade. Hur, för nu har vi hört om rollerna lite grann att de finns i de här, fanns de här strukturerna redan från början eller var det någonting ni arbetade fram då efter go live tiden eller?
Annika Lindholm: Nej, det var någonting som jag initierade efter att vi var live eller i samband med att vi var live.
Anna Carlsson: För första perioden så går man ju live med ett system som det good enough. det får bli som det blir och sen så får man ju se då hade ni gjorde en big bang sa du eller gjorde ni någon form av utrullning först till chefer eller så? Allting samma dag?
Annika Lindholm: Jag tror hr hade access till det någon vecka innan, ja, faktiskt.
Anna Carlsson: För att kunna titta och titta och se om.
Annika Lindholm: Ja, titta och rätta exakt så.
Anna Carlsson: För att man behöver se att allt man har laddat in i systemet fungerar som.
Annika Lindholm: Så bad vi dem att göra stickprover och kollar lite just datan att den stämde och så där för det. Det är man ju alltid nervös för datamappning är ju inte lätt när man ska gå från ett system till ett annat. Men nej, men det funkar det bra, så det dom hade access och titta accesser och i början så de kunde gå in och titta.
Anna Carlsson: Och så hur länge var ni en sån fas att ni helt enkelt jobbade med att rätta? Var det en längre period eller så?
Annika Lindholm: Nej, den var kort, en eller två veckor.
Anna Carlsson: Och sen vad, vad händer sen i den här organisationen? Börjar ni titta på förändringar på en gång? Och hur har ni? Hur jobbar ni liksom med förvaltningen?
Annika Lindholm: Nej, man kan inte börja med förändring med en gång. Du måste först landa och du måste ge det tid att landa. För att det handlar ju också väldigt mycket om förändringsledning. Att folk måste lära sig, kanske framför allt HR, men även medarbetare och chefer måste ju lära sig ett litet nytt arbetssätt. Det är ju sällan några jättestora förändringar, men det är förändringar. Och det tar tid att landa så du kan inte börja eller jag tycker inte att man ska börja tänka på förändring det första man gör utan först måste man landa i det man har och sen tar man avstamp därifrån.
Annika Lindholm: Men om man börjar ändra direkt, då tror jag att man slår en kullerbytta. Jag tror inte att det är bra så vi har ju sagt att vi ville ge det ett år innan vi ens började tänka på vilka. Sen är det ju nästan inte möjligt att det är klart att det är små förändringar och då är ju rättningar och det är justeringar, självklart. Men ingenting stort och sen handlar det om att du måste också ha tänkt. Ska du göra några stora förändringar så blir ju det små projekt i förvaltningen, så då behöver man ju kanske resurs sätta det också så att det är inte bara att göra. Det beror alldeles på hur mycket resurser man har tillgång till, både naturligtvis från våra tal från centralt håll, men även lokalt för det skulle ju det man behöver hjälp med input och man behöver hjälp med testning och hela den här biten så att vill man göra som vi tittar ju på att lägga till funktionalitet och men ja, just nu så avvaktar vi lite grann och vill kanske se vad är det, vad är det vi ska göra först och vilka resurser behöver vi för det?
Anna Carlsson: Så den här förvaltningsorganisationen ni har. Den är ju inte har ju inte kapacitet att klara det, utan då blir det om man ska göra större förändringar utan då måste man äska mera resurser eller?
Annika Lindholm: Som det ser ut för oss just nu i alla fall. Ja.
Anna Carlsson: Och då tänker jag på hur. För det hänger ju också ihop hur ni gjorde eran förändringsresa. Hade ni någon förändringsledare som ja?
Annika Lindholm: Absolut ja, det är jätteviktigt. Det är jätteviktigt och att ha en dedikerad förändringsledare som tillhandahåller hjälp lokalt för man kan inte. Vi kan inte centralt gå in inte i sådan här stora organisation kan du inte centralt gå in och styra på detaljnivå, men du kan ge förutsättningarna och du kan vägleda och hjälpa dom som sedan lokalt behöver implementera förändringen. För vi kan inte gå in i ett bolag och implementera förändringen. Men vi kan hjälpa HR att göra det lokalt. Så det försökte vi göra. Och sen var det mycket, mycket information längs vägen under projektet så hade vi stormöten regelbundet där vi där alla som jobbade med här kunde ringa in och lyssna på. Vad händer nu och såna saker? Så vi försökte att hålla dem informerade. Sen beror ju alldeles på hur mycket man orkar ta till sig. Man sitter ju som vanliga vardag som spinner på, men vi försökte verkligen det och även se till att det gick ut nyhetsbrev och vi uppdaterade hemsidor och sådär så mycket, mycket mot HR, men även andra som var intresserade var välkomna att ta del då. Och sen som sagt jobbar väldigt mycket med hjälp till dem att lokalt rulla ut implementation eller förändringen.
