Gislaveds Kommun använder en robot som de har givit namnet Vida för att snabba upp och automatisera stegen från när en anställning är beslutad till dess att avtalet är påskrivet och uppgifterna även finns i lönesystemet. Tidigare tog hela processen över en månad till att nu vara nere på i bästa fall 90 sekunder.
Vilket då självklart är bra för både kandidater, chefer och HR.
Men det stannar inte bara med att det går snabbare. De har också fått högre kvalitet i arbetet och resultatet är bland annat högre kompetens bland cheferna kring lönesättning.
I avsnittet får vi lyssna på Amanda Lundsted HR konsult på kommunen och Anna Klara Ingesson som har rollen som projektledare och tjänstedesigner.
Transkribering av poddavsnittet:
Välkommen till Säsong 4 av HR Digitaliseringspodden - med mig - Anna Carlsson!
Anna Carlsson: Den här hösten har jag haft lyxen att kunna dela med mig av flera olika kundcase här i podden och nu är det dags för det tredje caset. Och som alltid blir det då ett bra tillfälle att påminna om att om ni har gjort något intressant så får ni gärna höra av er till hej@hrdigi.se och tipsa. Det behöver inte vara extremt utan bara något som gjort att ni gör eller tänker annorlunda.
Idag är det Gislaveds Kommun som delar med sig av sitt projekt som använder en robot för att snabba upp och automatisera stegen från när en anställning är beslutad till dess att avtalet är påskrivet och uppgifterna även finns i lönesystemet. Tidigare tog hela processen över en månad till att nu vara nere på i bästa fall 90 sekunder. Vilket då självklart är bra för både kandidater, chefer och HR.
De som berättar om sitt robot projekt med roboten Vida är Anna Klara Ingesson som är projektledare och Amanda Lundsted som är HR konsult på Gislaveds kommun.
De tar gärna emot frågor när du lyssnat klart och du hittar länkar till deras LinkedIn profiler i poddens avsnittsbeskrivning i din poddspelare eller på HRDigi.se/podcast
Anna Carlsson: Dagens avsnitt sponsras av SAP SuccessFactors.
SAP SuccessFactors stärker kopplingen mellan HR och affärsverksamheten för att hjälpa organisationer att skapa en hållbar arbetsstyrka och en lönsam verksamhet. SAP SuccessFactors Human Experience Management-svit, det man förkortat kallar HXM-sviten hjälper både anställda och företag att bli sitt bästa genom att spänna över masterdata, lön, talanghantering, HR-analys, arbetskraftsplanering och individanpassade medarbetarupplevelser.
Vil du veta mer? Besök www.sap.com/successfactors
Anna Carlsson: Välkomna till HR Digitaliseringspodden
Amanda Lundstedt: Tack.
Anna Klara Ingesson: Tack så mycket.
Anna Carlsson: Idag har jag Amandaoch Anna Klara på besök. Kan inte ni börja med att berätta vilka ni är? Vemvill börja?
Anna Klara Ingesson: Ska du börjaAmanda?
Amanda Lundstedt: Ja, men jag kan börja absolut. Amanda Lundstedt heterjag. Jobbar som HR konsult på Gislaveds kommun på HR avdelningen där då? Harjobbat här i 4 år, ungefär. Och till största del eller vanligtvis så jobbar jagmot organisationens chefer i olika HR frågor då som stöd till dem. Men påsenare tid så har jag jobbat lite mer med att ja, men digitalisera HRegentligen. Så då har jag jobbat med den här RPA lösningen eller robotlösningarsom vi ska prata lite mer om idag. Men också med vårat systembyte, vårat HRsystem då? Och det är väl egentligen Anna Klara som har introducerat mig tillde delarna, så.
Amanda Lundstedt: Och just nu är jag mammaledig så att det här blir vällite så introduktion till att börja jobba igen.
Anna Carlsson: Precis när det ärdags?
Amanda Lundstedt: Nej, jag har ju inte riktigt bestämt mig, men jag kantänka mig att det kanske blir här efter jul om jag inte känner mig litesmåsugen på börja lite smått innan.
Anna Carlsson: Ja. Välkommen igen dåtill dig. Och Anna Klara.
