I dagens avsnitt träffar Anna Pia Andreason som arbetar med det egna företaget Direxio. Pia utbildar organisationer i hur man skall använda sina digitala verktyg för att få till ett medvetet och digitalt arbetssätt - vilket gör att varje medarbetare det vill säga du, får en lugnare arbetsdag. Det finns en rad enkla verktyg och arbetssätt som kan användas för att skapa en mer effektiv arbetsdag. Detta är troligtvis verktyg du redan har idag men inte vet hur du kan använda på absolut bästa sätt. Exempel på detta är digitala kalendrar med bokningsbara respektive blockade tider. Och det underskattade anteckningsverktyget OneNote. Hitta vad som är rätt för just din organisation utifrån era förutsättningar och hitta ert hur. Lär er tillsammans och skapa ert unika arbetssätt. In och lyssna för att bli mer effektiv i just ditt och din organisations arbete.
Och framförallt, må bättre genom en mer effektiviserad och lugnare arbetsvardag!
Transkribering av avsnittet:
Anna Carlsson: Varmt välkommen till vårens avsnitt av HR Digitaliseringspodden med mig Anna Carlsson!
Anna Carlsson: Som ni som lyssnar vet så rör jag mig inom området digitalisering + HR och det kan betyda en massa olika typer av avsnitt. Idag är det mer fokus på den personliga effektiviteten och framförallt för er som använder Microsofts produkter i er organisation. Och att verkligen använda de lösningar man har och arbeta smartare. Min gäst idag är Pia Andreason med egna företaget Direxio. Pia utbildar organisationer i hur man skall använda sina digitala verktyg för att få till ett medvetet och digitalt arbetssätt - vilket gör att varje medarbetare det vill säga, du får en lugnare arbetsdag. Har du tex tänkt på hur du använder din kalender? Eller hur ni i ditt team kommunicerar med varandra så att det är funktionellt?
Anna Carlsson: Om du vill ta steg framåt och behöver en partner att diskutera med så kan du nu boka digitala coaching-timmar med mig. Det kan vara allt från att du inte hinner med att tänka ut vad som är smartast för er att göra, att du har svårt att få ihop ett business case som visar på värdet av den förändring du vill genomföra eller att du helt enkelt inte har tid att hålla dig ajour med möjligheterna och vill ha en erfaren person att diskutera med. Du kan läsa mer om erbjudandet på länken i poddavsnittstexten eller på vår hemsida under nyheter.
Anna Carlsson: Välkommen hit till HR Digitaliseringspodden Pia!
Pia Andersson: Tack.
Anna Carlsson: Alltså, det är lite läskigt idag och ha en poddare på besök.
Pia Andersson: Ja just det ja. Jag ligger ju så här en 50-60 avsnitt före dig i tracklistan där med min podd Jobb360 men det ska nog gå bra, två vana poddare. Det kan ju bara bli bra.
Anna Carlsson: Jag tror det. Jag har faktiskt haft en poddare, men då var det en person som intervjuade mig i det avsnittet men ingen som har pratat. Om jag har fel så får någon rätta mig efteråt.
Pia Andersson: Ja ja ja, men vi kan byta sen. Jag kan intervjua dig också. Det är lugnt.
Anna Carlsson: Vi börjar med att du får berätta vem du är och idag ska vi prata om, det kanske jag ska börja med, att vi ska prata om det där med att använda det man har på kontoret för att jobba smartare. Och hur kommer sig att du gör det du gör?
Pia Andersson: Ja, det gör ju bara för att jag har. Jag har haft ett långt yrkesliv där jag har en bakgrund då som både som pedagog och som säljare och marknadsförare och när man utbildar människor och att förändra sin arbetsdag får dem att tänka i nya banor och då handlar det mycket om det. Dels så måste man ju förstå hur ska jag få dem här kunskaperna att fastna hos de här människorna och så får de att vilja så att säga köpa in på det att tänka att det här är en bra sak som jag ska göra så att de kunskaperna har jag haft mycket användning för. Men anledningen till att jag gör det jag gör att jag hjälper människor till en lugnare arbetsdag, det är ju att jag brinner verkligen för dig att alla ska kunna må bra på jobbet och det finns ju väldigt många människor som gör mycket insatser inom det området och just mitt område är ju de som jobbar på kontor. Att hjälpa dem och få dem att se vilka redskap de har i sin dator, i sin digitala miljö och hur man kan använda dem för att få en mycket lugn arbetsdag med mera koll.
Anna Carlsson: Och då fokuserar du på Microsofts produkter så att vi är klart ifrån början kanske eller?
Pia Andersson: Absolut, det är ju det som de allra flesta här som jag jobbar med för att jag har ju valt att vända mig mycket mot offentlig sektor. Och det är ju främst därför att det tycker att de som jobbar inom offentlig sektor då som tjänstepersoner är väldigt viktiga människor för oss allihopa. Så bor man i en kommun där tjänstepersonerna har fått möjlighet att få en bättre arbetsdag och använder de här digitala redskapen som man som skattebetalare är med och betalar på ett optimalt sätt, då får man ju bättre boende och en bättre miljö där i sin kommun.
Anna Carlsson: För då lägger man tid, kanske på rätt saker.
Pia Andersson: Ja precis. Man lägger tid på rätt saker och rätt antal timmar på varje uppgift kanske vad den är värd. Så att det är det jag vill att människor ska få möjlighet att göra.
Anna Carlsson: Men så en pedagogikbakgrund, men just att du sen fokuserade på det här med arbetsplatsen, vad kommer det ifrån? När började det?