Anna Carlsson: För att det som sagt varje bolag då som skulle se till att alla började använda det här att förstå sig på det så att ni gav hjälp till självhjälp egentligen.
Annika Lindholm: Exakt
Anna Carlsson: så att man själv skulle skapa sin egen plan i varje bolag då för att bemöta sina medarbetare.
Annika Lindholm: Och bolagen är väldigt olika stora, så de har ju väldigt olika behov och förutsättningar. Men vi var noga med att se till att vi gjorde. Vi gjorde filmade instruktioner för HR där vi berättade för HR vad hur de behövde jobba i systemet och hur det fungerade och sen så gjorde vi ju alltifrån lite mer gedigna manualer då till väldigt enklare typ Quick guides eller vad man ska kalla för. Och det måste man kanske inte göra. Vi valde att göra det och det är ju ganska mycket jobb att hålla sådant tryckt material uppdaterat. Vi har valt att fortsätta med det ett litet tag till, men vi får se hur länge vi känner att det fungerar. Nu är det ju mer, nu är vi uppe på en basnivå nu kan de flesta och vet vad som ska göras.
Annika Lindholm: Nu tror jag att det är viktigare, kanske ha små korta, korta instruktionsfilmer när man startar en års process till exempel eller en sådana saker, men mycket, mycket görs lokalt. Vi tillhandahåller en del centralt.
Anna Carlsson: För jag tänker att när man rullar ut ett sådant här system, så vissa saker har ju en påverkan om man hade system för det tidigare som man är van att använda system eller inte, hade ni det för alla processer?
Annika Lindholm: Ja ja, men det var kanske inte gemensamma system för att riktigt alla processer, men det fanns systemstöd
Anna Carlsson: Så man var van vid att ha ett systemstöd. Det hjälper ju i hur man då planerar sin utrullning och i sin kommunikation. Men vad har varit? Har det varit några specifika saker som ni tänker att ni kunde ha gjort annorlunda i utrullningen? Gick det igenom till alla.
Anna Carlsson: Kanske inte har någon för när?
Annika Lindholm: Man kan alltid göra saker bättre. Men jag tror att med de förutsättningar vi hade så tror jag vi gjorde så gott vi kunde. Så det. Nej, ja, det är inte så att jag känner att jag har någonting som bara kommer poppar upp direkt. Att det här skulle vi gjort bättre. Men absolut, man kan alltid göra saker bättre.
Anna Carlsson: För jag tänker på det här är vi pratar förvaltning och förändring och ta in input. Men det är ju också en annan del. Det är ju kunna ha support. Support är ju en annan del av förvaltningen, hur fungerar det? Hur har ni satt upp det?
Annika Lindholm: Tanken är då att om man som medarbetare i ett bolag har problem så ska man kunna vända sig till den lokala HR och ofta så kan ju dom hjälpa. Det kan ju också vara så att man vänder sig till lokal IT om det är mer om man känner att det här är mer ett IT problem. Men sen kan man också vända sig till våran HR support som är då framförallt HR vänder sig dit och där har vi ett jättebra kompetent gäng som svarar på allt vad de kan och när de inte kan då hamnar det då hos min grupp som är förvaltningsansvariga och när vi inte kan då går vi till våra externa förvaltningspartners. Så det är väl lite den vägen det går.
Anna Carlsson: Men det var en av dom delarna som ni byggde upp.
Annika Lindholm: Det fungerar på väldigt liknande sätt som det gjorde innan med tidigare system.