Anna Klara Ingesson: Ja Anna KlaraIngesson heter jag och jag är anställd på Gislaveds kommun som projektledareanställd på HR avdelningen. Har jobbat här i drygt 2 år och anställdes för attupphandla och införa ett nytt HR system, inklusive lönesystem. Och så det varmitt grunduppdrag. Och har en bakgrund från både offentlig myndighet, alltsåoffentliga myndigheter och privat sektor tidigare. Första gången jag jobbar ien kommun. Och anställdes som sagt för att jobba med det här nya systemet meden insåg att det var anledning att titta på lite andra frågor också.
Anna Carlsson: Men kan vi börja medatt prata lite om en kommun. För att jag, det fascinerar mig lite grann när jagsjälv har jobbat och stöttat kommuner så jag är jättenyfiken. Kan ni berättalite vad? Vad består en kommun av egentligen, vilka jobbroller och hur ser niut?
Amanda Lundstedt: Nej, men vi är ju en politiskt styrd organisation fördet första och vi är väl cirka vad sa vi Anna Klara, tretusen?
Anna Klara Ingesson: Drygt tretusen anställda.
Amanda Lundstedt: Och cirkatrettiotusen invånare då. Vi är ju en kommun i Småland. Så att det är ju där vihåller till. Och vi gör väl. Alltså det är ju väldigt stor verksamhet ochväldigt mycket verksamhet. Den är bred. Vi jobbar ju med alltifrån vård ochomsorg till teknisk verksamhet. Vi har räddningstjänst så att det är ju. Ja,det är mycket helt enkelt och vi har ju en mängd liksom lagar och avtal ochförhålla oss till. Och det är både spännande och kan ju var lite svårt iblandockså. Så.
Anna Carlsson: så mång så många olikatyper av jobbroller och vad man har för förväntningar och typer av människorsom jobbar hos er.
Amanda Lundstedt: Precis, det kan manju säga och för att vara lite mer konkret så kan man ju säga att vi har jualltifrån sjuksköterskor och undersköterskor till liksom systemutvecklare. Menvi går ju vidare. Vi har ju kockar och lärare så att det är ju en väldig bredd.
Anna Klara Ingesson: Ja, det är enextremt bred verksamhet att vi sitter ju i vårt kulturhus idag, glashuset, ochdär vi då träffar en ljus och ljudpedagog. Så det är ju extrema yrken kan mantycka i den här kontexten med som sagt brandmän och undersköterskor ochsystemvetare, arkivarier, vanliga ekonomer.
Anna Carlsson: Så en superblandning.Jag tänkte inte på det. Det är klart att jag själv bor i en kommun så man vetju vilken man möter, men just den här rollen att jobba inom HR då och har denhär stora och breda olika typer av kompetenser som man ska stötta. Hur många ärni på HR då som jobbar?
Anna Klara Ingesson: På HRavdelningen så är vi ungefär 35 personer och den består av 4 grupper/enheter.Löneenheten, bemanningsenheten. HR enheten där vi är 6, 7 personer idag och senhar vi en egen kommunhälsa som också ingår i HR avdelningen. Så cirka 35personer.
Anna Carlsson: Ja, men ska vi prataom det som var tänkt idag och precis som du nämnde Amanda så handlar det ju om robotisering,RPA tjänster. Så hur kom det sig att ni började med det projektet du nämnde?Anna Klara lite grann att du kom in och så skulle ni införa ett nytt HR system?men lite historia bakom.