Pia Andersson: Ja, det började egentligen redan i slutet på 90-talet där jag själv gick en sån här kurs på arbetsplatsen när jag jobbade då. Och då hette det ju då personlig effektivitet och det handlar just om att man skulle styra upp sin dag och det var väldigt inspirerande kurs. Men jag kommer ihåg att jag satt och undrade, vad gör inte alla så här? Det här som kursledaren berättar och beskriver, vad är det som är så speciellt med det här arbetssättet? Och då visar det sig sedan att nej, alla gjorde inte så. Men jag kommer ihåg att när kursledaren gick runt och coachade oss så tittade hon in i mitt rum för man satt i cellkontor då och frågade hur jag hade riggat och jag visade upp det hur jag tänkte och hur jag gjorde mitt. Det här var ju på papperstidningen då, så det var ju mycket papper. Och hon bara sa ja, men okej, det verkar bra och så gick hon därifrån. Jag tänkte, jaha, det var det. Men sen förstod jag att det var ju kollegor till mig som behövde kanske mera hjälp. De här som hade hela rummet fullt med papper och jobbade över hela tiden och så. Sen stötte jag på det här konceptet i ett sammanhang där jag hade möjlighet att lära mig det och få gå ut och börja jobba med det och göra det då i mitt eget företag.
Anna Carlsson: Ja men spännande, men du alla som kommer hit de får ju en fråga eller två frågor om mig nu för tiden och det är: vad är digitalisering för dig?
Pia Andersson: Digitalisering är ju att använda digitala redskap. Det finns ju väldigt, väldigt mycket digitala redskap. Det finns väldigt många olika system. Det finns appar, det känner vi säkert till allihopa, men det är ju först i användandet av dem som det kan uppstå någon form av digitalisering. Sen behöver det också vara en tanke bakom. Bara för att det finns ett redskap och det används så betyder det inte att det rör sig om digitalisering utan man måste ha ett mål med det hela. Och det är ju när man hittar de här målen och kombinerar det med befintlig teknik som man kanske till och med kommer så långt så att man inser att vi har behov av en ny utvecklad version här eller en ny app eller något nytt system. Och nu har vi ju det här med AI som ger otroliga möjligheter, men som sagt man måste identifiera. Vad är det för behov? Vad ska vi lösa med hjälp av det här digitala möjligheterna som vi har? Så en kombination av möjligheterna som finns i det digitala och att man har ett mål för användandet.
Anna Carlsson: Ja, mycket bra svar tycker jag. Sen vet jag inte om du har någon åsikt om, den här podden heter ju HR Digitaliseringspodden. Men vad är då HR digitalisering? Vi kanske är utanför ditt scoop så att säga.
Pia Andersson: Ja, jag har ju en tanke om det och min första tanke är ju att alla som jobbar med HR och vi hoppas att du som lyssnar jobbar med HR då, du måste bli mycket mer digital än vad du är idag, oavsett var du är någonstans så måste du ta dig vidare och framför allt måste du förstå organisationens möjligheter och behov av det som finns att göra inom den digitala sfären helt enkelt. För tyvärr, jag har ju nu pratat med, jag har räknat efter faktiskt nånstans mellan 150-200 HR personalchefer. Och jag har träffat två som förstod vad jag gjorde som lyssnade tillräckligt länge och som tänkte det här ska vi ha i vår organisation och sen såg till att det blev av. En personalchef och en HR strateg av 200, så det är alltså 1%. Jag vet inte. Vad har du för erfarenheter av det Anna?
Anna Carlsson: Det kanske vi får vi ta upp i en annan podd haha!
Pia Andersson: Det tar vi en annan dag.
Anna Carlsson: Jag brukar gnälla lite faktiskt, och det är ju därför den här podden finns. Det är ju för att lyfta frågeställningar och göra alla som jobbar inom HR uppmärksamma på möjligheter och potential. Så idag ska vi ju prata om arbetsplatspotentialen helt enkelt.
Pia Andersson: Ja precis, och det handlar ju om att man måste släppa rädslor. Jag har ju i min podd pratat med personer inom HR och frågat, hur kommer det sig att det är så här? Och han gav ju ett sånt klockrent svar att de som jobbar inom HR är ju ofta inte intresserade så mycket av teknik och digitala redskap har ju förknippats, jag skulle säga bakåt i tiden med teknik. Det har varit unga IT killar som har suttit där och driftat system, men jag känner att vi är förbi det nu. Det digitala är en del av i stort sett alla människors arbetsmiljö och då ligger det inom HR:s ansvar. Det går inte att ducka för det.
Anna Carlsson: Nej, och jag kan ju lägga till då kring det här med HR och hur HR ser ut och varför det är som det är. För det är ett sånt här mantra som jag har tagit upp lite grann, men det är ju så att vi tyvärr i just Sverige ligger efter. Så HR i Sverige är mindre digitalt, kanske nyfikna tror jag kanske man är nu, men digitalt kompetenta än omvärlden. Och det här är ju intressant, varför är det så och det apropå det här med intresset tog du upp att man är ointresserad. Men då får man ju titta också på att i andra länder som Norge och Danmark, där tar man in andra kompetenser i sin HR-grupp. Vi har ett skrov som är ganska liksom smalt, inte så mycket diversifiering i gruppen. Man ska ha en HR-utbildning om man ska jobba på HR-avdelningen. Medans man i andra länder ser lite annorlunda på det och tar in andra och då skapar man ju mer innovation och möjlighet till kompetensutveckling mellan medarbetarna, så det är den ena delen var den andra delen är att man faktiskt har, man har rationaliserat sig så väl och är ganska få jämfört med omvärlden. Nu kommer det någon ny rapport på det här så att jag väntar med spänning på att få höra. Jag hörde från Sveriges HR Förening att det kommer en ny sån här omvärldsspaning rapport som universiteten gör och som görs över hela Europa så får vi se om det har förändrats någonting sen den gjorde senast, men det är lite av mina liksom insikter i varför det ser ut så här.