Anna Carlsson: Jaja, då fanns det redan, men det är ju någonting man kan säga till de som lyssnar. Att det är också en del att se över. Hur ska vi ta emot för att man har sin första fas efter man har gått live, då är det ju jag menar. Då sitter ju alla och bara bollar saker kanske mycket mer live för att se att allting funkar, men sen måste man ju ha modeller för att kunna ta emot. Och hur ska det här slussas av dem? Vem tar frågeställning som man också har byggt upp den delen, inte bara har det så att säga utvecklande delen utan också problemlösningen.
Anna Carlsson: Men vad ser du nu då? Hur? Hur ser det ut idag? Är du nöjd med hur det rullar på?
Annika Lindholm: Jag är nöjd med hur det rullar på. Men det finns så otroligt mycket som vi skulle vilja sätta tänderna i. Man gör alltid en del tankevurpor när man implementerar sådana här så komplexa system, särskilt om man gör allting samtidigt. Eller ja, egentligen kanske oavsett. Så att det finns naturligtvis alltid saker vi skulle vilja kavla upp ärmarna och tänka om på vissa saker och vi ser nu att det kanske kan göras bättre och det finns. Det finns alltid en lång lista med saker som man vill göra, så även om jag tycker att vi har en vi är på en helt okej plats så finns det alltid saker man vill göra och vi uppmanar också alla att komma in med förbättringsförslag.
Annika Lindholm: Så man behöver egentligen inte sitta på HR eller vara nyckelperson eller sitta med en processgrupp utan vem som helst kan komma in med ett förbättringsförslag. Och så försöker vi utvärdera det. Då är det någonting som är bara jätteenkelt och inte har någon större påverkan. Man kanske kan ändring i språk eller vad det kan vara, men då försöker vi prioritera och göra det ganska snabbt så att det är ju ganska enkla ändringar. Men om det är någonting som får större påverkan då måste vi göra en liten utredning och så funderar man, men vi tar ändå in och liksom även om det är någonting som vi säger det här går inte idag så försöker vi behålla de här idéerna och tankarna och så kan man gå tillbaka och titta på det. Men hur är det nu för att systemet förändras och verkligheten förändras så att saker som vi inte trodde gick visar sig sen kanske att det faktiskt går att göra för att man hittar en ny väg in eller systemet har ändrats. Så jag tycker det är jätteviktigt att också att det inte blir att nu är det någon annan som får så liksom på nån central organisation som förvaltar våra system och dom lyssnar aldrig på oss det får. Man får inte komma i en sådan situation. Det får inte vara känslan av att det bara hamnar i ett svart hål. Och det återigen där är ju kommunikation och förändringsledning, även i förvaltningen jätteviktig så att vi har kanske inte någon med titeln förändringsledning II förvaltningen. Men jag anser att jag har den rollen som förändringsledare. Det är en del av min roll, för det är en ständig förändring och så kommer de här stora förändringarna från leverantören och då så att ja, det är en ständig förändring och där måste man tänka hur kommunicerar vi ut det här, men också hur? Hur hanterar vi dom önskemål och dom förbättringsförslag? Och kanske det skav som ändå finns i organisationen att man alltid se till att folk känner att dom blir åtminstone lyssnade på och får ett svar och sen ibland går det inte att göra det dom vill. Men det ska i alla fall hanteras på ett bra sätt.
Anna Carlsson: Vad lägger ni er största arbetstid på? i er tid.
Annika Lindholm: Ja vilken bra fråga. Ja, men det är ju en balans mellan att hantera dom ärenden som kommer in i då som är problem och att så att liksom ren support och hitta fel root cause liksom på typ på fel som händer och att förbättra att beta av våran lista med de här sakerna som vi vill ändra och förbättra och att tillsammans med då för vår förvaltningspartner hitta smarta lösningar. Och det är ju det som är det riktigt, riktigt roliga när man har suttit och kliat sig i huvudet ett tag. Vänta det här är inte riktigt bra och det här skaver lite och sen så hittar man en lösning på det. Tillsammans med förvaltningspartnern då? Då är det roligt, men det här är ju inte jag personligen som jobbar med. Jag Sitter ju lite vid sidan om och ser till att det här flyter på, men då är det lite eufori så där. Nu löste vi det där ja, men det är en balans däremellan.
Anna Carlsson: Och vad säger organisationen? Hur tycker man att det här fungerar. När man upp till dom idéer kring medarbetarresan och tankar kring vad man skulle få till med sitt medarbetarsystem och förbättra det här med medarbetarupplevelsen och det du nämnde i början.