Anna Klara Ingesson: Jo, det var ju så här att vi var klara iprincip med upphandlingsunderlag det vara ute. Vi hade skrivit avtal ochparallellt med det så jobbar man ju med att titta på processerna. Och då blevdet väldigt tydligt att vi var tvungna att så att säga rensa lite i systemet.Eller rensa upp och sätta en gemensam bild av hur vi jobbar medanställningsprocessen. Och jag hade tidigare arbetet tittat på de här frågorna,men nu hade jag kommit till ett sammanhang där det är ganska kort till beslut.Så att det. Jag presenterade det här för min chef och som sa, nej men iprincip, så hon kör, men det så snabba kanske inte ska vara. Så att jagkonstaterade att det var väldigt många olika sätt att arbeta medanställningsprocessen. Att det var en väldigt lång process. Alltså det tog överen månad att från det att man kom överens om att vi vill anställa dig, Amanda.Till att du faktiskt får del av ett anställningsavtal och att det registreras isystemet och att du kan få de behörigheter som du behöver och den lön som duhar kommit överens om. Så det var en väldigt lång och spretig process. Det varväldigt skillnad i kunskap om anställningsvillkor och de förutsättningar somgäller när man anställer. I många fall så var det en administratör som sköttede här delarna, medan chefen som äger frågorna inte var tillräckligtinvolverad. Så det var ju förutsättningar vi behövde titta på.
Anna Klara Ingesson: Så att vi. Detvar ingången att säkerställa att vi gjorde på samma sätt. Man förstod vadbegreppen innebar på ett bättre sätt och att det skulle naturligtvis gåsnabbare så att en anställningsprocess på över en månad är väldigt lång. Får viväl vara överens om?
Anna Carlsson: Ja. Det får vi varaöverens om. Så hur gick ni till väga? Vad vilka steg tog ni då?
Anna Klara Ingesson: Ja, det förstavar ju att kartlägga hur processen såg ut. Var fick vi informationen ifrån? Vemgjorde vad, i vilka steg och skissa upp detta så att det gick att beskriva. Vihar ju ett innovationslabb i vår kommun så det är klart att vi hade ju ettförsteg här att det var lite känt så där. Det var är lite OK att jobba med dehär frågorna? Samtidigt hade vi inte gjort det så mycket på HR. Det var iprincip den andra lösningen vi gjorde på området. Så vi skissade upp detta. Desom var involverade förstod vad vi menade när vi visar den här bilden. Senkontaktade vi vår IT leverantör, av IT tjänster. I det här fallet är det Ateaoch vi startade ett samarbete där vi när vi var överens om offerten och vad dethär skulle kosta. Så satte vi igång nån gång kring midsommartid, skulle jagsäga.
Anna Klara Ingesson: Och börjadetitta på hur en..
Anna Carlsson: Och det är förra åreteller hur? Eller.
Amanda Lundstedt: Ja, nu måste bli 2020va?
Anna Klara Ingesson: Ja. Precis detär 2 år sen,
Anna Carlsson: Det är 2 år sen.
Anna Klara Ingesson: Så då och detvar ju parallellt med att vi skulle införa det nya. Alltså börja med enförstudie för det nya systemet här. Så att vi tog kontakt med IT leverantören.Vi hade med vår Gustav som jobbar med digitaliseringslösningar internt. Och sensatte vi en liten projektgrupp där. Och där hittade jag Amanda. Så det varstarten.
[00:09:19:18 - 00:09:29:10]
Anna Carlsson: Så vad kände du då Amanda. För vad jag har vet om dinbakgrund. Det är en ren HR bakgrund. Hur kändes det vara med ett sånt härinnovationsprojet?
Amanda Lundstedt: Ja men alltså. Detvar ju såklart blandade känslor, dels för att man ska gå utanför sin comfortzone lite grann. Att vanligtvis jobba mest med liksom lagar och avtal. Alla dehär personalfrågorna ärendena som hör till det. Till att sätta sig och jobbaännu mer med det digitala. Det var ju klart att det var lite läskigt men ocksåväldigt kul. För att ja, men jag gillar ju nya utmaningar, att testa på nyasaker, så det var ju en. Ja, men det var väldigt spännande och kul att fåfrågan för det första. Så att. Men sen är det klart att det blev ju ett heltnytt sätt att tänka. Men vi kommer kanske in på det mer men. Det var ju litedär min förändringsresa började också när vi skulle byta nu då till ett annatHR system som blir mycket mer liksom digitalt och modernt än det vi hade innan.Så min förändringsresa började ju redan där. Att börja tänka lite annorlundaför hur vi skulle kunna jobba lite längre fram.
Anna Carlsson: Hur gick det praktiskt till vilka steg hade nidefinierat och vad var det gjorde praktiskt?