Pia Andersson: Spännande det här som du säger nu senast det kände jag inte riktigt till att det ser ut annorlunda i omvärlden så att du får ju lägga upp och LinkedIn då så fort du får den där rapporten, tipsa och som du säger om man kunde ha någon som jobbar inom digitalisering och IT på HR. Därför att det är ju en som jag sa så stor del av människors arbetsmiljö nu så att jag hör ju hela tiden det här bollandet att när jag ringer till en förvaltningschefen i kommun så säger de att nej, men det där är personalavdelningen som har hand om utbildningar. Och då vet ju att det är inte riktigt sant därför att var en förvaltningschef ska jag ansvara för sin personal när det gäller utbildning. Men jag säger okej, men då ringer jag till HR så ringer jag dit och säger de oj jag råkar säga Outlook eller någonting i den stilen och då handlar det ju om något digitalt och då hänvisar de till IT och så ringer jag IT och då suckar ofta IT-chefen lite grann säger, jag förstår vad du menar och det här behövs verkligen jättemycket Pia, men det är ju som du redan vet att det är ju förvaltningscheferna tillsammans med personalavdelningen som ska göra det. Då kan jag ringa tillbaka till HR säga så här, sa IT-chefen och då säger HR så här ja, fast jag har inte hört något behov ifrån organisationen. Och då brukar jag säga att det är svårt att uttrycka behov av någonting som man inte vet att det finns. Och då menar jag lite undertexten är där skulle du kunna tänka dig att vara lite mer proaktiv när det gäller att prata med organisationen om utvecklingsmöjligheter även inom det digitala området? I alla andra, det finns ju en företagshälsovård, det finns chefs- och ledarskapskurser hör jag att det finns mängder överallt för alla pratar om chefs- och ledarskapet och då tänker jag att det spelar väl ingen roll hur mycket ni utvecklar chefskapet de inte vill ha medarbetarskapet också att alla får chansen. Brukar jag tänka fast det säger jag inte.
Anna Carlsson: Fast, så säger du jag hör så de får höra det. Men det är också en sak för typ ett år sen så hade jag med Sveriges HR Förening i podden. Och då pratar vi om den stora förändringen som HR-rollen har genomgått. Och just nu är det ju en under pandemin så blev ju den digitala arbetsplatsen så viktig och arbetsmiljö och plötsligt så lades det också till då att hur gör vi för att ta ansvar för den digitala arbetsmiljön? Jag tror inte riktigt det ansvaret har landat ännu var det ska ligga, men det är ju arbetsmiljön, det är ju egentligen den största delen. Så frågan är om man har med i sina medarbetarundersökningar kring sin arbetsmiljö då den digitala också. Så att man kan få svar och se för därifrån kan man ju också plocka behov för att göra saker.
Pia Andersson: Precis, och de här medarbetarundersökningarna, ibland har de ju hänvisat till den då att vi ska ha medarbetarundersökningen, ska vi ha medarbetarsamtal och så ringer jag igen när det är klart, säger jag hur vad blev det? Nej, men vi hörde ingenting och då brukar jag, ibland ha gjort några gånger i alla fall, ställde ni frågan kring det här? Och då får vi personen i andra änden av luren säga nej och då sa jag då kanske inte var så konstigt att ni inte fick höra någonting om ni inte frågade. Men jag har också hört att man frågar ju om man ser några problem och då är det här att jag har svårt för att hinna med mina arbetsuppgifter. Det känns så stressigt hela tiden och min mejlkorg svämmar över och allting sånt och jag vet inte riktigt hur jag ska hantera allting. Det har ju vissa tagit som indikation på att det jag gör kan behövas och då gör man ju rätt kopplingar. Alltså, det kanske inte är arbetsuppgifterna som är för många. Det kanske inte är det handlar om utan det kanske är att man är lite rörig och inte riktigt har fått hjälp att ordna upp det.
Anna Carlsson: För då tänker jag, nu ska vi försöka ge lite tips och råd kring det här hela området, den personliga arbetsplatsen. Men ska vi börja i änden att de som har anlitat dig vad kom de ifrån? Hur såg det ut när du kom dit? Hur jobbade de och sen hur det ser ut när du går därifrån? Går det att ta det på det sättet?
Pia Andersson: Det som det i stort sett alltid ser ut i varje grupper, det är som jag brukar kalla för gummibandet. Och det är ju att det är alltid några stycken som är väldigt duktiga på att jobba digitalt och använder stora delar av digitala redskapen och sen har vi andra ändan personer som tycker det är lite jobbigt, lite stökigt. De tackar ja till kalenderinbjuden, de mailar, de kan bifoga en fil och sen använder man ju numera också chatten en del sen pandemin då. Men där tycker man också det är lite bökigt. Vad har jag fått e-mailen, vad jag fått i chatten och det är SMSas och det rings och man har lite svårt att hålla koll på det där. Och så är det papper och penna och post-it där och till och med även filofaxer har jag stött på att man fortfarande använder. Det andra änden av gummibandet. Och de här organisationerna förstår, oavsett om det är en enhet på tolv personer eller om det är en förvaltning på 300 personer. Det är klart att det här gummibandet gör att det är obekvämt. För att de som är duktiga på det här, de får inte ut den fulla kapaciteten av det att de är bra på det, eftersom deras kollegor inte är med på tåget och jag brukar säga att förr eller senare så kommer det göra ont för det här gummibandet kommer att släppa tillbaka. Och om man inte tar itu med det så har man ju fortfarande ett problem. Sen har jag ibland att ja nej, men vi har några stycken här på avdelning som är duktiga på det där, så att om någon har någon fråga så kan man ju gå till dem. Ja då tänker jag 1. Man ska förstå att man har en fråga, sen ska man veta vilka personer man ska gå till och sen ska de då kunna ge ett relevant och pedagogiskt svar så att den här medarbetaren som ställde frågan får med sig kunskap tillbaka. Och så brukar jag tänka att nej, men de här som är duktiga, de har väl annat att göra på dagarna än att coacha sina kompisar så att det som blir då när man anlitar mig det är ju att jag lyfter upp den här nivån för samtliga, bra många snäpp. Så att de som då sitter med sina filofaxer och post-its där och anteckningsblock och tycker att det är ett bra sätt att jobba då inser att men det finns bättre sätt. Som blir bättre för mig och som blir bättre för organisationen och som blir bättre för vårt samarbete och de som redan var duktiga, de vet ju då tydligt vad är nu våran lägsta nivå. Vad utgår vi ifrån? Det här är gemensam kunskap vi börjar där. Och då kan det ju hända saker. Då får jag höra mycket på min kursdag tre för jag har ju tre kursdagar, halvdagar med en månad mellan varje. Så det har ju gått ett par tre månader ibland innan jag hör liksom det sista tankarna från dem och då får jag berättat väldigt mycket roliga saker, hur man liksom har plockat in de här kunskaperna och börja prata om dem. Vad kan vi göra, hur kan vi utveckla det här och då är det allt möjligt, men det är alltid då liksom behovsbaserat och anknutet till verksamheten och det kan ju jag inte göra för verksamheter ser ju så olika ut. Jag kan ju ge dem tips. Det här kan man göra. Det här gjorde dem någon annanstans eller i den här kommunen gjorde det på det viset. Men sen är det de själva som tar det vidare och det när jag får höra det när de har gått vidare då det är mina lyckligaste stunder kan jag säga.