Annika Lindholm: Både och både och. Jag skulle säga att vissa processer och vissa fungerar jättebra i andra så har man ganska mycket önskemål och väldigt mycket önskemål om man vill ha lokala förändringar som vi kanske inte riktigt kan hantera för att vi försöker ha så streamlinead process som möjligt då, även om det kanske tekniskt är möjligt så är det inte praktiskt möjligt att förvalta för mycket lokal lokala anpassningar. Så här, det är lite olika.
Annika Lindholm: Och det är väl sunt någonstans för att om inte de kommer och säger det här skaver, då kommer vi ju heller aldrig förändra eller utveckla så att. Men det är ju inte så att alla sitter och älskar ett nytt system. Det tror jag inte händer någonsin men. Nej, men jag tycker att vi är på en bra plats. Jag tycker att en bra balans och om inte det var lite skav så hade vi ju heller inget att utveckla.
Anna Carlsson: Och vem är det som det skaver? Är det medarbetarna eller är det cheferna eller är HR som vill ha? skulle vilja ha?
Annika Lindholm: Ja, men ni det vi i första hand får in är ju kanske från de som sitter på HR sidan att. Ja, men det här är lite för omständligt att hantera i systemet eller det här vore bättre eller det här vore bra för vårt Employer brand eller så vidare och det blir ju också lite så att om man tidigare satt med flera lokala system där man själv kunde gå in och peta så måste man nu gå till central funktion för att få en förändring. Det är klart att det inte är roligt och det håller jag med dem om. Och där önskar ju kanske att vi kunde ge dem möjligheter att gå in och ändra på rekrytering på karriärsidor själva och sånt där saker, men det har vi inte möjlighet att göra så.
Anna Carlsson: Men i det stora hela.
Annika Lindholm: Stora hela, så är vi på en bra plats.
Anna Carlsson: Någonting mer som du vill ta upp. Innan vi avslutar
Annika Lindholm: Nja, kanske bara det att man inte ska vara rädd att också kontakta andra som har samma system som man själv. Att man faktiskt kan lära sig ganska mycket av sina peers. Andra som sitter i samma situation, även om man som vi var inne på tidigare har olika versioner av samma system. Men det är aldrig ett till ett förhållande där så kan man ändå lära sig väldigt mycket av varandra och ibland kan det bara vara skönt att få känslan av att. Ha, det är inte bara vi andra sitter med samma utmaningar, men man kan också lära sig väldigt mycket av varandra så att jag försöker att få till lite träffar med andra företag som sitter med samma system som vi. För att bara nätverka lite och prata lite och se om vi kan lära oss av varandra.
Anna Carlsson: Jag förstår det, för det är ju precis att lära sig av andra som kan ha kommit på en smart idé. Och en sak som man har när man väljer ett system som är enhetligt så är ju vissa. Det är ju alltid så att man får göra lite trade offs att vissa delar av systemet kanske är lite mer, kanske lite mer äldre eller absolut fanns en annan design i början och så är det svårare att förändra, så det finns ju aldrig perfekta men att då får hjälp och stöd av kolleger runt om som använder samma system.
Annika Lindholm: Och det är precis så som du säger, det är kolleger. Det är så man ska se dem och det är ju väldigt få saker som är hemliga när det gäller de här. Det är inte den nivån vi pratar ju inte om på den nivån, utan det handlar ju mer om. Har ni hittat en lösning på det här, eller hur ser det ut för er här och? Och det är otroligt givande och som sagt, det kan vara bara skönt att prata med någon som förstår vilken verklighet man sitter i.
Anna Carlsson: Precis och bara få känna det, så då kan vi ju upprepa att det är SuccessFactors om någon är intresserad av SuccessFactors träffar så kan man höra av sig till dig.
Annika Lindholm: Det kan man gärna göra.
Anna Carlsson: Och kanske om dom har några andra nyfikna frågor.
Annika Lindholm: Så gärna, ja, absolut.
Anna Carlsson: Men vad kul. Tack så jättemycket för att du kom hit och dela med dig av allt det här. Ett väldigt bra tema tycker jag för podden.
Annika Lindholm: Ja, men tack för att jag fick komma. Jättekul.