Anna Klara Ingesson: jag tänker.Skulle inte du kunna beskriva Amanda hur roboten liksom har jobbat? Jag troratt det är en jättebra var vad gjorde den nu i de olika systemen? Vilkeninformation hämtarhon? När kom det in en mänsklig hand och sp? Det är flödettror jag är spännande att höra
Amanda Lundstedt: Absolut nej, men vikan ju säga att den här processen startar ju egentligen när en chef har, vadska man säga, har en klar kandidat, som man vill rekrytera som man villanställa helt enkelt. Så här kommer vi ju liksom förbi rekryteringsprocessenoch kommer direkt in i anställningsprocessen då. Så då så grund och bottenegentligen är ju att roboten går in i vårat rekryteringssystem. I det härfallet är det Varbi och där hittar då roboten en person som då ska få ettanställningsavtal som är ska anställas. Och där då så hämtar roboten vissinformation som har fyllts i när kandidaten har gjort sin ansökan. Det kan varaadress och sådana namn och såna där grejer.
Amanda Lundstedt: Så roboten hämtadede uppgifterna och skapar, vad ska man säga, ett utkast till ett anställningsavtaloch då pratar vi en Excel fil egentligen som roboten då har lagt in vissinformation som har hämtats.
Amanda Lundstedt: Våran robot dåsparar ner det här utkastet på våran gemensamma g server och där kan då denrekryterande chefen gå in och hämta upp det här utkastet och fylla på medanställningsuppgifter med stöd av HR.
Amanda Lundstedt: Och hur då och hurdå chefen ska veta att robotarna har jobbat och att det finns någonting där föratt då roboten har skickat ut mejl om att nu har jag upprättat ettanställningsavtal på den här personen, vänligen gå in där och fyll på medanställningsuppgifter.
Amanda Lundstedt: Och det gör dåchefen och vi på HR får också samma mejl kan man säga så att vi kan också se.Ja, men hur, vilket flöde har vi och att det finns någon chef som kan behövastöd i att fylla i då anställningsuppgifter, för det är ju här arbetsrättenkommer in till exempel. Vilket avtal man ska anställas på och så vidare. Ochockså här som HR kommer in och hjälper till lite med lönesättning och så.
Amanda Lundstedt: Och när chefen då har fyllt på med uppgifter så spararman. Och sen lite senare så kommer roboten då att plocka upp det här igenutefter sitt tidsschema då för roboten jobbar utifrån ett schema egentligen.
Amanda Lundstedt: Så då när det ärklart och roboten då kör igen och så. Så skapar, hon säger jag i det härfallet. Ja, men ett färdigt avtal egentligen. Dels som det blir som en PDF filsom sedan ska signeras. Men hon upprättar också själva, vad ska man säga, honskapar egentligen anställningen i vårt dåvarande lönesystem.
Amanda Lundstedt: Så att den liggerdär och färdigställer då avtalet till en PDF som sagt. Och sen kommer HR inigen och tar upp det här avtalet och då skickar vi det senare för digitalsignering. Så att hela processen är liksom digital och då använder vi oss av Scrivehar vi gjort. Och där får då både chefen och medarbetaren skriva under och närdet är klart så har avtalet liksom gått direkt till våran löneenheten. Som görden slutliga administrativa delen så att säga.
Amanda Lundstedt: Och vad har vi merför delar inkopplade? Vi har haft IT inkopplat så att vi har haft ett närasamarbete mellan HR avdelningen och IT i detta. För vårat eller våran IT avdelning hämtade information från vårtlönesystem för att kunna skapa användaruppgifter. Det är något som vi kallarför AD konto då som är inlogg till datorn och e post och så där.
Amanda Lundstedt: Men till det helaså hade vi också ett ärendesystem påkopplat. Och det var egentligen där vi påHR då när vi pratar om de här mejlen som jag nämnde så att vi kunde gå in ochkolla. Men vilka avtal har vi, vad behöver hjälpa till med? Vad är färdigt föratt signeras då och så vidare? De mejlen kom till vårat ärendehanteringssystem.Så det var egentligen där vi kunde följa processen och då, Ja kunde se vad vibehövde korrigera och så vidare.