Anna Carlsson: Det är då man blir glad. Känner den här åh, vad glad jag är att jag jobbar med det här.
Pia Andersson: Ja verkligen! Eller när jag fick den här kommentaren att jag sover bättre på nätterna nu. Jag vaknar inte kl. 04.00 och tänker på jobbet och kan inte somna om. Eller en annan person sa jag har blivit en bättre förälder nu, för när jag är hemma då är hemma, då har jag inte jobbet i huvudet. Ja, det är underbart.
Anna Carlsson: Och det är bara för att använda de verktyg som man faktiskt har tillgång till som de flesta har.
Pia Andersson: Ja, på ett sätt som inte ens är komplicerat eller rättare sagt jag beskriver det så att de tror att det inte är komplicerat och så gör de det och då blir det ju enkelt.
Anna Carlsson: Men hur får man då kontroll på sin vardag på jobbet? Vilka är dina, vilka verktyg och vilka tips ger du? Vad ingår lite grann i din utbildning? Nu kan vi ju bara beröra lite på ytan, men om man får med sig någonting.
Pia Andersson: Det första jag reflektera över tiden. Jag hade en kursdeltagare en gång som så att jag förstått att min kalender, det är som ett sånt där rampussel som barnen har med 40 bitar och det är vad som får plats. Så om jag har planerat in de här 40 bitarna i min vecka, för jag vill att man ska göra det att man ska planera. Man kan ju förstås planera in tid som man är tillgängligt och man tar saker på volley om man har behov av det. Om man är en sådan person som får in sånt då kan man ju inse men två timmar om dagen måste vara tomt. Som en annan konsult inom teknikbranschen sa att, jag vet att det kommer att hända saker och jag vet att vi kommer att kunna skicka en faktura sen, men jag vet inte vad. Så den reflektionen hur ser det här rampusselet ut, vilka bitar behöver jag lägga in och sen också förstå att kommer det in då två nya bitar då måste jag lyfta ut två för att få plats med de här så att man inte bara matar på och matar på.
Anna Carlsson: Så du hjälper dem med den personliga arbetsveckaplaneringen att förstå vad lägger jag min tid på exakt och hur ska jag planera min vecka?
Pia Andersson: Ja och sen också vad det är värt. Det var ju en jurist utbildad på Kammarkollegiet. Hon gjorde ju den reflektionen att jag har börjat fråga mig själv mycket mer än nu är det värt och då hade hon kommit på att när hon fick in ett ärende så överarbetade hon då hon tre timmar först och sen måste hon ändå lägga timmar på att justera det som så att nu börjar med att lägga en timme och sen skickar det dit du ska och sen är de återkopplar. Då kanske jag lägger två timmar på att förbättra och sen är det klart, men det är ändå mindre tid än vad jag fick lägga på det förr i tiden genom att jag inte överarbetar i början. Och det var ju en sån här kanonbra insikt för just henne. Och det är den typen av insikter som jag vill att alla mina kursdeltagare ska få utifrån sin vardag och verklighet. Sedan ett nästa steg är att förstå att alla såna här småsaker då, smått och gott som jag brukar säga, det som tar bara fem, tio, och 15 minuter och så att de hör hemma någon annanstans, då ska man inte mata in i kalendern. Kanske behöver man boka av särskilda tider varje dag då man tar det här smått och gott. Och då får ju väldigt många den insikten att ja, men alla de här små grejerna som jag håller på med varje dag, det tar ju två timmar om dagen Pia. Jaha är det så? Och då är det inte så konstigt att jag inte har hunnit med allt det andra. Nej, säger jag det, då får du ju räkna med det framöver då att det tar två timmar det här ringa, maila, svara på mail allt det här som man gör som tar fem, tio, 15 minuter. Ja, jag får göra det och sen så hör man nästa gång nej, nu har jag börjat boka in en timme varje dag och då sitter jag och gör de här sakerna. Sak efter sak såhär och då får jag så mycket gjort och det känns så bra. Sådana saker kan jag ju få höra då efter sista kurstillfället.
Anna Carlsson: Och det är egentligen mer bara att hantera den personliga kalendern. Att hur du är tillgänglig. Men sen är det gruppkalender också då som man kommer in på eller det här med att boka varandra för då om du pratar om att filofax kontra att vara digital. Jag menar för mig, jag har ju jobbat med digital kalender i evigheter så, men det är ju för att jag har den bakgrund. Och intresse jag har, men hur ser det ut där då?
Pia Andersson: Ja, när man börjar göra det här så blir man ju tydligare för sig själv förstås, men sen också om man delar kalender vilket jag alltid rekommenderar, vilket många gör, inte alla ska jag säga, men många och visar hur ser min vecka ut, vad är det jag har tänkt att göra. Då får man ju dels en större öppenhet. Man får mer respekt för varann. Kollegor kan upptäcka att nej, men Kalle du bokar ju in varenda timme om man vill boka ett möte med dig så är det ju lite hopplöst ja då får man ju reflektera och lägga vissa tider som ändå bokningsbara. Om inte någon vill ha något möte med mig och då har jag en sak att göra. Vill de ha ett möte så visa att jag är beredd att flytta på det. Och så får man dimensionera det då utifrån hur mycket behov har folk av just Kalle och hans tid? Är man chef så kanske det är tio, 15 timmar i veckan faktiskt. Men hur många chefer har den tiden öppen för sina medarbetare? Det är mycket, mycket möten, men om man inser det då som chef att nej, men mina medarbetare behöver mig så här många timmar då kanske man får lite råg i ryggen och styra upp mötena också, eller om man som en annan chef som jag pratar med så jag sitter och med att den hela tiden och så börjar vi titta, så vad är det för möten då? Och hon, det var på pappertiden länge sen, så vi skrev upp det på Post-its och då sa jag det, det här är ju 13 olika projekt som du har möten i liksom var och varannan vecka. Ja jo, det är det. Ja, men det betyder ju att du jobbar med och hjälpa människor och drifta sina projekt och du liksom rullar 13 projekt framför dig genom att stötta de medarbetarna som håller på med det här. Hon bara ja just det. Ja, det är ju det jag gör och då vart hon nöjdare med sin arbetstid och tyckte inte längre att de här mötena tog upp tid utan hon förstod att det var en stor och viktig del av hennes arbetstid att göra just det.
Anna Carlsson: Så vad du håller på med egentligen personlig utveckling.
Pia Andersson: Ah lite så. På jobbet, kan man ju säga. Faktiskt, men sen händer det att folk säger att jag har börjat göra det här hemma också det där tipset och den grejen och så. Så att så att det skriva upp på post-its vad man ska göra, det kan man göra ett första skede och sen ska det in digitalt, men då var det någon som sa att jag bör göra det här hemma också på helgerna. Men jag skriver upp allt som ska göras post-its och så delar jag ut till familjen och säger de då? Ja...hmm, men det är roligt för mig.
Anna Carlsson: Och just det där att få lugnet då om man vet ja, men det här är det jag lägger tid på. Jag själv har ju det där att jag hela tiden måste göra det för att jag gjort så många olika saker, så det är ju min kalender full av vilken tid behöver jag sätta av för olika kundaktiviteter, poddinspelning och liknande och vilket kan jag ha öppet för nya potentiella kunder? Och det måste man ju ha koll på då som konsult och du också då hur du planerar din egen tid antar jag.
Pia Andersson: Ja och jag stöter ju på det ibland när jag jobbar i offentlig sektor, människor som säger, ja, jag kommer ju från konsultbranschen och så kom jag hit och så har de lite så här scary röst då och det betyder ju att i konsultbranschen håller man ju koll på varje timme. Man får ju dagbok och man ska ju redovisa det till kunderna vad man har gjort och så kommer de till den offentliga sektorn och där är det inte tal om det egentligen utan alla bara tuffar på i sitt eget tempo och det accepteras. Det tycker de som kommer från andra områden känns lite knepigt.
Anna Carlsson: Så kalendern är din, är det den bästa verktyget att lära hur man kan använda det på olika sätt hur man kan skapa öppet och stängt och lägga in sina egna aktiviteter.
Pia Andersson: Det är ju basen, basen i själva tänket. Men sen då handlar det mycket om ett mindset. Det här att jag äger min tid. Jag har rätt att liksom vad ska man säga ha tankar och åsikter om den och vad den ska gå till och om jag själv har rätt att ha en tanke åsikt först, då blir det lättare att prata också med någon annan om vad som är rätt och rimligt och kanske lättare att ändra sig. Men har man en känsla av att ändra hela tiden äger min tid och det kommer in saker i min kalender och jag kan inte styra och så. Då blir det ju en mycket, mycket högre grad av stress. Så kalendern är ju egentligen ja, det är ju ett planeringsverktyg men i mitt kursupplägg så är det ju ett sätt att förstå att det är jag som ska ha hand om det här och det har jag rätt att göra. Och sen på nästa steg då att det blir ett bättre samarbete och sen ytterligare på nästa steg ut mot medborgare och kunder och så att man använder tiden på det bästa sättet för deras del.
Anna Carlsson: Vad har du för mer för verktyg som du tycker att vi inte använder i den här stora? Jag menar Microsoft utvecklar ju komponenter hela tiden och jag är imponerad av vad de gör. Jag är ju själv då inte PC, utan jag är Mac. Jag kunde inte prova allt som du delar med dig av, men berätta.
Pia Andersson: Ja, i de organisationer där man har Teamsplattformen och möjligheten att samarbeta i den. Då skulle jag ju säga att den är den mest underutnyttjade redskapet, verkligen. För att det finns ju så otroligt mycket möjligheter och jag hör ju ofta sammanhang beskrivas för mig det jag känner att nej, men om ni hade nu haft ett team eller om ni kan tänka dig och bilda ett team kring den här projektet eller den här delen av organisationen eller så, så skulle ni kunna få ut mycket av det. Bara senast här ett exempel när det gäller kunskapsöverföring, alltså informationsöverföring i ett projekt. Det var fyra interna och så var det ett antal externa personer och en av de interna insåg de hade inte fått tillräcklig återkoppling, vilket har gjort att den personen agerade på ett sätt som stökade till det i processen. Och det är reflekterar de över och jag tänkte ju på en gång, men hade, ni har ju teams? Hade ni gjort så här och så här och så här så hade vi kunnat lösa det behovet. Så sådana saker stöter jag på hela tiden när jag pratar med organisationer och så. Sen finns det ju mycket inom offentlig sektor att man inte har Teamsplattformen utan bara mötesfunktionen. Och då skulle jag ju säga att använda OneNote, anteckningsboken, är det mest underutnyttjade. Därför att den är till nytta då både för individen att ha alla anteckningar digitalt och alltid kunna ha dem med sig och allting är spårbart och sökbart, vilket är inte är om du har fyra anteckningsblock och 18 post-its utan att använda den. Och jag vet, det är kanske ett litet starkt ord, men jag kan säga det att det är så många som jag har visat OneNote för och berättat hur man använder det som har blivit ja lyckliga och sagt att det här var ju så bra och till och med att de har sagt att för jag provade för några år sedan Pia och det gick inte så bra men nu har du berättat för mig, så nu förstår jag vad jag kan ha för nytta av det. Och det är också en sån här god känsla. Och dessutom kan man ju dela en OneNote-bok så att det blir lite som ett mikro-Teams nästan i och med att man kan ha olika böcker för olika områden och där har man olika avsnitt då och där man kan lägga in länkar, dokument, till och med har dialoger då i om man nu inte har det i chatten så kan man ställa en fråga Kalle vet du det här och sen så kan man få ett svar och så. Det går ju att göra det, det blir ju lite lyxigt, men har man inte Teams så får man ju ta det här.
Anna Carlsson: Precis som man inte får använda den delen, vilket är verkligheten för väldigt många inom offentlig sektor. Men kan du ge mer exempel för det? Kanske är många som aldrig använt OneNote ännu fler hur man använder det.