Amanda Lundstedt: Så att allting varegentligen ja, helt digitalt, men vi fick liksom plocka lite olika delar föratt få ihop helheten. För det är ofta det när man sitter i praktiken att ja menom vi nu kom fram till att HR här behöver ju vara mer involverad i vårlönesättning, liksom för att få, att vi har koll på den i organisationen så.
Amanda Lundstedt: Och så hur ska vifå koll på det? Så att vi liksom fick ju väva in alla de här detaljerna om att,ja, men HR måste också få de här mejlen från roboten för att vi ska kunnaliksom veta vad som händer i kedjan egentligen.
Amanda Lundstedt: Och Anna Klara, dufår gärna fylla på.
Anna Carlsson: Lägger ni in lägger niin godkännande steg då i processen också eller är det?
Anna Klara Ingesson: Man kan säga attdet här det här lönesättningssteget är ett godkännande steg i processen och detär väl också ett resultat som vi är väldigt glada över att vi fångar, att vitydliggör den här godkännandet genom att vara involverad i lönesättning på ettmer kontrollerat sätt än tidigare.
Anna Klara Ingesson: Man får ju bygga.Man får ju ibland länka ihop som sagt som Amanda skriver, säger här med andrasystem. Och där ärendesystemet var ju ett kitt emellan och där var också Scrive-funktionenhar fungerat väl. Så. Skulle vara spännande att säga någonting om effekterna avdetta.
Anna Klara Ingesson: Alltså det vi önskade det var ju naturligtvis att fåbättre och mer korrekt information in i vårt nya system och det har vi fått. Vihar ju sett att cheferna har blivit mer och mer kunniga på det här området ochockså vill lära sig mer. Så det är jättebra. Det här stationen som vi sa härkontrollstationen eller godkännande kring lönesättningen. Det är också ett plussom vi kanske inte riktigt hade räknat med, men plötsligt så fick vi en mycketmer kontrollerad del av det.
Anna Carlsson: Hur har ni jobbat medatt jag menar att lära då cheferna? För att om de tidigare har det har varitlite olika på olika ställen och man har, vissa har varit kanske nära HR ochandra lite längre och gjort sin ja att det har varit mer separerat. Men hur harni ska gjort den här förändringsprocessen? För det är ju förändring att jobbapå ett nytt sätt.
Amanda Lundstedt: Ja, meninledningsvis kan man väl säga att vi började försöka ska man säga sälja, jamen sälja in vår robot. Just att vi är på HR då var att ja, men väldigt närastöd i de här frågorna. Att man. Att vi liksom. Jag vet att jag i alla falltill en början satt med vissa chefer lite jämte om man ska säga. Vi fyllde idet här avtalet tillsammans så vi kunde gå igenom rad för rad, lite vad detinnebar och vad skillnaden är när man ska sätta en viss information när man skasätta en annan. Så det var väldigt mycket att vi satt och jobbade tillsammans.Sedan spelade vi också in en instruktionsfilm som ville upp på vårat intranätdär man kunde kika. Och där vi också gick igenom alltså väldigt detaljeratliksom att här hamnar det här utkastet till anställningsavtal. Här hämtar dudet. Här fyller du på. Sen landar det här och då kommer jag in som HR konsult.Alltså alla de här stegen finns med i en instruktionsfilm till exempel.
Amanda Lundstedt: Och vi hade då enhel sida på vårat intranät som var avsedd just för att beskriva hur den härprocessen gick till. Vi pratade på ledningsgrupper. De olika förvaltningarnahar ju flera ledningsgrupper i olika led. Där vi också pratade lite, berättade.Så det var väl där vi liksom började i alla fall och på det sättet när man närman också erbjuder det stödet att då men vi bokar in ett möte du och jag enkvart här så gör vi det ihop.
Amanda Lundstedt: Då visar vi ocksåatt vi finns och det blir mer naturligt för kanske de som vanligtvis inte hörav sig lika mycket till HR att, Ja, men de är ju här liksom. Jag hör av migigen nästa gång. Och sen kunde det också klart vad mycket direktkontakt tillframförallt mig i början då innan andra kollegor kommer in. Att liksom mejlatill mig och jag fick liksom lägga den lägga den tiden på det. Så att vi liksomfår med folk på banan.
Anna Carlsson: Men hur harreaktionerna varit? Det är ju det där. Vad har det blivit för resultat ochvilka har reaktionerna varit? Både och då ska jag säga.
Anna Klara Ingesson: Resultatet harblivit en bättre information in i systemet. Vi har fått kontroll pålönesättningsprocessen på ett annat sätt. Vi har fått kapat. Alltså idag när vihar ett nytt system så går ju anställningsprocessen på 90 sekunder jämfört medtrettio dagar. Så det är ju en stor skillnad. Så det är väl de konkreta plusatt vi har en mer kunnig organisation om de här frågorna. Reaktionerna hur harde varit? Mycket blandade en del är ju Wow jättehäftigt. De flesta säger noglite med magkänslan att det här är ju häftigt. Men det är klart att begreppetgulla med Vida har vi ju använt många gånger. Detta är ju en robot som man detman måste, den är ju lite skör emellanåt, va? Så ibland så står den still ochhar man då vant sig vid att det ska gå snabbt och det inte går på en dag, då ärdet jobbigt. Så det var ett blandande reaktioner, naturligtvis. Vi har juförskjutit också de här frågorna från att det varit en väldigt administrativuppgift att ingå ett avtal och sätta de parametrarna. Till att chefen ägerfrågorna. Så det är ju en resa i sig som är jättestor egentligen. Så det. Ochdet är klart att ibland vill man ju ha det som det var förr.
Anna Carlsson: Det är ju enklareoftast så det där med förändring är alltid jobbigt.
Anna Klara Ingesson: Så då var detmycket enklare förr. För det var ju någon annan som skötte det och nu har manfår man själv sitta i förarsätet. Så det är väl stora, den stora grejen här.
Amanda Lundstedt: Nej, men jag trorockså mycket av det är ju att den digitala mognaden ser ju väldigt olika ut,ute i verksamheten och det måste man ju också ha med sig. Men det var väl ocksånågonting som man försökte kanske förklara på ett fint sätt också när vi satt ide här frågorna eftersom vi skulle landa i ett nytt system så försökte vi juden här processen med vår robot Vida försökte vi ju liksom efterlikna så mycketsom möjligt det som komma skall och så. Så det här Excel arket till exempel därman fyller i då löneuppgifter och liksom ja, vilka arbetstidsavtal och sådanahär grejer. Det skulle ju se ganska likt ut det vi skulle landa i, vilket ocksåskulle göra att den förståelsen, vad ska man säga? Den utökade ju också liksomatt OK, det är så här vi ska göra sen. Så det blev liksom som en liten fas så.Vilket vi också var en del i hur vi försökte bemöta de här, ja reaktionerna somvar väldigt blandade.
Anna Carlsson: Och är det reaktion?Ja, du ville säga något mer Anna Klara.
Anna Klara Ingesson: Ja det jagtänker på är ju rätt organiskt eller se hur vi ser oss som organisation på HRavdelningen där vi tidigare. Jag brukar säga lite skämtsamt att vi var enfyrarummare och nu är vi nån slags villa med öppen planlösning där vi är myckettajtare. Alltså vi jobbar ju jättemycket tillsammans med löneenheten nu. Jagsäger vi, eftersom jag då var anställd på HR enheten så man jobbar ju mycketmer tillsammans och bemanningsenheten. Vi jobbar med IT. Det är självklart maninte är så rädd för IT frågor som man var tidigare. Vi jobbar medarkivfrågorna. Så att man är mycket tajtare. Man lär av varandra, man vågarfråga, så det tycker jag är häftigt att se hur det faktiskt funkar. Det för migär det liten dröm faktiskt som har gått i uppfyllelse.
Anna Carlsson: Har det varit någrajag tänker kring HR? För tidigare när man började prata om det här medrobotisering och stöd i för HR. Så kan det finnas reaktioner att man känner attman vill göra på det gamla sättet och känna att man blir av med jobbet lite.Hur har det varit några sådana reaktioner?
Anna Klara Ingesson: Tänker du här urHR konsultens perspektiv alltså?