Pia Andersson: Ja, det är ju, i grunden om man tittar på det så kan man ju känna igen det, för det är lite grann som ett vanligt mappsystem på en mapp på en server om man säger så eller i datorn. Det är uppbyggt lite grann på samma sätt och inom varje mapp kan det ju ligga sidor. De kallar det för avsnitt man kallar det för filen man kallar det ja, men mappar avsnitt och det är ju samma konstruktion som alltid. Men det är mera interaktivt att man kan lägga in då alla möjliga länkar och sånt. Man kan flytta runt saker på en sida. Om du gör en brainstorm för dig själv, vad ska jag göra den här veckan, så kan du liksom bara spotta in det som om det vore post-its här på sidan och sen så kunde du ha liksom dra de litet olika håll för att lägga ja, men det gör jag på måndag. Det är jag på tisdag och det här kan jag skjuta upp till fredag så att du liksom skaffar där en lätt överblick då innan du sen kanske börjar beräkna tid att lägga in i kalendern. Så det är för ens egen del. Men sen kan man ha delade böcker där alla kan gå in och skriva. Vi har hört många som har sina APT-möten, arbetsplatsträffar och där lägger chefen ut agendan inför mötet. Alla har rätt att skriva och tänka och tycka om agendan, ska vi lägga till, ska vi dra ifrån har man en ytterligare information. Och då sitter ju alla förberedda för mötet och alla har kunnat vara delaktiga innan och då så klarts så kommer man ju mycket längre på mötet. Och sen också sparas ju alla anteckningar så att alla kan komma åt det alltid hela tiden på samma ställe utan att behöva oj, jag fick ett mejl med anteckningarna från APT-mötet i december och där stod det om hur vi ska göra oj, oj oj, nu måste jag hitta det målet och så och har man otur som man slängt det liksom. Så att det är ju en stor outnyttjad kapacitet i OneNote om man nu inte har Teams.
Anna Carlsson: Ja precis om man inte har Teams eller något annat, den typen av samarbetsplattform. Och det är ju en begränsning i just offentlig sektor kring vad man kan köpa in, vad man kan använda sig av. Man kanske har någonting annat, men det här är ju ett sätt att använda det man faktiskt har som ingår som.
Pia Andersson: Som ingår i paketet ja precis. I Office-paketet ingår ju detta.
Anna Carlsson: Använd det ni har.
Pia Andersson: Precis också höjer ribban inom det man har så man känner till alla möjliga tricks och knep. Det finns ju otroligt mycket och gräva. Det är nästan som man sitter och programmerar själv sin egen verklighet när man gör alla de här inställningarna. Om man till exempel använder kategorier som i de här färgerna som man kan ha i kalendern. Då kan jag styra upp annars att om du kommer en inbjudan från dig och jag tackar ja så kan ju du få en, det kan bli en färg direkt. Vilken färg skulle du ha då? I så fall om jag du bjuder in till någonting jag tackar ja, vilken färg vill du ha i min kalender?
Anna Carlsson: Ja, men då måste jag ju ha poddfärgen. Den är lila.
Pia Andersson: Lila ja men okej, då kan jag göra det när jag kommer hem att om du bjuder in mig någon mer gång till någonting så tackar jag ja och kommer från Anna så blir det lila färg på en gång. Så att det blir tydligt för mig jag ser, åh kolla. Jag ska träffa Anna på torsdag. Där ligger den lila färg istället för att jobba. Oj, vad mycket saker det ska hända den här veckan? Ja, vad är det för någonting nu? Och det är också en sån här saker får man överblick, hur får man koll på det enklaste sättet. Så att mycket finns att göra som kan hjälpa en i vardagen väldigt mycket.
Anna Carlsson: Och mailen då? Eller vänta, nu ska jag faktiskt ta en annan sak för att jag kom ihåg det, men så hann jag glömma bort det. Jag har ju jobbat på IT-bolag. Och vi började ju med samarbetsplattform för 10-15 år sedan och den här förändringen att börja arbeta att cheferna verkligen använde där man kunde dela information så att alla fick åtkomst som ett vi kan ju kalla det för ett gemensamt intranät som alla kan liksom dela information i där det passar för en viss grupp eller en del och så vidare. Det här tog ju jättelång tid att få till den här förändringen så du måste ju också tänka på förändringsprocessen. Du är en som på något sätt låter det som hjälper till med den här förändringsprocessen. Men man ska också vara medveten om att om inte alla är med på det här då kommer det ju halta för då är det vissa som använder det och så kanske någon som säger nej men jag orkar inte med det där till mig måste du skicka mejl, för jag är så himla viktig eller någonting sånt. Så att vi måste ju få med alla, så det var bara det jag ville kommentera som dök upp i mitt huvud. Men där är det ju så naturligt idag hos min gamla arbetsgivare. Jag menar, man använder ju inte mail längre utan man delar väldigt mycket i olika flöden och har det väldigt strukturerat och cheferna är de som måste gå först för att göra den här förändringen.