Anna Carlsson: Ja,
Anna Klara Ingesson: Man har ju fåttnya uppdrag istället som har varit på en annan nivå. Jag tänker till exempeldetta att faktiskt vara i dialog kring lönesättningen som är en jättestor frågaegentligen för HR att rådge här säkerställa att vi ligger rätt i ett nationelltperspektiv. De frågorna har vi ju kunnat få till oss på ett annat sätt. Och ettlärande som jag tycker du beskriver Amanda väldigt väl här. Hur man konsultativtjobbar med chefen och stöttar och förklarar innebörden. Så det är väl nyadimensioner för HR konsulten där vi har skapat sammanhang att jobba.
Anna Carlsson: Så bättre, så högrekvalitet och man kan fokusera på det. Sin kompetens mycket mer och använda denför att stötta organisationen. Och lönesättning. Ibland glömmer man bort huralltså det är klart att det är viktigt också vid anställning, men också förhela organisationen att det ska vara en rättvis och jämlik och så vidare. Sådet finns ju många faktorer som även ledarna behöver förstå varför det är såviktigt att ha den här tydliga arbetet. Inte bara regelmässigt utan också förmedarbetarnas skull.
Amanda Lundstedt: Om man ska varalite självkritisk då om jag tänker ur mitt perspektiv som var en av dem HRkonsulterna som kom in i detta och sen då mina kollegor så är det klart att detblev ett annat tankesätt också. Att det här är ju inte, vad ska man säga? Manhar alltid kanske varit väldigt då styrd till att det här är liksom HR:suppdrag. Jag tänker lite utifrån det. Anna Klara beskrev att vi var lite mer jafyra uppdelade enheter egentligen att. Helt plötsligt sitter jag då som HRkonsult kring saker som kanske är lite mer liksom hur ska vi säga löneenhetensområde eller IT enhetens område att någonstans? Ja, men det är ju inte bara enlönefråga eller en HR fråga eller en IT fråga utan det är mycket som hängerihop att man ska förstå helheten och vi måste jobba så. För att det liksom. Föratt det ska bli bra eller för att det ska bli som vi önskar helt enkelt. Attdet är mycket det är att förstå att okej, men.
Amanda Lundstedt: Annars kanske dethar varit ganska mycket så att ja, men det här ja, men det här är nog lön, jagskickar det dit. Nu är det lite mer så här, men jag försöker och vi har kontaktmed lön och vi hjälps åt istället liksom så. Ja om man ska vara väldigt så självkritisk i hur vi har behövt förändratänkesättet just på HR och lön och så med.
Amanda Lundstedt: Inte bara för vårachefer då tänker jag ute som har fått kanske ja en annan resa i självaavtalsdelen och de arbetsrättsliga frågorna.
Anna Carlsson: Jag tänker på att dunämnde Anna Klara att det var. Ni fick godkänt ganska snabbt och göra det här.Men ändå. Ni har ju också det här innovationsenheten, vad tror du det påverkarmöjligheterna att både att få godkänt och är det någonting som har spelat roll här?
Anna Klara Ingesson: Ja, det är klart att få ett beslut snabbt attdet redan är så att säga krattat lite i manegen. Vi har ju endigitaliseringsstrategi, man har ett innovationslabb. Det är klart att detligger lite på beslutsfattarnas läppar då att ja, men det är väl klart. Detstämmer ju i linje med detta. Är det som är en annan organisation hade tagit långlångtid gick väldigt snabbt här. Och vi hade ju bra samarbetspartner också med vårtI leverantörsföretag här så det. Det är viktigt det där att faktiskt våga. Jaghade ju sett de här embryon till lösningar i andra organisationer men där dethade tagit så lång tid med den här. Så nej, men okej, det stämmer, då kan viköra så det, det tror jag.
Anna Carlsson: Också.
Anna Carlsson: Ja sen tänker jag påfördelen med just mig ha en leverantör som då kan också erbjuda den typ av stödsom man redan har det för att annars kan ju upphandlingarna på det här ett tagganska lång tid i er värld förstås. Men vad händer nu? Ni har ju gjort. Jag vetatt ni också under sommaren nu har haft användning av roboten som heter vida dusa gulla med vida så vi ska ju nämna namnet på henne eller hon?
Anna Klara Ingesson: Eller vad blev?
Anna Carlsson: Det hon har vi nogsagt det.
Anna Klara Ingesson: Det stämmer jounder sommaren inför sommaren så skulle vi anställa många ferie, ungdomar ochdet var ju en mängd anställningar och då använde vi ju robotlösningar. Det blevplötsligt OK. Det här kan man ju göra på ett annat sätt än att den naturligtvissnabbt i vårt nya system, men genom roboten så blev det ju ännu snabbare så attdet är sån här mängd lösningar som vi tycker är enkla.
Anna Klara Ingesson: Vi tittar ju nuockså på. Hur skulle vi kunna säkerställa att vi har våra lärare, behörigheter?Det är en ganska stor del eller en viktig fråga är en kommun att man säkerställeratt den kompetensen att det finns registrerat så att säga systemet för nutittar vi på lösningar för det så jag tror att det liksom många funderar såhär. Ja, men kan man göra det här på ett annat sätt kan roboten hjälpa oss meddet? Vi blir lite lata och det är bra, man ska vara lite lat emellanåt så fårman vara snabb nästa gång men. Fundera på ja, men någon annan kan nog göra detoch vidare kan säkert göra det, så det är väl 2 exempel som vi har på gång?Eller ja, det ena har vi redan genomfört och det andra tittar vi på nu.
Anna Carlsson: Och vad annat sysslarni med? Ja, du, Amanda är ju fortfarande föräldraledig så att just nu så fårvill du ägna dig åt lite andra saker. Men vilka projekt det här med HR systemetsinförande vad händer?
Anna Klara Ingesson: Där då? Ja, nuhar vi ju infört systemet så att säga. Nu är vi ju igång vad vi gör. Nu ser detju säkerställa att processerna funkar och trimma, då bygger de det. Vi tänkteinte 100, här måste man göra på ett annat sätt, så det är mycket att trimmaprocesser. Att säkerställa att organisationen har förmåga använda systemet somman inte faller tillbaka till det gamla kan man inte göra så här istället? Nej,men för vi har ett extremt intuitivt och egentligen användarvänligt system somvi har upphandlat så trimmar dem säkerställa att man använder systemet.
Anna Carlsson: Spännande någontingkring framtid förutom att ni har blivit så himla ja, men tänker nytt och ärlite lata så ni kan använda roboten och verkligen använda HR kompetens där denverkligen behövs tänker jag då någonting annat som är på gång eller har vitäckt in allt?
Anna Klara Ingesson: Det vi har ibakfickan. Vi har ju ett redan upphandlat system för behörighetsfördelningen,alltså rollspel behörighets tilldelning. Alltså när en medarbetare anställsponera att jag anställd som kock i ett skolkök så ska jag ha viss information.Jag ska tillhöra en viss organisation till att ha ingång till vissa mapparvissa system och att göra det här automatiserat. Det har vi gjort en förstudieoch har en modell klar, så väl det som vi har i pipen näst här. Det gäller juatt organisationen ska orka ta till sig det vi ska först omorganisera oss. Vidårsskiftet har hela kommunen så att 2003 så är väl tanken att vi går igång meddet här rollstyrda behörighetssystemet. Och det drivs ju av IT och HRtillsammans.
Anna Carlsson: Ja, så ni som du sägerdå att ni har kommit mycket närmare varandra IT och HR i det här arbetet.
Anna Carlsson: Och det rekommenderarjag att man ska verkligen.
Anna Carlsson: Jobba med att komma näraoch diskutera för förståelsen. Vi har ju så olika kompetenser där vi sitter ochverkligen kan bidra till varandras.
Anna Carlsson: Förmågor och sätt attjag menar tänka nytt och utveckla organisationen och vinsten för helaorganisationen.
Anna Carlsson: Men vad kul och tackså jättemycket för att ni vill vara med i podden och berätta om allt det här.Det ska bli spännande att följa och se hur det går då 2023 med även den delenför det vet jag också en utmaning för många att titta på. Ja, men tack såmycket varför vi komma hit.
Anna Klara Ingesson: Ja tack så mycket, det här är spännande.