Pia Andersson: Precis cheferna måste gå först och chefen då måste våga sätta ner foten och säga från och med nu jobbar vi så här och våga styra upp på det helt enkelt. Och sen, så tänkte jag på det här med ett nytt sätt att jobba och att komma in i det. Jag låter ju mina kursdeltagare reflektera på den tredje kursdagen därför att de måste hinna tänka mycket själva och fundera. Men just över det här med kommunikation och att det finns ju väldigt många olika sätt att kommunicera och det är ju faktiskt tyvärr lite knepigt därför att det är ju tre dimensioner, dels är det bråttom, inte bråttom och sen är det ju enkelt innehåller mer komplicerat innehåll. Och sen är det ju vilka är mottagarna är det kända mottagare eller okända mottagare är några få eller är det många? Och de där parametrarna måste man ju ta med så att jag vill ju hjälpa medarbetare att inte bara kasta sig på sitt favoritkommunikationsverktyg. För jag frågar alltid först vilken är din favorit? Och det visar sig att, alla har ju en favorit vissa ringer alltid. Vissa tycker det är bekvämt att skicka sms till och andra chattar och så vidare och så vidare. Och sen så nästa fråga, vilken skulle du säga är avdelningens favorit och då brukar det bli väldigt mycket skratt därför att de inser ju att jag har just det. Ja, gör på det här viset, men alla andra de gör på det viset och sen så förstår de med att ja vänta nu, det är kanske det kanske krockar lite där, men då har du ju fått skratta lite samtidigt så blir inte det så farligt och sen kan de börja resonera om hur de ska göra och det bästa är när jag hör grupperna sitter och säger att ja, men då borde vi ju faktiskt tänka så här att och sen så kommer det ett tänk utifrån det som de har resonerat om och då är man, då har man en riktning någonstans. Man tänker att nej, men vi SMS har bara i vissa sammanhang. Jag har till och med en grupp där chefen så de får ringa mig dygnet runt. De jobbar med fastigheter, har ansvar för fastigheter och jag sa nej, men hur funkar det? Ja, alltså nej, men det funkar jättebra. För att alla vet, när ska vi ringa mig chefen och de ringer bara när det är viktiga saker och då vill jag att de ska ringa, så det var helt tydligt överenskommet och därför kunde han vara nåbar dygnet runt. Fantastiskt.
Anna Carlsson: För det var ingen som överanvänder det eller ja.
Pia Andersson: Alla visste vad det var. Det är liksom vattenläckor och brand och sådana saker och då är det så klart, brinner det någonstans så vill han åka dit direkt. Så klart. Även om det är kl. 02.00 en lördagnatt.
Anna Carlsson: Det måste ju göras.
Pia Andersson: Så att det tyckte jag var så fint att höra att det går att komma överens. Långt och extremt och liksom. Det är inte så svårt, men man måste ju veta vad är vårt syfte.
Anna Carlsson: Så vad du säger nu. Det var ju egentligen min fråga ändå, vad tycker du om mailen? Men alltså det är kommunikationsvägar, för det är ju en viktig del i Microsoft plattformen är att det erbjuds olika kommunikationsvägar. Så vilka är det och vad, hur tänker du att man ska använda de olika kommunikationssätten?
Pia Andersson: Det är helt utifrån verksamheten. Jag brukar säga att ni måste ju börja med att bestämma. Vad är erat efter 112 och vad är ett 1177? Och vara tydliga med att efter 112-kommunikation sker på detta sätt och då har jag ju olika saker, då ringer vi säger några eller nej, vi är ofta ute på ditten och datten, så vi skickar ett sms och så ringer man upp så fort man kan. Alternativt att man tar i chatten och skriver @Pelle därför att då har man kommit överens om att ja, är man @ och då @Pelle. Då plockar man det direkt för då är det, har man kommit överens om att det är bråttom. För att man tycker att chatten är ett bra sätt att kommunicera. Så att det handlar om överenskommelser och organisationens behov, men först måste man ju fundera på. Vad är liksom riktigt bråttom och vad kan faktiskt vänta en stund. För det stora problemet som jag upplever att människor har. Det är ju att jag kommer på att jag behöver prata med Anna om någonting och då ringer jag till Anna och så pratar jag på hennes telefonsvarare och sen förväntar jag mig att Anna återkoppla ögonblickligen. Fast jag funderar inte på hur bråttom var det? Nej, för anledningen till att jag då kastar mig på telefonen var att min hjärna, jag vet ju det, den kan inte hålla något i huvudet mer än två minuter så gör jag det inte nu så glömmer jag bort det och då kan det bli jättejobbigt och alltså agerar man på en gång på det sätt som man själv är bekväm med. Och det jag vill lära människor, det är ju att först fundera är det 112 eller kan det göras längre fram? Okej, om det kan göras längre fram ja då har jag metoder att komma ihåg det längre fram. Vi kanske ska träffas nästa tisdag, då kan jag prata med dig om det. Ja, och då är det så jätteenkelt att se till att jag kommer ihåg den nästa tisdag när vi ses.
Anna Carlsson: Skriva det i kalendern.
Pia Andersson: Nej inte ens det. Det finns mycket fiffigare sätt, mycket fiffigare sätt. Men just att jag är lugn att jag kommer att komma ihåg det i rätt tid vid rätt tidpunkt.
Anna Carlsson: Och det är den här lugnet då. För det är ju också så att man tänker ju inte på vad mottagaren befinner sig i för process just då. Sitter djupt försjunken i att skriva en rapport eller är jättemottaglig för en fråga så att jag har ju själv svårt. Jag tycker inte om att ringa folk för vissa ringer ju alltid och då känner man så här. Nej, men ska jag svara nu? Jag vet mitt i det här, bara att det kommer så blir ju min tankeprocess avbruten.
Pia Andersson: Just det man ska stänga av alla aviseringar bäst att jag säger det på en gång. Alla aviseringar ska bort om inte man verkligen i en process eller med en viss kollega eller vissa kollegor har behov av att aviseringarna på. Då väljer man det. Så grundläget är bort, rubbet. Hör vad jag säger. Allt.
Anna Carlsson: Men hur menar du att vi ska komma ihåg då?
Pia Andersson: Ja, där finns ju uppgiftslistan. Där finns det kopplingar i mobilen som du gör att du kan skicka in det och lägga det på en viss dag. Du kan lägga en påminnelse, kanske på morgonen. Kom ihåg att du ska prata med Anna om det här på mötet. Jag kanske har ett ställe där jag har skrivit upp saker som jag vill prata med dig om och det är klart då ska ju lägga det där.
Anna Carlsson: Vi kanske har en gemensam plats där vi har, skriver och kommunicerar och har ordning på vad vi gör.
Pia Andersson: Har vi en gemensam OneNote-bok så lägger jag bara in det på den sidan för vårt möte och så kanske du till och med titta på det i förväg, bästa fall så gör du väl det och då kommer vi ju mycket längre än att om jag ringer och kastar ur mig det till dig i telefonen och sen när jag lägger på då tycker jag att jag är klar och så har det lagt sig över den här minnesjobbet på dig och det tror jag att det görs mycket organisation. Man kastar minnesbollar på varandra. Jag kastar ifrån mig den bollen, ibland känner jag att de leker en het potatis som man leker på förskolan. Man liksom och när musiken stannar den som håller i potatisen då och den liksom förlorar och när jag berättar det för mina kursdeltagare, det brukar alla skratta lite generat och lite liksom jajamän så ser det ut. Och hur gör man då istället för att placera allting i rätt sammanhang med rätt människor i rätt tid så att det blir till nytta?
Anna Carlsson: Och det du tar upp är också att det är så olika beroende på organisation. Att det beror ju på kultur. Det beror på också vilken mognadsgrad tänker jag vad man befinner sig. Att man kanske måste jobba med mognadsgraden, det är ju det du gör bland annat, men också generellt att använda och tillåta och köpa in utrustning så att man kan använda sina system. Det är ju så många faktorer här var man befinner sig någonstans, men det viktiga är ju då att man är överens precis som du säger. Jag tyckte det var jättebra den här liknelsen med 1177 och 112. För det är så skillnad liksom vart ringer jag när jag behöver hjälp nu och vad gör jag när jag inte behöver det och vad letar jag fram information? Jag kanske kan hitta informationen själv istället för att använda andras tid i ett sammanhang när det inte riktigt passar.
Pia Andersson: Och allting är ju så sökbart också nu för tiden så har man mycket gemensamma ytor, till exempel i Teams eller på andra ställen, så använda sökfunktionen och försöka hitta rätt bland de dokument som finns och kanske inte ge upp så lätt heller då man kör ett sök och sen så bara nej, jag hittar inte det. Jag ringer Kalle. Utan nej, men prova igen då du kanske behöver använda ett annat sökord för att hitta det där dokumentet eller den där informationen som du letar efter. Och där är ju också AI kommer ju nu och kan hjälpa oss väldigt mycket mer om vi använder AI på det sättet. Att utifrån den yrkesroll jag har utifrån sammanhanget jag är i så kan AI hjälpa till att ur all den informationsmängd som finns på ett företag eller i en organisation vad ska fram det mest sannolika? Och där, där ser jag stora möjligheter för att det är en sak att göra ett sök på g och få fram 100 dokument liksom som innehåller ett visst ord. Men jag kanske istället skriver en fråga och då får jag fram tre dokument. Så att där tycker jag också man måste tänka på att det finns möjligheter och det här kan man göra inom organisationen. Det är ingenting som behöver gå ut i det offentliga eller någonting i den stilen och jag kom på det när vi pratade om OneNote. Fördelen med OneNote är att den kan ju ligga på egen server och fortfarande vara gemensam arbetsyta där man kan vara kreativ och prata ihop sig och ha smått och gott och stort och planeringar och så.
Anna Carlsson: Men det jag har en kollega som jag jobbar mycket med som heter Peter Bjällerup. ni känner varann också, men han säger alltid, det är inte verktygen. Det är vanorna. Så nu tar vi exemplen kring mycket den där kanske utmaningen som störst, det vill säga offentlig sektor och arbetsplatsen och tänka på hur vi använder våra skattemedel så att man blir mer effektiv och mår bättre som organisation. Men sen kan man och det här allt det här du tar upp. Det är ju lika relevant om du sen har världens bästa digitala verktyg som i molnet där ni kan mötas och dela och träffas och allt vad ni gör. Men det är ju fortfarande tillbaks till att alla behöver med i de som jobbar tillsammans. Hur ska vi jobba tillsammans? Vad ska vi använda för kommunikationsvägar vid olika tillfällen?
Pia Andersson: Och där tycker jag att, tyvärr då det som jag gör dels är lite svårt att greppa kanske vad det ger. Det kan jag förstå. Jag brukar säga det som att sälja på någon ett gymkort och man har aldrig ens sett en träningscykel med argument än vad som kommer att hända och hur det kommer att kännas som ett halvår om du går dit tre gånger i veckan. Det är jättesvårt. Men det är också så att vi är specialister på det vi gör, och ibland tänker jag att kan ni inte anlita en specialist då som sätter lite turbo på det här och får in mycket kunskaper på kort tid som ni sedan kan bygga vidare på. Därför att jag tänker om det är en organisation och så behöver man måla om i konferensrummet. Då säger man ju inte, nej, men vi har nog några interna resurser som kan göra det här. Stina i växeln, hon brukar måla hemma, vi köper en roller och lite färg så ber vi henne måla om. Det gör man inte och det blir elfel och fel på avloppen och sånt samma sak där. Självklart ska vi ta in ett proffs för då blir det rätt och bra gjort på kortast möjliga tid. Det är tidseffektivt. Men när det gäller just dom här bitarna så har jag hört alltså, om jag skulle få 1000 kr för varje gång jag hört det, då skulle jag bara kunna fakturera på det och kunna få ut en lön att vi har några internt som är duktiga på det här. De får göra det eller vi har några på IT som kan berätta i så fall hur det här funkar. Så det går bra tack så mycket vi klarar oss. Ja, det jag tycker är lite tråkigt för jag har ändå gjort det här nu i elva snart tolv år.
Anna Carlsson: Och sen ska man tänka på också vad verktygen kostar och det här gäller ju jag vet ju att det här inte bara gäller just det här den personliga effektiviteten. Utan det finns ju andra verktyg som man har köpt in som är väldigt underutnyttjade och som kan ge otroligt stora och goda effekter. Så vi får väl hoppas att de hör av sig nu, de som lyssnar och vill ha din hjälp. Och gäller det andra verktyg inom HR så kan man prata med mig då.
Pia Andersson: Ja, och verktyg generellt alltså. Låt medarbetarna fått tid att sätta sig in i det. Få dem att förstå nyttan. Det gäller ju sjukvården. Det gäller överallt att man får en beskrivning av själva verktyget, men att få en beskrivning av en bil det ger ju inget körkort och det gör inte att man kan köra säkert i trafiken och göra det tillsammans med andra trafikanter på ett vettigt sätt. Utan man har bara fått en beskrivning av en bil. Men det är så man introducerar digitala redskap idag. Och det, det är alldeles för lite.
Anna Carlsson: Det var ju en fantastiskt bra liknelse så jag tänker att här får vi stanna för idag. Tack så jättemycket Pia för att du kom hit.
Pia Andersson: Tack Anna att jag fick komma.
